Retencja a upadłość klienta: jak chronić swoje pieniądze

Kończysz budowę, czekasz na koniec okresu usuwania wad i na zwrot retencji. Zamiast pieniędzy przychodzi list od osoby, o której nigdy nie słyszałeś: firma Twojego klienta jest w likwidacji, a Ty jesteś jednym z wierzycieli. Kilka procent z każdej waluacji, zbierane przez cały rok, nagle wisi w powietrzu. Retencja a upadłość klienta to jedno z najgorszych połączeń dla małej firmy budowlanej, bo w tym momencie umowy już nie poprawisz. Dużo da się jednak zrobić wcześniej, a kilka rzeczy trzeba zrobić od razu, gdy przyjdzie zawiadomienie.

Retencja a upadłość klienta: co się dzieje z Twoimi pieniędzmi

Retencja to Twoje pieniądze, które klient zatrzymuje jako zabezpieczenie. Ustawa nie podaje stawki, a wysokość i zwrot wynikają z umowy. Problem w tym, że dopóki retencja nie wróci, jest po prostu kwotą, którą klient jest Ci winien. Gdy klient upada, stajesz w kolejce z innymi wierzycielami.

Co mówi gov.uk o wierzycielach

Według gov.uk sprawę likwidacji firmy prowadzi zwykle official receiver, czyli urzędnik sądowy, a może ją przekazać do insolvency practitioner. Dane osoby prowadzącej likwidację znajdziesz na stronie Companies House. Żeby zgłosić dług, kontaktujesz się z tą osobą, a przy większych kwotach wypełniasz formularz Proof of Debt.

Gov.uk zaznacza też kilka rzeczy, które trzeba wiedzieć z góry:

• Zgłoszenie nie gwarantuje zapłaty

  Trafiasz na listę wierzycieli, dostajesz informacje o sprawie i możesz głosować na zebraniach.

• Jest ustalona kolejność wypłat

  Najpierw koszty postępowania i wierzyciele uprzywilejowani, zwykli wierzyciele dopiero dalej.

• Przy małym majątku możesz nie dostać nic

  Raport dla wierzycieli mówi, czy wypłata w ogóle jest prawdopodobna.

• Bez zgody sądu nie pozwiesz

  Po dacie postanowienia o niewypłacalności zwykły wierzyciel nie działa przeciw firmie bez zgody sądu.

Jeśli klientem jest osoba prywatna, która ogłosiła upadłość, dane prowadzącego sprawę znajdziesz według gov.uk w Individual Insolvency Register.

Gdy upada firma wyżej w łańcuchu

Jesteś podwykonawcą, a nie płaci główny wykonawca, bo jego klient upadł. Zapisy „pay when paid” (zapłacę, jak mi zapłacą) są zwykle nieskuteczne. Wyjątkiem jest właśnie niewypłacalność płacącego wyżej w łańcuchu. Dlatego przeczytaj w umowie podwykonawczej, co dokładnie mówi o takiej sytuacji, zanim ją podpiszesz.

Klient prywatny w swoim domu

Construction Act zwykle nie obejmuje robót u osoby prywatnej w domu, w którym ona mieszka albo zamierza mieszkać (residential occupier). Wtedy o retencji, jej zwrocie i o tym, co się dzieje przy kłopotach finansowych klienta, decyduje wyłącznie umowa. Tym bardziej nie zgadzaj się na retencję bez jasnych zapisów.

Pierwsze dni po zawiadomieniu

Nie dzwoń do byłego kierownika budowy i nie szukaj winnych. Ustal, kto prowadzi sprawę, i przygotuj jedną teczkę: umowę, ostatnią waluację albo certyfikat, wyliczenie retencji, listę usuniętych wad ze zdjęciami i korespondencję o zwrocie. Kwotę rozpisz tak, żeby obca osoba zrozumiała ją bez Ciebie: wartość brutto robót, procent retencji z umowy, co już oddano i co zostało. Osobno policz inne niezapłacone kwoty z tej budowy, na przykład ostatnią waluację czy zatwierdzone wariacje, bo zgłaszasz cały dług, a nie samą retencję. Jeśli na budowie zostały Twoje materiały albo sprzęt, spisz je od razu i zapytaj prowadzącego sprawę na piśmie, co z nimi.

Jak chronić retencję przed upadłością klienta krok po kroku

1. Negocjuj niższą retencję albo limit

   Im mniej klient trzyma, tym mniej ryzykujesz. Limit całej kwoty chroni przy długich budowach.

2. Ustal zwrot w częściach

   Część retencji po zakończeniu robót, reszta po okresie usuwania wad. Krócej trzymane pieniądze to mniejsze ryzyko.

3. Zaproponuj inne zabezpieczenie

   Na przykład retention bond zamiast zatrzymanej gotówki. Koszt i warunki sprawdź u ubezpieczyciela.

4. Sprawdzaj klienta w Companies House

   Status firmy i złożone dokumenty. Spóźnione sprawozdania i zmiany zarządu to sygnał, żeby uważać.

5. Pilnuj terminów zwrotu

   Każdy miesiąc zwłoki z aplikacją o retencję to miesiąc dłużej, w którym Twoje pieniądze są u klienta.

6. Reaguj na sygnały

   Spóźnione płatności i wymówki przy każdej waluacji to moment, żeby upominać się na piśmie, a nie czekać.

7. Po upadłości zgłoś dług od razu

   Znajdź prowadzącego sprawę, przygotuj wyliczenie retencji i dokumenty i wyślij zgłoszenie.

Wszystkie te zabezpieczenia ustala się, zanim powstanie umowa budowlana w UK, bo później klient nie ma powodu niczego zmieniać. Jeśli chcesz, żeby ktoś przejrzał zapisy o retencji i przygotował wyliczenie do zgłoszenia długu, QS po polsku zrobi to z Tobą.

Przykład: wykonawca robi elewację dla dewelopera w Leeds. Umowa przewiduje retencję R% z każdej płatności, zwrot całości dopiero po okresie usuwania wad. W połowie tego okresu deweloper idzie w likwidację. Wykonawca ma w rejestrze kwotę retencji, ostatni certyfikat i dowody usunięcia wad, więc zgłoszenie długu przygotowuje w jeden dzień. Na następnej budowie negocjuje zwrot połowy retencji przy zakończeniu robót i limit całej zatrzymanej kwoty.

Najczęstsze błędy

• Brak rejestru retencji

  Po upadłości klienta szukasz kwot po starych mailach, zamiast od razu wysłać wyliczenie z dokumentami.

• Czekanie z aplikacją o zwrot

  Retencja była należna od miesięcy, a nikt o nią nie poprosił. Potem klient upadł i jest już za późno.

• Ignorowanie sygnałów

  Coraz późniejsze płatności i zmiany w Companies House to ostrzeżenie, a nie zwykłe zamieszanie u klienta.

• Cała retencja na sam koniec

  Zwrot jednym razem po okresie usuwania wad oznacza, że najdłużej trzymasz największe ryzyko.

• Zgłoszenie bez dowodów

  Kwota bez certyfikatów i waluacji to dla prowadzącego likwidację tylko liczba. Dołącz dokumenty.

• Podpisanie umowy bez czytania

  Zapisy o niewypłacalności i retencji w umowie podwykonawczej czytasz przed podpisem, a nie po.

Pytania

To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.