Jak napisać ofertę dla klienta po angielsku: wzór

Robotę umiesz wycenić. Gorzej z tym, jak to napisać. Wysyłasz klientowi SMS-a z kwotą albo jedną linijkę w mailu: „Extension, all included, price…”. Konkurencja wysyła trzy strony z logo, zakresem, warunkami płatności i listą tego, czego nie ma w cenie. Klient wybiera tę drugą firmę, nawet jeśli jest droższa, bo wygląda poważniej. Jak napisać ofertę dla klienta po angielsku, żeby była jasna, profesjonalna i chroniła Cię, gdy coś pójdzie inaczej? Poniżej układ, gotowe zdania i najczęstsze błędy.

Jak napisać ofertę dla klienta po angielsku: układ

Dobra oferta nie musi być długa. Musi odpowiadać na pytania, które klient i tak zada: co robisz, za ile, czego nie robisz, kiedy, jak płaci i co, jeśli coś się zmieni. Ten sam układ działa przy dobudowie, lofcie, remoncie i robocie dla głównego wykonawcy.

Najpierw nagłówek: nazwa firmy, dane kontaktowe, imię i nazwisko klienta, adres budowy, data i numer oferty. Na górze słowo „Quotation”, jeśli trzymasz cenę, albo „Estimate”, jeśli to szacunek. Potem kolejne części, każda z angielskim nagłówkiem: Scope of works, Price, Assumptions, Exclusions, Provisional sums, Programme, Payment terms, Validity, Acceptance.

Zakres i cena

W części Scope of works opisujesz robotę pozycja po pozycji albo pokój po pokoju. Odwołaj się do rysunków i specyfikacji z numerami i datami. Jeśli rysunków nie ma, opisz wymiary, materiały i standard wykończenia słowami.

W części Price podajesz cenę. Napisz, czy zawiera VAT, czy nie. Jeśli rozbijasz cenę na etapy albo pozycje, suma musi się zgadzać z ceną całości. Klient sprawdzi.

Gotowe zdania do oferty

Kilka zdań, które możesz wziąć do swojej oferty. Po polsku wyjaśniamy, co znaczą:

• „The price includes all labour, materials and plant to complete the works described above.”

  Cena obejmuje robociznę, materiał i sprzęt do opisanego zakresu.

• „The price excludes the items listed under Exclusions.”

  Cena nie obejmuje pozycji z listy wyłączeń. Tę listę piszesz zaraz pod spodem.

• „Provisional sums will be adjusted to the actual cost of the work.”

  Kwoty tymczasowe rozliczysz według faktycznego kosztu robót.

• „Any change to the scope will be priced in writing and agreed before the work starts.”

  Każdą zmianę zakresu wycenisz na piśmie przed jej wykonaniem.

• „This quotation is valid until the date shown at the top of this document.”

  Oferta jest ważna do daty z nagłówka. Datę wpisz zawsze.

• „Please confirm your acceptance in writing by signing and returning this quotation.”

  Klient potwierdza przyjęcie oferty na piśmie, podpisem.

Pisz krótkimi zdaniami, bez ozdobników. Klient nie oczekuje literackiego angielskiego, tylko jasnego. Jeśli czegoś nie umiesz napisać prosto, rozbij to na dwa zdania.

Założenia i wyłączenia

To dwie najkrótsze części oferty, a ratują najwięcej pieniędzy. W Assumptions piszesz, na czym opierasz cenę, na przykład że masz dostęp od strony ogrodu, pracujesz w zwykłych godzinach, a ściany nadają się do tynkowania bez skuwania. W Exclusions wypisujesz, czego cena nie obejmuje. Gdy któreś założenie okaże się nieprawdziwe, masz podstawę do wyceny zmiany. Gdy klient prosi o coś z listy wyłączeń, wyceniasz to osobno, bez tłumaczenia się.

Płatności

W części Payment terms opisz etapy płatności, zaliczkę, jeśli ją bierzesz, retencję, jeśli jest, i termin zapłaty każdej faktury. Ustawa nie podaje stawki retencji, więc jej wysokość i zwrot wynikają z umowy.

Uwaga przy klientach prywatnych: Construction Act, czyli Housing Grants, Construction and Regeneration Act 1996, zwykle nie obejmuje robót u osoby prywatnej w domu, w którym ta osoba mieszka albo zamierza mieszkać (residential occupier). Wtedy terminy i zasady płatności zależą wyłącznie od tego, co zapiszesz. Bez zapisu w ofercie albo w umowie nie masz terminu, na który możesz się powołać.

Oferta krok po kroku

1. Nagłówek

   Firma, klient, adres budowy, data, numer oferty. Słowo „Quotation” albo „Estimate”, wybrane świadomie, nie z szablonu.

2. Scope of works

   Zakres pozycja po pozycji, z numerami rysunków i specyfikacji. Bez rysunków: wymiary, materiały, standard wykończenia.

3. Price

   Cena całości, informacja o VAT, rozbicie na etapy albo grupy pozycji. Suma rozbicia równa cenie całości.

4. Assumptions

   Na czym opierasz cenę: dostęp, godziny pracy, stan budynku, kto dostarcza materiały wykończeniowe.

5. Exclusions

   Czego nie ma w cenie: zgody, projekt, ustalenia z sąsiadami, meble, naprawy ukrytych instalacji, wywóz rzeczy klienta.

6. Provisional sums

   Kwoty tymczasowe na to, czego nie widać albo co klient wybierze później. Napisz, jak rozliczysz różnicę.

7. Programme i Payment terms

   Planowany start, czas trwania, etapy płatności, zaliczka, retencja, termin zapłaty faktur.

8. Validity i Acceptance

   Do kiedy oferta jest ważna i jak klient ją przyjmuje: podpis, e-mail z potwierdzeniem, podpisana umowa.

Oferta to dobry początek, ale przy większej robocie warto mieć też umowę. Zobacz, co powinna zawierać umowa budowlana w UK. Jeśli wolisz dostać gotową ofertę po angielsku z kosztorysem, a wyjaśnienie po polsku, zobacz nasz kosztorys budowlany.

Najczęstsze błędy

• Cena w SMS-ie

  Kwota bez zakresu, warunków i wyłączeń to zaproszenie do sporu. Każda oferta powinna mieć formę dokumentu.

• „All included”

  Dwa słowa, które klient przeczyta dosłownie. Zamiast nich wypisz, co jest w cenie, a czego w niej nie ma.

• Brak daty ważności

  Klient wraca po pół roku i chce starej ceny. Wpisz datę ważności w nagłówku każdej oferty.

• Zakres bez rysunków

  „Bathroom refurbishment” bez opisu to spór o każdą płytkę. Opisz standard, wymiary i materiały.

• Brak zasad zmian

  Bez zdania o wycenie zmian na piśmie każda dopłata wygląda dla klienta jak próba naciągnięcia.

• Płatności „po skończeniu”

  Finansujesz całą robotę z własnej kieszeni. Ustal etapy płatności i zaliczkę w ofercie.

Pytania

To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.