Cała budowa w jednym miejscu: od kosztorysu do rozliczenia końcowego

Budowa się skończyła, klient się wprowadził, a Ty siadasz do rozliczenia końcowego. Kosztorys w jednym pliku, wariacje w trzech wątkach maili, waluacje w osobnych arkuszach, a retencja w głowie. Liczysz dwa wieczory i dalej nie wiesz, czy klient zapłacił za wszystkie zmiany. Tak wygląda budowa rozrzucona po telefonach, mailach i kartkach w vanie. Aplikacja dla firmy budowlanej ma sens wtedy, gdy łączy to wszystko w jeden ciąg: od pierwszego kosztorysu do ostatniego funta z retencji. Poniżej, jak taki ciąg wygląda krok po kroku i co zyskujesz, gdy wszystko jest w jednym miejscu.

Aplikacja dla firmy budowlanej: jeden ciąg zamiast pięciu plików

Na każdej budowie pieniądze przechodzą przez te same etapy. Wycena, umowa, płatności w trakcie, zmiany zakresu, zakończenie. Kłopot w małej firmie polega na tym, że każdy etap żyje w innym miejscu. Kosztorys w Excelu, umowa w PDF-ie, wariacje w SMS-ach. Liczby trzeba przepisywać, a przy każdym przepisaniu można się pomylić.

Gdy cała budowa jest w jednym miejscu, każdy etap korzysta z poprzedniego. Pozycje z kosztorysu stają się pozycjami waluacji. Wariacja zatwierdzona przez klienta sama trafia do najbliższej waluacji. Retencja liczy się od każdej płatności i czeka na zwrot w terminie z umowy.

Kosztorys jako fundament

Wszystko zaczyna się od kosztorysu budowlanego. Jeśli ma porządne pozycje z kwotami, z niego potem liczysz procent wykonania w każdej waluacji i wyceniasz każdą zmianę. Kosztorys z jedną kwotą „za całość” to proszenie się o kłótnię przy pierwszej waluacji. Rozbij go na pozycje, które da się zmierzyć i sfotografować.

Umowa i terminy

Umowa mówi, kiedy wysyłasz aplikację, kiedy klient płaci, ile wynosi retencja i kiedy wraca. Ustawa nie podaje stawki retencji, więc wysokość i zwrot wynikają z umowy. Pamiętaj też, że Construction Act zwykle nie obejmuje robót u osoby prywatnej w domu, w którym ona mieszka albo zamierza mieszkać (residential occupier). Wtedy wszystkie terminy i zasady płatności zależą od umowy, więc muszą być w niej zapisane. Terminy z umowy powinny trafić do kalendarza budowy pierwszego dnia, a nie dopiero przy pierwszym sporze.

Płatności w trakcie i zmiany zakresu

Waluacja jest narastająca. Co okres liczysz wszystko od początku budowy, dodajesz zatwierdzone wariacje i materiały na budowie, odejmujesz retencję i poprzednie płatności. Gdy wszystko jest w jednym miejscu, nie przepisujesz liczb z poprzedniego miesiąca, tylko aktualizujesz procenty.

Przykład z literami: pozycja „dach” w kosztorysie ma kwotę D. W pierwszej waluacji wpisujesz 40% z D, w drugiej 100% z D. Druga waluacja odejmuje to, co klient już zapłacił, więc nie musisz ręcznie liczyć różnicy. Gdy ta sama pozycja jest w kosztorysie, waluacji i rozliczeniu końcowym, liczba zgadza się wszędzie.

Zmiany zakresu prowadzisz jako wariacje: każda z numerem, opisem, ceną, zdjęciem i akceptacją klienta. Wtedy przy rozliczeniu końcowym nie szukasz zgód w mailach, tylko masz listę: zatwierdzone, odrzucone, czekające.

Co powinno być w jednym miejscu

• Kosztorys i umowa

  Pozycje, ceny, terminy płatności i retencja, wpisane raz na starcie budowy i używane do końca.

• Waluacje i płatności

  Każda aplikacja, każdy payment notice i każdy przelew, z datą wysłania i kwotą do zapłaty.

• Wariacje

  Każda zmiana z numerem, opisem, ceną i statusem, połączona z waluacją, w której została zapłacona.

• Zdjęcia i notatki

  Postęp robót z datą, przypięty do pozycji kosztorysu albo wariacji, a nie zgubiony w telefonie.

• Podwykonawcy i dostawcy

  Ich oferty, waluacje i płatności obok płatności od klienta, żeby widzieć marżę na bieżąco.

• Rozliczenie końcowe

  Suma pozycji, wariacji i płatności oraz retencja do zwrotu, policzone z tych samych danych.

Cała budowa w jednym miejscu krok po kroku

1. Wpisz kosztorys z pozycjami

   Każda pozycja z kwotą i jasnym końcem. To podstawa każdej kolejnej liczby na budowie.

2. Dodaj umowę i terminy

   Okres waluacji, terminy płatności, retencję i jej zwrot. Sprawdź, czy klient jest residential occupier.

3. Ustal, kto co wrzuca

   Brygadzista zdjęcia i postęp, szef wariacje i pisma. Każdy wie, gdzie co trafia.

4. Prowadź waluacje co okres

   Aktualizuj procenty, dodawaj wariacje i materiały, wysyłaj aplikację w terminie z umowy.

5. Zapisuj każdą zmianę jako wariację

   Najlepiej przed robotą, z ceną i akceptacją klienta. Jeśli się nie da, od razu po.

6. Prowadź podwykonawców obok

   Ich waluacje i płatności zestawiaj z płatnościami od klienta, pozycja po pozycji.

7. Zamknij rozliczenie końcowe

   Wszystkie pozycje, wariacje i płatności w jednym zestawieniu, gotowym do wysłania klientowi.

8. Pilnuj zwrotu retencji

   Zapisz termin z umowy i upomnij się o retencję, zanim o niej zapomnisz razem z klientem.

My prowadzimy budowy klientów w programie QScope, w którym te etapy są połączone od kosztorysu do rozliczenia końcowego. Jeśli szukasz, jak może wyglądać aplikacja dla firmy budowlanej zrobiona pod małe firmy w UK, zobacz stronę programu.

Najczęstsze błędy

• Każdy etap w innym pliku

  Przepisywanie liczb między arkuszami to najprostsza droga do błędu w waluacji albo w rozliczeniu.

• Kosztorys bez pozycji

  Jedna kwota za całość nie daje podstawy ani do waluacji, ani do wyceny wariacji. Rozbij ją na starcie.

• Retencja w pamięci

  Bez terminu zwrotu zapisanego przy budowie retencja często zostaje u klienta na zawsze. Zapisz termin od razu.

• Podwykonawcy osobno

  Bez zestawienia z płatnościami od klienta nie widzisz, czy płacisz dalej więcej, niż sam dostajesz.

Pytania

To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.