Jakie dokumenty firma budowlana musi trzymać dla HMRC

Faktury w skrzynce mailowej, paragony za materiały w schowku vana, zestawienia potrąceń CIS gdzieś w telefonie. Wszystko działa, dopóki HMRC nie napisze z prośbą o dokumenty za rok sprzed trzech lat. Wtedy okazuje się, że połowy nie ma, a reszty nie da się znaleźć w jeden wieczór. Pytanie, jakie dokumenty trzymać dla HMRC, ma w firmie budowlanej kilka odpowiedzi naraz, bo osobne zasady mają podatek dochodowy, spółka, VAT, CIS i payroll. Poniżej zasady z gov.uk po polsku. Co dokładnie dotyczy Ciebie, zależy od formy i sytuacji firmy, więc listę ustal z księgową.

Jakie dokumenty trzymać dla HMRC i jak długo

Gov.uk podaje okresy osobno dla każdego obowiązku. Jeśli jeden dokument dotyczy kilku z nich, na przykład faktura z VAT i CIS, trzymaj go przez najdłuższy z tych okresów.

• Sole trader i wspólnik

  Zapisy przychodów i kosztów co najmniej 5 lat po terminie złożenia zeznania, czyli po 31 stycznia.

• Spółka z o.o

  Zapisy księgowe 6 lat od końca roku obrotowego, którego dotyczą. W niektórych przypadkach dłużej.

• Firma zarejestrowana do VAT

  Zapisy VAT według VAT Notice 700/21 co najmniej 6 lat. Zapisy do innych podatków mogą wymagać dłużej.

• Contractor w CIS

  Zapisy płatności dla podwykonawców i potrąceń co najmniej 3 lata po końcu roku podatkowego, którego dotyczą.

• Pracodawca z payrollem

  Zapisy płac i zgłoszeń do HMRC 3 lata od końca roku podatkowego, którego dotyczą, według gov.uk.

• Podwykonawca w CIS

  Miesięczne zestawienia potrąceń od wykonawców trzymasz razem z resztą zapisów do swojego zeznania.

Gov.uk podaje przykład dla sole tradera: przy zeznaniu za rok 2022 do 2023 złożonym online do 31 stycznia 2024 zapisy trzymasz co najmniej do końca stycznia 2029.

Sole trader: co trzymać

Według gov.uk prowadzisz zapisy wszystkich przychodów ze sprzedaży, wszystkich kosztów firmy, zapisy VAT, jeśli jesteś zarejestrowany, zapisy payrollu, jeśli zatrudniasz ludzi, oraz zapisy swoich dochodów osobistych. Jako dowody gov.uk wymienia rachunki za towary i materiały, wyciągi bankowe oraz faktury sprzedaży.

Jeśli zapisy zginą, zostaną skradzione albo zniszczone i nie da się ich odtworzyć, gov.uk mówi, że musisz podać liczby najlepiej, jak potrafisz. W zeznaniu informujesz HMRC, czy to liczby szacunkowe (estimated), czy tymczasowe (provisional), które później zastąpisz prawdziwymi.

Spółka: co trzymać

Spółka prowadzi według gov.uk zapisy wszystkich pieniędzy otrzymanych i wydanych, majątku spółki, długów spółki i wobec spółki, zapasów na koniec roku, wszystkich kupionych i sprzedanych towarów oraz tego, od kogo kupowała i komu sprzedawała. Za brak zapisów księgowych HMRC może nałożyć karę do £3 000, a dyrektor może zostać pozbawiony prawa do pełnienia funkcji.

VAT, CIS i payroll

Firma zarejestrowana do VAT trzyma konto VAT (VAT account) i kopie wszystkich wystawionych faktur VAT. Według VAT Notice 700/21 część zapisów musi być prowadzona cyfrowo, w zgodnym oprogramowaniu, w ramach Making Tax Digital, chyba że HMRC zwolni firmę. Ten sam przewodnik wymienia też zwykłe zapisy firmy, które trzeba zachować: roczne sprawozdania, wyciągi bankowe, faktury zakupu i kopie faktur sprzedaży, noty kredytowe i debetowe, zamówienia, dowody dostawy oraz korespondencję firmy.

Jako contractor w CIS zapisujesz według gov.uk kwotę każdej płatności z faktur podwykonawców bez VAT, potrącenia oraz koszt materiałów z ich faktur bez VAT, jeśli potrącałeś. Za brak tych zapisów na żądanie HMRC grozi kara do £3 000. Przy payrollu zapisujesz wypłaty i potrącenia pracowników, zgłoszenia i płatności do HMRC, urlopy i zwolnienia chorobowe, kody podatkowe oraz świadczenia. Tu gov.uk też podaje karę do £3 000.

Porządek w dokumentach krok po kroku

1. Jedno miejsce na wszystko

   Jeden folder albo program na faktury, rachunki i zestawienia, a nie telefon, mail i van.

2. Folder na każdy rok podatkowy

   Rok trwa od 6 kwietnia do 5 kwietnia. Dokumenty wpinaj według daty, a nie według klienta.

3. Rachunki od razu

   Paragon za materiały fotografujesz albo skanujesz w dniu zakupu i dopisujesz budowę, której dotyczy.

4. Zestawienia CIS co miesiąc

   Payment and deduction statements od wykonawców wpinasz razem z fakturą, której dotyczą.

5. Kopia każdej faktury VAT

   Numer, data i kwota w jednym rejestrze. Faktury korygujące trzymasz razem z oryginałem.

6. Wyciągi bankowe co miesiąc

   Każdy wpływ i wydatek z konta firmowego musi mieć swoją fakturę albo rachunek.

7. Kalendarz usuwania

   Dla każdego roku zapisz, do kiedy trzymasz dokumenty, i nic nie wyrzucaj wcześniej.

Dokumenty dla HMRC to tylko część papierów z budowy. Umowa, waluacje, wariacje i zdjęcia przydają się przy sporze z klientem, a ich porządek pokazuje też, skąd wzięły się kwoty na fakturach. Jeśli chcesz, żeby ktoś po polsku prowadził rozliczenia budowy w jednym programie, razem z umową, waluacjami i wariacjami, zobacz, czym zajmuje się QS po polsku. Księgi i zeznania prowadzi księgowa.

Najczęstsze błędy

• Paragony w vanie

  Rachunki za materiały blakną albo giną. Bez nich trudno pokazać koszty, a przy CIS także materiały w fakturze.

• Wyrzucanie po roku

  Zeznanie złożone, więc papiery idą do kosza. Gov.uk wymaga ich przez kilka lat, zależnie od rodzaju zapisów.

• Brak zestawień CIS

  Bez payment and deduction statements trudniej pokazać HMRC potrącenia, gdy chcesz odzyskać nadpłatę.

• Zapisy VAT na kartkach

  Firma z VAT prowadzi część zapisów cyfrowo, w zgodnym oprogramowaniu, chyba że HMRC ją z tego zwolni.

Pytania

To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.