Certificate of making good: koniec okresu usuwania wad po polsku

Okres usuwania wad minął dwa tygodnie temu. Ekipa poprawiła wszystko, co klient zgłosił: fugę w łazience, drzwi do sypialni, silikon przy zlewie. Masz zdjęcia przed i po, masz maile. A retencja dalej leży u klienta, bo architekt „jeszcze nie wystawił certyfikatu”. Chodzi o certificate of making good, czyli potwierdzenie, że wady z okresu usuwania wad zostały usunięte. W umowach JCT od tego jednego pisma zależy zwrot retencji i start ostatniego etapu rozliczenia. Wyjaśniamy, co to za dokument, kto go wystawia i jak go dostać bez czekania miesiącami.

Certificate of making good: co to jest

To pismo, w którym osoba prowadząca umowę po stronie klienta potwierdza, że wady zgłoszone po zakończeniu robót zostały usunięte. W nowszych umowach JCT okres, w którym je usuwasz, nazywa się Rectification Period. Na budowie wiele osób dalej mówi „defects period”. Nazwa się zmienia, ale kolejność zostaje ta sama: najpierw practical completion, potem okres usuwania wad, na końcu certyfikat.

Umowy JCT z 2024 roku, także Minor Works, mają na ten certyfikat osobny punkt w warunkach umowy. Wydawca sprzedaje też zestaw gotowych wzorów pism do prowadzenia umowy i jest wśród nich wzór certificate of making good.

Kto go wystawia

W notach do umowy Minor Works wydawca JCT pisze, że architekt albo contract administrator poświadcza dwie daty: practical completion i dzień, w którym jego zdaniem usunięto wszystkie wady z okresu usuwania wad. Płaci mu klient, ale przy takich decyzjach ma działać uczciwie i niezależnie wobec obu stron. Czyli nie wystarczy, że klient „nie jest jeszcze zadowolony”. Liczy się ocena, czy zgłoszone wady są usunięte.

Przy małych robotach u klienta prywatnego często nie ma architekta ani contract administratora. Wtedy umowa musi mówić, kto potwierdza usunięcie wad i w jakiej formie. Jeśli nic o tym nie mówi, ustal to z klientem na piśmie, zanim okres się skończy.

Ile trwa okres przed certyfikatem

W notach do JCT Minor Works z 2011 roku wydawca pisze, że jeśli strony nie ustaliły inaczej, Rectification Period trwa 3 miesiące od practical completion. Architekt ma zgłosić wady najpóźniej 14 dni po końcu okresu, a wykonawca musi je usunąć, zanim dostanie ostatnią część ceny. Nowsze wydania i inne umowy mogą mówić co innego, dlatego długość okresu i termin na listę wad sprawdź w swojej umowie.

Co certificate of making good zmienia w pieniądzach

Artykuł opublikowany przez JCT opisuje dwa skutki certyfikatu. Po pierwsze, od jego wydania wykonawca może ująć zatrzymaną retencję w kolejnych aplikacjach o płatność. Po drugie, certyfikat uruchamia czas na final certificate, czyli ostatni dokument rozliczenia. W skrócie wygląda to tak:

• Retencja w aplikacji

  Od wydania certyfikatu możesz ująć zatrzymaną retencję w kolejnych aplikacjach o płatność.

• Czas na final certificate

  Certyfikat uruchamia termin na ostatni certyfikat, który zamyka rozliczenie z klientem.

• Data na piśmie

  Masz potwierdzenie, kiedy wady z okresu były usunięte. Przydaje się, gdy klient później pamięta inaczej.

• Ukryte wady zostają

  Według tekstu JCT odpowiedzialność za wady ukryte trwa także po wydaniu certyfikatu.

Ten sam artykuł zwraca uwagę na dwie sprawy. Opóźnienie w wystawieniu certyfikatu to naruszenie umowy, ale groźba adjudication czy sądu rzadko ma sens handlowy. Lepiej rozmawiać otwarcie o wadach i pokazywać dowody. Druga sprawa: klient może nie wpuścić Cię do poprawek i zamiast tego potrącić odpowiednią kwotę z ceny. Takie potrącenie może przekroczyć zatrzymaną retencję i często kończy się sporem. Dlatego na każde zgłoszenie wady odpowiadaj szybko i na piśmie.

Retencja to sprawa umowy. Ustawa nie podaje stawki retencji, a wysokość i zwrot wynikają z umowy. Construction Act zwykle nie obejmuje robót u osoby prywatnej w domu, w którym ona mieszka albo zamierza mieszkać (residential occupier). Przy takich robotach to, kto potwierdza usunięcie wad i kiedy wraca retencja, zależy wyłącznie od Twojej umowy. Przy umowach objętych ustawą o należną retencję upominasz się jak o każdą płatność: aplikacja, payment notice, final date.

Przykład z literami: retencja R% z wartości robót. Jeśli Twoja umowa mówi, że część R% wraca przy practical completion, a reszta po certyfikacie, to każdy miesiąc zwłoki z certyfikatem przesuwa zwrot tej reszty o miesiąc. Jak dokładnie dzieli się retencję, sprawdź w swojej umowie.

Jak dostać certyfikat krok po kroku

1. Sprawdź zapis w umowie

   Kto wystawia certyfikat, ile trwa okres usuwania wad i do kiedy klient może zgłaszać wady.

2. Wpisz daty do kalendarza

   Practical completion, koniec okresu usuwania wad i ostatni dzień na listę wad z umowy.

3. Proś o zgłoszenia na piśmie

   Każda wada w mailu: co, gdzie i kiedy. Telefon i SMS przepisz do maila tego samego dnia.

4. Odpowiadaj na każde zgłoszenie

   Napisz, co poprawisz i kiedy, a co uważasz za szkodę od użytkowania, i dlaczego.

5. Usuwaj wady i dokumentuj

   Zdjęcie przed, zdjęcie po, data i krótki opis. Wszystko w jednej liście dla całej budowy.

6. Wyślij raport zamknięcia

   Po końcu okresu wyślij listę wszystkich wad z datami poprawek i poproś o certyfikat.

7. Ujmij retencję w aplikacji

   Gdy certyfikat przyjdzie, dopisz retencję do najbliższej aplikacji i pilnuj terminu płatności.

Jeśli wolisz, żeby okres usuwania wad, certyfikat i zwrot retencji poprowadził ktoś po Twojej stronie, zobacz, jak pracuje QS po polsku. Zasady certyfikatu najlepiej ustalić przed startem, a umowa budowlana w UK to miejsce, w którym muszą być zapisane.

Najczęstsze błędy

• Czekanie, aż klient się odezwie

  Okres minął, nikt nie prosi o certyfikat, a retencja leży miesiącami. Poproś o niego na piśmie.

• Poprawki bez zdjęć

  Wada usunięta, ale bez dowodu. Klient twierdzi, że dalej jest, i wstrzymuje certyfikat.

• Brak odpowiedzi na zgłoszenie

  Milczenie daje klientowi powód, żeby sam zlecił poprawki i potrącił je z ceny.

• Mylenie wad z życzeniami

  Nowe życzenia klienta to zmiany z ceną, a nie wady do usunięcia za darmo w tym okresie.

• Brak daty końca okresu

  Gdy nikt nie wie, kiedy okres mija, klient zgłasza wady bez końca, a certyfikat się oddala.

• Retencja pominięta w aplikacji

  Certyfikat przyszedł, ale nikt nie dopisał retencji do aplikacji. Pieniądze leżą dalej.

Pytania

To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.