Spór z klientem o zapłatę: od czego zacząć

Klient zapłacił dwie raty bez problemu. Przy trzeciej zaczyna się: „Zapłacę, jak skończysz”, potem „to nie jest warte tyle”, a na końcu cisza. Ty masz ekipę do opłacenia i materiał na fakturze z odroczonym terminem. Pierwszy odruch to ostry SMS albo zejście z budowy. Drugi to telefon do kolegi, który „miał podobnie”. Spór z klientem o zapłatę za budowę wygrywa jednak zwykle ten, kto ma lepiej poukładane papiery i wie, w jakiej kolejności działać. Ten wpis pokazuje tę kolejność po polsku.

Spór z klientem o zapłatę: najpierw ustal, w jakiej jesteś sytuacji

Zanim cokolwiek wyślesz, odpowiedz sobie na trzy pytania. Od nich zależy, jakie masz narzędzia.

Kim jest klient

Construction Act, czyli Housing Grants, Construction and Regeneration Act 1996, dotyczy umów budowlanych. Zwykle nie obejmuje robót u osoby prywatnej w domu, w którym ona mieszka albo zamierza mieszkać (residential occupier). Wtedy terminy płatności, potrącenia i prawo do wstrzymania robót zależą tylko od umowy. Gdy klientem jest firma, deweloper albo główny wykonawca, zwykle masz po swojej stronie ustawę.

Co mówi umowa

Szukaj dat płatności, okresu waluacji, zasad potrąceń i sposobu rozwiązywania sporów. Gdy umowa objęta ustawą nie ma zasad płatności z nią zgodnych, stosuje się Scheme for Construction Contracts. W Scheme due date to 7 dni po końcu okresu albo po złożeniu aplikacji (co później), a final date for payment to 17 dni po due date.

Jakie pisma już przyszły

Payment notice płacący wystawia najpóźniej 5 dni po due date. Gdy go nie wystawi, kwotą do zapłaty staje się kwota z Twojej aplikacji. Jeśli chce zapłacić mniej, musi wysłać pay less notice przed terminem z umowy (w Scheme 7 dni przed final date), z kwotą i podstawą wyliczenia. Bez skutecznego pay less notice płaci się kwotę z noty do final date. Te daty często rozstrzygają spór, zanim ktokolwiek zacznie mówić o jakości.

Narzędzia, które masz do dyspozycji

W zależności od sytuacji możesz sięgnąć po kilka dróg. Nie wykluczają się, często idą jedna po drugiej:

• Rozmowa i pismo

  Spokojny e-mail z rozliczeniem i terminem zapłaty. Najtańsza droga i często wystarcza, gdy liczby są jasne.

• Wstrzymanie robót

  Przy umowie objętej ustawą, po niezapłacie do final date i pisemnym zawiadomieniu z 7-dniowym wyprzedzeniem.

• Odsetki

  Wobec firmy działa Late Payment Act: odsetki 8% ponad stopę Bank of England i stała rekompensata za koszty.

• Adjudication

  Każda strona umowy budowlanej może je wszcząć w każdej chwili. Decyzja zapada w 28 dni od skierowania sprawy.

• List przedsądowy

  Wobec osoby prywatnej według Pre-Action Protocol for Debt Claims. Dłużnik ma 30 dni na odpowiedź.

• Sąd

  Sprawy do £10 000 idą na small claims track. Pozew o określoną kwotę poniżej £100 000 złożysz przez Money Claim Online.

Late Payment Act działa tylko między firmami. Rekompensata wynosi £40 przy długu poniżej £1 000, £70 przy długu od £1 000 do £9 999,99 i £100 przy długu od £10 000. Przy wstrzymaniu robót należą Ci się rozsądne koszty wstrzymania i przedłużenie terminu o czas wstrzymania. Opłat sądowych tu nie podajemy, aktualne opłaty podaje gov.uk.

Nawet jeśli sprawa trafi do sądu, rozmowa wróci. Gov.uk podaje, że przy roszczeniach do £10 000 mediacja organizowana przez sąd jest obowiązkowa i bezpłatna, prowadzona przez telefon i trwa do godziny. Dlatego już na początku sporu ustal, na jaką kwotę realnie się zgodzisz i czego potrzebujesz, żeby zamknąć sprawę.

Od czego zacząć krok po kroku

1. Zrób rozliczenie

   Wartość umowy, zatwierdzone wariacje, wpłaty, potrącenia. Jedna strona, na której widać, ile i za co Ci się należy.

2. Ustal daty

   Due date, termin payment notice, termin pay less notice, final date. Zapisz, które pisma przyszły, a których nie było.

3. Zbierz dowody

   Umowa albo oferta z akceptacją, aplikacje, faktury, zdjęcia z datą, e-maile i wiadomości od klienta.

4. Napisz spokojny e-mail

   Kwota, podstawa, termin zapłaty i co zrobisz, jeśli pieniądze nie wpłyną. Bez emocji i bez gróźb.

5. Zaproponuj rozmowę

   Jeśli klient zgłasza zastrzeżenia, poproś o listę na piśmie i zaproponuj spotkanie na budowie.

6. Wybierz kolejny krok

   Firma objęta ustawą: wstrzymanie albo adjudication. Klient prywatny: list przedsądowy, potem sąd.

7. Pilnuj terminów

   Każdy krok ma swój czas: 7 dni zawiadomienia o wstrzymaniu, 30 dni na odpowiedź na list, terminy sądowe.

Przykład: deweloper w Manchesterze nie płaci za waluację, tłumacząc się „opóźnieniami”. Wykonawca sprawdza daty: payment notice nie przyszedł, pay less notice też nie. Wysyła e-mail z rozliczeniem i informacją, że kwotą do zapłaty jest kwota z aplikacji. Gdy final date mija bez wpłaty, wysyła zawiadomienie o wstrzymaniu robót. Pieniądze wpływają przed upływem 7 dni.

Najczęstsze błędy

• Zejście z budowy bez pisma

  Ustawa pozwala wstrzymać roboty dopiero po pisemnym zawiadomieniu z 7 dniami wyprzedzenia.

• Ostre wiadomości

  SMS pisany w złości zostaje w telefonie klienta i wraca w sporze jako dowód przeciw Tobie.

• Kwota bez rozliczenia

  Żądanie „reszty” bez rozpisania pozycji daje klientowi powód, żeby kwestionować całą kwotę.

• Czekanie miesiącami

  Im dłużej czekasz, tym trudniej o dowody, a klient przyzwyczaja się, że może nie płacić.

Spór o zapłatę to w dużej mierze liczby i daty. Rozliczenie, kalendarz pism i dokumenty do adjudication przygotuje QS po polsku. Jeśli chcesz najpierw sprawdzić, ile kosztuje Cię każdy tydzień zwłoki, policz, ile tracisz.

Pytania

To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.