Jak pracować z QS-em na odległość: zdjęcia, pliki i terminy

Budujesz na południowym zachodzie Anglii, a QS siedzi w zupełnie innej części kraju. Myślisz, że to nie zadziała, bo przecież ktoś musi zobaczyć, co zrobiono. Potem przed waluacją wysyłasz trzy rozmazane zdjęcia z telefonu i jedno zdanie na WhatsAppie: „ściany stoją, dach w połowie”. QS dzwoni z pytaniami, Ty jesteś na rusztowaniu, waluacja idzie dwa dni później. QS na odległość działa dobrze, ale tylko wtedy, gdy obie strony mają prosty system: jakie zdjęcia, gdzie pliki i kiedy co wysłać.

QS na odległość: co da się zrobić bez wizyty na budowie

Większość pracy QS-a odbywa się przy biurku: czytanie umowy, liczenie waluacji z kosztorysu, wycena zmian, odpowiedzi na pisma, pilnowanie terminów i rozliczenie końcowe. Do tego nie trzeba stać na budowie. Trzeba mieć dobre informacje z budowy, w porządku i na czas. Dlatego pracujemy z firmami w całej UK, a nie tylko tam, gdzie mamy blisko.

Wizyta na miejscu przydaje się przy pomiarze spornych pozycji, przy spotkaniu z klientem albo jego QS-em i na odbiorze. Resztę załatwiają zdjęcia, pliki i telefon.

Zdjęcia, które QS naprawdę wykorzysta

• Szerokie ujęcie z tego samego miejsca

  Co okres jedno zdjęcie całego pomieszczenia albo elewacji z tego samego punktu.

• Zbliżenie na szczegół

  Zbrojenie przed zalaniem, izolacja przed zakryciem, instalacje przed tynkiem. Potem tego nie widać.

• Data i opis

  Zdjęcie ma datę z telefonu, a w wiadomości piszesz, które to pomieszczenie i która pozycja kosztorysu.

• Zdjęcie przy zmianie zakresu

  Stan przed zmianą i po zmianie, z krótkim opisem, kto o nią poprosił i kiedy.

Pliki i terminy: jeden porządek dla całej budowy

Zdjęcia to połowa sprawy. Druga połowa to dokumenty, które QS musi mieć pod ręką: umowa z załącznikami, rysunki w aktualnej wersji, kosztorys, dotychczasowe waluacje, faktury od dostawców i podwykonawców oraz każde pismo od klienta. Jeśli są rozrzucone po mailach, telefonie i szufladzie w vanie, QS traci czas na szukanie, a Ty na odpowiadanie na pytania.

Najprostszy porządek to jedno miejsce na projekt, gdzie obaj widzicie to samo. My prowadzimy rozliczenia w programie QScope, gdzie są kosztorys, zdjęcia z budowy, waluacje i zmiany. Ten sam porządek da się zrobić w zwykłym folderze, jeśli obie strony trzymają się nazw i dat.

Terminy ustalacie na początku, z umowy. Z niej wynika, kiedy wysyłasz aplikację o płatność i kiedy klient musi odpowiedzieć. Przy umowach objętych Construction Act płacący wystawia payment notice najpóźniej 5 dni po due date, a pay less notice musi przyjść przed terminem z umowy. Construction Act zwykle nie obejmuje robót u osoby prywatnej w domu, w którym ona mieszka albo zamierza mieszkać (residential occupier), więc wtedy terminy wynikają tylko z Twojej umowy. W obu przypadkach QS potrzebuje informacji z budowy kilka dni przed datą waluacji, którą razem ustalicie.

Przykład: loft dla klienta prywatnego, waluacja co miesiąc. Ustalacie, że trzy dni przed datą waluacji wysyłasz zdjęcia według listy i krótką notatkę głosową, co zrobiono. QS liczy, pokazuje Ci waluację do akceptacji i wysyła ją klientowi w dniu z umowy. Nikt nie dzwoni do Ciebie na rusztowanie, a klient dostaje dokument, w którym każda pozycja ma swoje zdjęcie.

Telefon i wiadomości: co ustalić na starcie

Na odległość najwięcej psuje się w rozmowach. Notatka głosowa po polsku z budowy jest w porządku, QS ją przesłucha i zamieni na opis po angielsku dla klienta. Każda decyzja, która dotyczy pieniędzy, powinna jednak skończyć się krótkim mailem albo wpisem w projekcie: co ustalono, kto i kiedy. Jeśli klient prosi o zmianę na WhatsAppie, przekaż tę wiadomość QS-owi od razu, razem ze zdjęciem. Ustalcie też, w jakich godzinach dzwonicie, żeby rozmowy o waluacji nie wypadały w środku betonowania. Ty mówisz po polsku, klient dostaje dokumenty po angielsku, a nikt nie gubi się w tłumaczeniu.

Jak ułożyć pracę z QS-em na odległość krok po kroku

1. Wyślij komplet dokumentów na start

   Umowa, rysunki, kosztorys, dotychczasowe waluacje i pisma od klienta w jednym miejscu.

2. Ustalcie kalendarz

   Daty waluacji, terminy z umowy i dzień, do którego wysyłasz zdjęcia i informacje z budowy.

3. Zróbcie listę zdjęć

   Jakie ujęcia co okres, z których miejsc i jak je opisywać, żeby pasowały do pozycji kosztorysu.

4. Zmiany zgłaszaj od razu

   Prośba klienta, zdjęcie i krótki opis idą do QS-a tego samego dnia, a nie przy waluacji.

5. Akceptuj dokumenty przed wysłaniem

   QS pokazuje Ci waluację albo pismo, Ty potwierdzasz albo poprawiasz.

6. Umawiajcie wizyty tylko na potrzebę

   Pomiar spornej pozycji, spotkanie z klientem albo odbiór, a nie przyjazd dla zasady.

Tak pracujemy przy każdym projekcie, niezależnie od tego, gdzie jest budowa. Zakres i sposób współpracy z nami opisaliśmy tam, gdzie pokazujemy, jak pracuje polski quantity surveyor w UK. Jeśli najpierw chcesz zobaczyć, ile tracisz na samych zmianach, policz, ile tracisz w naszym kalkulatorze.

Najczęstsze błędy

• Zdjęcia bez opisu

  QS nie wie, czy patrzy na kuchnię, czy na łazienkę, i dzwoni z pytaniem w środku dnia na budowie.

• Pliki w pięciu miejscach

  Umowa w mailu, rysunki w telefonie, faktury w vanie. Każda waluacja zaczyna się od szukania.

• Informacje w dniu waluacji

  QS nie zdąży policzyć porządnie, więc waluacja idzie po terminie albo z pozycjami na oko.

• Zmiany zgłaszane na końcu

  Po miesiącu nikt nie pamięta, kto o co prosił, a zdjęcia sprzed zmiany już nie da się zrobić.

Pytania

To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.