Rozliczenie końcowe (final account) krok po kroku

Budowa oddana, klient zadowolony, ostatnia waluacja zapłacona. Wydaje się, że po sprawie. Tylko że w szufladzie leżą jeszcze trzy wariacje bez podpisu, retencja, o której nikt nie pamięta, i pozycja, którą QS klienta obciął pół roku temu „do wyjaśnienia na końcu”. Teraz jest ten koniec, a Ty nie masz ani czasu, ani dokumentów, żeby to wyjaśnić. Rozliczenie końcowe budowy, po angielsku final account, to ostatnia szansa, żeby dostać wszystko, co Ci się należy. Kto zaczyna je dopiero po zejściu z budowy, zwykle zostawia część pieniędzy na stole.

Rozliczenie końcowe budowy: z czego się składa

Final account to jedno zestawienie, które pokazuje ostateczną wartość całego kontraktu. Zaczyna się od ceny z umowy, a potem dodaje i odejmuje wszystko, co zmieniło się w trakcie budowy. Na końcu od tej wartości odejmuje się to, co już zapłacono, i wychodzi kwota, która jeszcze zostaje do rozliczenia.

Co wchodzi do rozliczenia

• Cena z umowy

  Suma kontraktu, od której wszystko się zaczyna, z kosztorysem albo zestawieniem pozycji, które ją tworzą.

• Wariacje dodatnie

  Wszystkie roboty dodatkowe i zmiany, które podnoszą wartość, każda z numerem, opisem i ceną.

• Pominięcia

  Roboty, które klient wykreślił z zakresu, odjęte według zasad wyceny z umowy, a nie według uznania klienta.

• Pozycje do przeliczenia

  Wszystko, co w umowie było szacunkowe albo zależne od ilości, przeliczone tak, jak każe umowa.

• Płatności dotychczasowe

  Suma wszystkich kwot zapłaconych albo poświadczonych w waluacjach od początku budowy.

• Retencja

  Kwota zatrzymana przez klienta i terminy jej zwrotu, wypisane osobno, żeby nie zginęła w ogólnej sumie.

Przykład z literami: cena z umowy C, wariacje W, pominięcia P, dotychczasowe płatności D. Wartość końcowa to C plus W minus P. Do rozliczenia zostaje C plus W minus P minus D, a retencję rozliczasz według jej terminów z umowy. Proste równanie, ale każda litera musi mieć za sobą dokumenty.

Kiedy zaczynać final account

Najlepsza odpowiedź: pierwszego dnia budowy. Rozliczenie końcowe to suma wszystkich waluacji i wariacji, więc jeśli każda z nich jest prowadzona porządnie w trakcie, na końcu tylko je zbierasz. Jeśli nie, na końcu odtwarzasz rok budowy z SMS-ów i pamięci.

W umowach JCT rozliczenie zamyka final certificate. Według materiałów wydawcy JCT czas na jego wystawienie zaczyna biec po certyfikacie usunięcia wad (certificate of making good). Szczegóły, terminy i dokumenty, które musisz dostarczyć, podaje Twoja umowa, więc sprawdź je przed końcem budowy, a nie po nim.

Construction Act zwykle nie obejmuje robót u osoby prywatnej w domu, w którym ona mieszka albo zamierza mieszkać (residential occupier). Wtedy to, jak i kiedy zamyka się rozliczenie, zależy wyłącznie od Twojej umowy. Przy umowach objętych ustawą każda strona może w każdej chwili skierować spór do adjudication, także spór o rozliczenie końcowe. Decyzja zapada w 28 dni od skierowania sprawy, z możliwością wydłużenia.

Jeśli po uzgodnieniu rozliczenia firma klienta nie płaci, przy umowach między firmami działa Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998. Odsetki ustawowe to 8% ponad stopę referencyjną Bank of England, chyba że umowa przewiduje inne, rozsądne odsetki. Wobec osoby prywatnej ta ustawa nie działa.

Jak przygotować rozliczenie końcowe krok po kroku

1. Zbierz umowę i kosztorys

   Cena kontraktu, pozycje, zasady wyceny zmian i zapisy o rozliczeniu końcowym w jednym miejscu.

2. Zrób rejestr wariacji

   Każda zmiana z numerem, opisem, ceną i statusem: zatwierdzona, czekająca albo sporna.

3. Dopisz pominięcia

   Wszystko, co klient wykreślił z zakresu, wycenione według zasad z umowy, z pismem lub mailem.

4. Przelicz pozycje szacunkowe

   Zamień szacunki z umowy na faktyczne ilości i koszty, tak jak każe umowa, z dowodami.

5. Zestaw płatności

   Wszystkie waluacje, certyfikaty i przelewy od początku budowy, z datami i kwotami, w jednej tabeli.

6. Wypisz retencję osobno

   Ile zatrzymano, ile już wróciło i kiedy według umowy ma wrócić reszta, z datami.

7. Wyślij rozliczenie z dokumentami

   Zestawienie po angielsku, a do każdej pozycji spornej pisma, zdjęcia i wpisy z dziennika.

8. Uzgodnij i potwierdź na piśmie

   Omów różnice pozycja po pozycji, a ustaloną kwotę końcową potwierdź mailem albo pismem.

Przy spornych pozycjach nie zaczynaj od kwoty. Zacznij od dokumentu: kto zlecił zmianę, kiedy, na piśmie czy ustnie, i co pokazują zdjęcia z tamtego dnia. QS klienta łatwiej przyjmie pozycję, za którą stoi mail i wpis z dziennika, niż taką, za którą stoi tylko Twoje przekonanie. Jeśli kilku pozycji nie da się uzgodnić, zapisz je osobno jako sporne i zamknij resztę. O uzgodnioną część rozliczenia możesz się upominać, nie czekając na koniec sporu.

Najwięcej pracy oszczędzają porządne wariacje prowadzone w trakcie budowy. Jeśli wolisz, żeby rozliczenie końcowe prowadził ktoś od pierwszej waluacji do zwrotu retencji, zobacz, jak pracuje QS po polsku.

Najczęstsze błędy

• Rozliczenie zaczynane po budowie

  Dokumenty są rozrzucone, ludzie już na innej robocie, a klient nie pamięta ustaleń.

• Wariacje bez numerów i dat

  Klient twierdzi, że część zmian była w cenie, a Ty nie masz czym wykazać, że nie była.

• Zapomniane pominięcia

  Brak pominięć w zestawieniu wygląda nieuczciwie i daje QS-owi klienta powód do podważenia całości.

• Retencja wliczona w sumę

  Retencja ma swoje terminy. Wliczona w jedną kwotę ginie i nikt się o nią potem nie upomina.

• Uzgodnienie na słowo

  Klient zgodził się przez telefon, a po miesiącu pamięta inną kwotę. Potwierdzaj wszystko na piśmie.

• Rezygnacja ze spornych pozycji

  Z pośpiechu odpuszczasz pozycje, za które masz dowody. Najpierw je policz, potem negocjuj.

Pytania

To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.