Kiedy zatrudnić QS-a: sygnały, że tracisz pieniądze na budowie

Robota idzie dobrze. Ekipa pracuje, klient zadowolony, faktury wychodzą. A jednak na koncie ciągle brakuje, a na koniec budowy zostaje mniej, niż wychodziło z kosztorysu. Nie wiesz, gdzie to uciekło, bo nikt tego nie liczył w trakcie. Pytanie, kiedy zatrudnić QS-a, rzadko pada w dobrym momencie. Zwykle pada po budowie, na której straciłeś. Ten wpis pokazuje sygnały, które widać wcześniej, i co z nimi zrobić, zanim strata zamknie się w rozliczeniu końcowym.

Kiedy zatrudnić QS-a: sygnały, które widać w trakcie budowy

Pieniądze na budowie rzadko giną w jednym dużym błędzie. Giną w małych rzeczach, powtarzanych co tydzień: zmiana bez wyceny, waluacja po terminie, obcięcie bez odpowiedzi, podwykonawca opłacony z góry. Każda z tych rzeczy osobno wygląda na drobiazg. Razem dają różnicę między marżą z kosztorysu a tym, co zostaje na koncie.

Sześć sygnałów, że tracisz pieniądze

• Marża topnieje bez powodu

  Na końcu budowy zostaje mniej, niż wychodziło z kosztorysu, a nie wiesz, w której pozycji.

• Zmiany robisz przed wyceną

  Klient prosi, ekipa robi, a cena pojawia się dopiero na fakturze albo wcale.

• Waluacje idą po terminie

  Każde spóźnienie przesuwa Twoje pieniądze o cały okres, a Ty kredytujesz klienta.

• Obcięcia zostają bez odpowiedzi

  QS klienta tnie pozycje, a Ty przyjmujesz niższą kwotę, bo brakuje czasu na pismo.

• Płacisz dalej więcej, niż dostajesz

  Podwykonawcy dostają za robotę, której klient jeszcze Ci nie uznał ani nie zapłacił.

• Nie wiesz, ile Ci są winni

  Na pytanie o kwotę od klientów i retencję odpowiadasz „trzeba by sprawdzić”.

Są też sygnały mniej oczywiste. Waluacje i pisma piszesz wieczorami, po dziesięciu godzinach na budowie, więc liczysz szybko i raczej w dół. Retencja z budów zakończonych rok temu nadal siedzi u klientów, bo nikt nie pilnuje terminu jej zwrotu. Umowy podpisujesz w dniu, w którym je dostajesz, bez czytania zapisów o płatnościach i karach. A gdy klient przysyła pismo po angielsku, odkładasz odpowiedź, bo nie wiesz, co odpisać. Jeśli rozpoznajesz u siebie dwa albo trzy z tych sygnałów, to nie przypadek, tylko sposób prowadzenia rozliczeń.

Na starcie, w trakcie czy na końcu

QS wezwany na starcie czyta umowę, ustawia terminy i pozycje waluacji, zanim pojawi się pierwszy problem. QS wezwany w trakcie łapie to, co już ucieka, i porządkuje resztę budowy. QS wezwany na końcu odtwarza historię z SMS-ów i zdjęć, często bez pism, które powinny były pójść miesiące wcześniej. Każdy z tych momentów jest lepszy niż żaden, ale im później, tym mniej da się odzyskać i tym więcej pracy kosztuje każda odzyskana kwota.

Ważne jest też, dla kogo pracujesz. Przy umowach objętych Construction Act terminy są twarde. Płacący wystawia payment notice najpóźniej 5 dni po due date, a jeśli chce zapłacić mniej, musi wysłać pay less notice przed terminem z umowy i podać kwotę oraz podstawę wyliczenia. Pismo spóźnione albo bez podstawy może nie mieć mocy, ale ktoś musi to zauważyć na czas. Construction Act zwykle nie obejmuje robót u osoby prywatnej w domu, w którym ona mieszka albo zamierza mieszkać (residential occupier). Wtedy wszystko zależy od umowy, a przy umowie pisanej na szybko każda niejasność działa na korzyść tego, kto ma pieniądze w ręku.

Przykład z literami: kosztorys na dobudowę zakładał marżę M%. W trakcie klient dołożył kilka zmian, z których część nie została wyceniona na piśmie, dwie waluacje poszły po terminie, a jedno obcięcie zostało bez odpowiedzi. Na koniec marża wyszła wyraźnie niższa niż M%, choć ekipa pracowała sprawnie, a materiały kosztowały tyle, ile zakładał kosztorys. Robota była dobra. Rozliczenie nie było prowadzone.

Kiedy QS-a jeszcze nie potrzebujesz

Nie każda firma od razu go potrzebuje. Jeśli robisz krótkie roboty z jedną płatnością po zakończeniu, bez zmian zakresu i bez QS-a po stronie klienta, a po każdej budowie marża zgadza się z kosztorysem, porządek w papierach może wystarczyć. Sygnały z listy wyżej to moment, w którym ten porządek przestaje wystarczać.

Co zrobić, gdy widzisz sygnały, krok po kroku

1. Wybierz jedną budowę

   Najlepiej tę, która trwa najdłużej albo na której klient ma swojego QS-a lub architekta.

2. Porównaj marżę z kosztorysem

   Sprawdź, ile wydałeś do dziś, i porównaj z tym, co zakładała wycena dla tych robót.

3. Wypisz zmiany bez podpisu

   Każda prośba klienta, za którą nie masz wyceny zaakceptowanej na piśmie, idzie na listę.

4. Sprawdź daty waluacji i pism

   Porównaj je z umową: co poszło po terminie i na co nie odpisałeś na piśmie.

5. Zsumuj, ile Ci są winni

   Niezapłacone waluacje, zmiany i retencja z zakończonych robót, każda kwota osobno.

6. Porozmawiaj z QS-em z tą listą

   Z konkretem w ręku rozmowa trwa krócej, a odpowiedź jest dokładniejsza.

Trzeci krok przyspieszysz w kalkulatorze: policz, ile tracisz na wariacjach. Jeśli wynik Cię zaskoczy, zobacz, jak wygląda QS po polsku. U nas prowadzenie projektu to 1,5% wartości kontraktu plus subskrypcja QScope, więc koszt łatwo porównasz z listą strat.

Najczęstsze błędy

• Czekanie na koniec budowy

  Strata wychodzi w rozliczeniu końcowym, gdy na odpowiedź na pisma jest już za późno.

• Szukanie winy w ekipie

  Marża często ginie w papierach, a nie na budowie. Sprawdź rozliczenia, zanim zmienisz ludzi.

• Zatrudnianie dopiero przy sporze

  Bez dokumentów z budowy nawet dobry QS ma mało argumentów w rozmowie z klientem.

• Liczenie tylko jednej budowy

  Jeden problem to przypadek. Ten sam sygnał na kilku budowach to sposób prowadzenia firmy.

Pytania

To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.