Faktura VAT po angielsku: co musi zawierać

Wysyłasz fakturę głównemu wykonawcy, a po dwóch tygodniach wraca mail z działu księgowości: „Invoice rejected, VAT number missing, please reissue”. Robota zrobiona, waluacja uzgodniona, a pieniędzy dalej nie ma, bo na kartce zabrakło jednej linijki. Faktura VAT po angielsku ma stałą listę danych z przewodnika HMRC, VAT Notice 700. Gdy czegoś brakuje, księgowość klienta odsyła ją do poprawki, a termin zapłaty się przesuwa. Poniżej po polsku, co musi być na fakturze i kiedy ją wystawić. Szczegóły zależą od sytuacji Twojej firmy, więc wzór faktury przejrzyj z księgową.

Zwykła faktura a faktura VAT po angielsku

Gov.uk rozróżnia dwa rodzaje. Zwykłą fakturę wystawia każda firma. Fakturę VAT (VAT invoice) wystawiasz, gdy Ty i klient jesteście zarejestrowani do VAT. Według VAT Notice 700 musisz ją dać, gdy sprzedajesz usługę ze stawką standardową albo obniżoną innej firmie zarejestrowanej do VAT.

Notice 700 mówi też, kiedy faktura VAT nie jest obowiązkowa: przy sprzedaży ze stawką zerową i przy klientach niezarejestrowanych do VAT. Klientowi prywatnemu zwykle i tak ją wystawisz, jeśli o nią poprosi.

Co musi być na każdej fakturze

Te dane gov.uk wymaga na każdej fakturze, także bez VAT:

• Numer faktury

  Unikalny numer identyfikacyjny. Przy fakturze VAT HMRC wymaga numeru z kolejnej serii, który ją jednoznacznie wskazuje.

• Twoje dane

  Nazwa firmy, adres i kontakt. Spółka podaje pełną nazwę taką jak w certyfikacie rejestracji spółki.

• Dane klienta

  Nazwa firmy albo osoby i jej adres. Przy wykonawcy sprawdź pełną nazwę jego spółki, a nie samą markę.

• Opis robót

  Jasny opis tego, za co obciążasz klienta. Na budowie dobrze działa odwołanie do umowy, waluacji albo wariacji.

• Dwie daty

  Data wykonania usługi (supply date) i data wystawienia faktury. Gov.uk wymaga obu na każdej fakturze.

• Kwoty

  Kwoty za pozycje, VAT, jeśli go doliczasz, i łączna kwota do zapłaty. Bez tej sumy faktura jest niepełna.

Działalność jednoosobowa (sole trader) podaje też swoje imię i nazwisko oraz nazwę firmy, jeśli jej używa, i wtedy także adres do doręczania pism. Spółka, która wpisuje na fakturze nazwiska dyrektorów, musi wpisać wszystkich.

Co dodatkowo musi mieć pełna faktura VAT

VAT Notice 700 wymienia dane, których potrzebuje pełna faktura VAT. Po angielsku pola zwykle nazywa się tak, jak niżej w nawiasach:

• Numer VAT

  Twój numer rejestracji VAT (VAT registration number). Bez niego dokument nie jest pełną fakturą VAT.

• Moment podatkowy

  Time of supply, czyli tax point, a obok data wystawienia (invoice date), jeśli jest inna.

• Opis i ilość

  Dla każdej pozycji opis i ilość albo zakres usługi. Przy rzeczach liczonych w sztukach też cena jednostkowa.

• Stawka przy pozycji

  Dla każdej pozycji stawka VAT (VAT rate) i kwota netto (net amount). Różne stawki trzymaj osobno.

• Suma bez VAT

  Łączna kwota bez VAT (total excluding VAT), a jeśli dajesz rabat za szybką zapłatę, także jego stawka.

• VAT w funtach

  Łączna kwota VAT (total VAT) w funtach. Gdy faktura jest w innej walucie, VAT i tak przeliczasz na funty.

