Program do prowadzenia budowy dla małej firmy: na co patrzeć
Masz trzy budowy naraz. Kosztorys jest w Excelu na laptopie, wariacje w SMS-ach, zdjęcia w telefonie brygadzisty, a waluacje robisz w niedzielę wieczorem, przepisując liczby z jednego pliku do drugiego. Raz zapomniałeś odjąć poprzedniej płatności, raz wysłałeś aplikację dzień po terminie. Wtedy zaczynasz szukać, jaki program do prowadzenia budowy ma sens dla małej firmy. Ofert jest dużo, a większość pokazuje wykresy, których nie potrzebujesz. Poniżej, na co patrzeć, żeby program pracował na Twoje pieniądze, a nie był kolejną rzeczą do uzupełniania.
Program do prowadzenia budowy: od czego zacząć wybór
Zanim porównasz programy, zapisz, gdzie dziś uciekają Ci pieniądze i czas. Dla większości małych firm budowlanych w UK to te same miejsca: wariacje bez akceptacji, waluacje wysłane za późno albo bez rozbicia, retencja, o którą nikt się nie upomina, i zdjęcia, których nie da się znaleźć, gdy są potrzebne. Program ma rozwiązać te problemy, a nie dodać nowe.
Drugie pytanie: kto będzie go używał. Jeśli tylko Ty, wystarczy prostszy program. Jeśli brygadzista ma wrzucać zdjęcia, a klient ma akceptować wariacje, program musi działać na telefonie i być zrozumiały dla kogoś, kto nie siedzi przy biurku.
Sześć rzeczy, które sprawdzić
- Kosztorys jako podstawa
Pozycje z kosztorysu przechodzą do waluacji i wariacji, bez przepisywania liczb z pliku do pliku.
- Waluacje narastające
Program liczy procent wykonania od początku, odejmuje retencję i poprzednie płatności za Ciebie.
- Wariacje z akceptacją
Każda zmiana ma numer, cenę i status, a klient może ją zatwierdzić albo odrzucić na piśmie.
- Terminy płatności
Program pokazuje, kiedy wysłać aplikację i kiedy mija termin na payment notice, pay less i zapłatę.
- Zdjęcia przy pozycjach
Zdjęcie z telefonu trafia od razu do budowy, z datą, i łączy się z waluacją albo wariacją.
- Dokumenty po angielsku
Klient i jego QS dostają aplikację w układzie, który znają, a Ty rozumiesz każdą liczbę.
Excel czy program
Excel jest tani i znany. Przy jednej budowie i porządnym szefie potrafi wystarczyć. Problem zaczyna się, gdy budów jest kilka, a arkusze kopiuje się co miesiąc. Jeden zły wzór albo skopiowany wiersz i waluacja jest błędna, a nikt tego nie widzi do czasu, aż QS klienta to wyłapie. Excel nie przypomni Ci też o terminie i nie połączy zdjęcia z pozycją.
Program ma sens wtedy, gdy oszczędza więcej, niż kosztuje. Jeśli dzięki niemu wysyłasz waluacje na czas, nie gubisz wariacji i odzyskujesz retencję, zwykle się zwraca. Jeśli tylko wygląda nowocześnie, a dalej wszystko przepisujesz ręcznie, nie zmienia nic poza fakturą za subskrypcję.
Podwykonawcy w tym samym miejscu
Jeśli pracujesz z podwykonawcami, sprawdź, czy program prowadzi też ich rozliczenia. Wtedy przy każdej budowie widzisz obie strony: ile dostajesz od klienta i ile płacisz dalej. Bez tego łatwo zapłacić podwykonawcy za robotę, której klient jeszcze nie przyjął do waluacji, i finansować różnicę z własnej kieszeni przez kilka miesięcy.
Na co uważać
Sprawdź, czy program jest robiony pod brytyjskie umowy i brytyjski sposób rozliczeń. Wiele programów do zarządzania budową powstało z myślą o dużych firmach, z harmonogramami na setki zadań. Mała firma potrzebuje czegoś innego: pieniędzy na czas i porządku w papierach. Zapytaj też, gdzie trzymane są dane, czy da się je wyeksportować i co dzieje się z nimi, gdy przestaniesz płacić.
Jak wybrać program krok po kroku
- Zapisz swoje problemy
Gdzie tracisz pieniądze i czas: wariacje, waluacje, retencja, zdjęcia, podwykonawcy. To Twoja lista wymagań.
- Ustal, kto będzie używał programu
Szef, brygadzista, księgowa, klient. Każdy z nich musi umieć zrobić swoją część bez szkolenia.
- Sprawdź na prawdziwej budowie
Wpisz kosztorys z jednej bieżącej roboty i zrób w programie jedną waluację i jedną wariację.
- Sprawdź dokumenty dla klienta
Zobacz, jak wygląda aplikacja o płatność i wariacja wysłana do klienta. Czy QS klienta to zrozumie?
- Sprawdź telefon
Zrób zdjęcie na budowie i zobacz, czy trafia od razu do właściwej budowy i pozycji.
- Policz koszt i zysk
Porównaj cenę subskrypcji z tym, ile tracisz dziś na spóźnionych waluacjach i niezapłaconych wariacjach.
- Zapytaj o pomoc na start
Czy ktoś pomoże wpisać pierwszą budowę i ustawić terminy z Twojej umowy?
Dobry punkt wyjścia to porządny kosztorys budowlany, bo od niego zależy każda kolejna waluacja i wariacja. Przy każdym programie sprawdź też, jak wygląda w nim program do waluacji, bo waluacje to miejsce, w którym pieniądze przychodzą albo nie.
My prowadzimy rozliczenia klientów w programie QScope, w którym kosztorys, umowa, zdjęcia, waluacje, wariacje i podwykonawcy są w jednym miejscu. Jeśli chcesz zobaczyć, jak wygląda program do prowadzenia budowy zrobiony pod małe firmy w UK, zajrzyj na stronę programu.
Najczęstsze błędy
- Wybór po wyglądzie
Ładne wykresy nie wyślą waluacji na czas. Sprawdź, czy program robi to, na czym dziś tracisz pieniądze.
- Program dla dużych firm
Setki funkcji, których nie potrzebujesz, i brak tych, których potrzebujesz: waluacji, wariacji, retencji.
- Brak próby na żywej budowie
Demo na przykładowych danych wygląda dobrze zawsze. Prawdziwy kosztorys pokaże, czy program pasuje.
- Program tylko dla szefa
Jeśli ekipa nie wrzuca zdjęć, a klient nie widzi wariacji, połowa korzyści przepada od pierwszego dnia.
Pytania
Czy mała firma potrzebuje programu do prowadzenia budowy?
Nie zawsze. Przy jednej budowie i porządnym Excelu można sobie poradzić. Przy kilku budowach naraz program zwykle oszczędza czas i pilnuje terminów, o których łatwo zapomnieć.
Czy klient musi mieć dostęp do programu?
Nie musi, ale to pomaga. Gdy klient akceptuje wariacje i widzi waluacje w jednym miejscu, trudniej mu potem twierdzić, że o czymś nie wiedział.
Czy program zastąpi QS-a?
Nie. Program porządkuje liczby i terminy, ale nie oceni za Ciebie umowy, nie odpisze na pay less notice i nie wyceni trudnej wariacji. Do tego potrzebny jest człowiek, który zna brytyjskie rozliczenia.
To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.