Jest też faktura uproszczona (simplified invoice). Notice 700 pozwala na nią, gdy sprzedaż wynosi £250 albo mniej i klient się zgodzi. Na budowie rzadko to wystarcza.

Kiedy wystawić fakturę VAT na budowie

Notice 700 mówi, że fakturę VAT wystawia się zwykle w ciągu 30 dni od momentu podatkowego. Przy robotach budowlanych płaconych etapami VAT Notice 708 mówi, że momentem podatkowym jest wcześniejsze z dwóch zdarzeń: otrzymanie zapłaty albo wystawienie faktury VAT.

To ważne przy waluacjach. Aplikacja o płatność (application for payment) nie jest fakturą VAT, jeśli nie spełnia wymogów z listy wyżej. Możesz więc najpierw wysłać aplikację, a fakturę VAT wystawić na kwotę z payment notice. Jak to ustawić u Ciebie, ustal z księgową, bo od tego zależy, kiedy oddajesz VAT do HMRC.

Przy retencji Notice 708 mówi, że moment podatkowy dla zatrzymanej części przesuwa się do dnia, w którym ją dostaniesz albo wystawisz na nią fakturę VAT, zależnie od tego, co będzie pierwsze. Gdy usługa jest objęta domestic reverse charge, na fakturze piszesz, że VAT rozlicza klient, na przykład „Customer to pay the VAT to HMRC”.

Faktura to tylko jeden krok rozliczenia. Jej kwota powinna wynikać z uzgodnionej waluacji na budowie, a terminy zapłaty z umowy. Przy robotach u osoby prywatnej w jej własnym domu Construction Act zwykle nie obowiązuje (residential occupier) i wtedy terminy płatności zależą wyłącznie od Twojej umowy. Odsetki ustawowe za spóźnienie z Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 przysługują tylko między firmami.

Faktura VAT krok po kroku

1. Ustal, czy potrzebujesz faktury VAT

   Sprawdź, czy klient jest zarejestrowany do VAT i jaką stawkę ma robota.

2. Zrób jeden wzór

   Wszystkie pola z obu list wyżej w stałych miejscach. Ten sam wzór dla każdego klienta.

3. Numeruj po kolei

   Każda faktura dostaje kolejny, niepowtarzalny numer. Kilka serii ustal najpierw z księgową.

4. Rozdziel pozycje według stawek

   Robota ze stawką 20%, 5% i 0% w osobnych liniach, każda ze swoją kwotą netto.

5. Dopisz adnotację, gdy trzeba

   Przy reverse charge napisz, że VAT rozlicza klient, i nie doliczaj go do sumy.

6. Wystaw w terminie

   Zwykle w ciągu 30 dni od momentu podatkowego. Termin zapłaty bierzesz z umowy.

7. Zachowaj kopię

   Notice 700 wymaga kopii każdej wystawionej faktury VAT. Trzymaj je razem z waluacjami.

Jeśli chcesz, żeby ktoś po polsku przygotowywał waluacje, pilnował payment notice i faktur do wykonawcy, zobacz, czym zajmuje się QS po polsku. Samo rozliczenie VAT zostaje u księgowej.

Najczęstsze błędy

• Brak numeru VAT

  Faktura bez numeru rejestracji VAT wraca do poprawki, a pieniądze za robotę przychodzą później, niż mogły.

• Jedna kwota na wszystko

  Brak kwoty netto i stawki przy każdej pozycji. Przy robotach z różnymi stawkami VAT faktura wraca.

• Aplikacja jako faktura

  Aplikacja o płatność z doliczonym VAT, wysłana zamiast faktury, myli klienta i Twoją księgowość.

• Numery bez porządku

  Faktury pisane ręcznie poza serią, z powtórzonym numerem. Każda ma mieć kolejny, własny numer.

Pytania

To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.