Retencja u podwykonawcy: ile zatrzymać i kiedy oddać

Klient trzyma Ci retencję z każdej waluacji, więc Ty trzymasz ją elektrykowi, tynkarzom i ekipie od dachu. Tak robi większość głównych wykonawców. Problem zaczyna się na końcu: klient oddaje Ci retencję później, niż obiecałeś ją oddać podwykonawcom, albo podwykonawca dzwoni po pół roku i pyta o swoje pieniądze, a Ty nie wiesz, ile mu właściwie zatrzymałeś. Retencja u podwykonawcy to zwykłe narzędzie, ale tylko wtedy, gdy jej zasady są zapisane tak samo starannie jak zasady płatności od Twojego klienta.

Retencja u podwykonawcy: po co ją trzymać

Retencja to część płatności, którą zatrzymujesz jako zabezpieczenie na wypadek, gdyby podwykonawca nie skończył swojej roboty albo nie usunął wad. To nie jest kara ani rabat. To pieniądze podwykonawcy, które czekają u Ciebie na termin zwrotu.

Ustawa nie podaje stawki retencji. Wysokość i zasady zwrotu wynikają wyłącznie z umowy podwykonawczej. Jeśli w niej nic o retencji nie ma, nie masz podstawy, żeby cokolwiek zatrzymywać.

Ile zatrzymać

Nie ma jednej dobrej stawki. Najprościej oprzeć się na tym, co Tobie zatrzymuje klient. Jeśli klient trzyma Ci R% z każdej waluacji, a Ty podwykonawcom tyle samo, retencja „przechodzi” przez Ciebie i nie finansujesz jej z własnej kieszeni. Wyższa stawka niż ta, którą sam płacisz, to dla podwykonawcy sygnał, że na nim zarabiasz, i powód do sporu przy ofercie.

Przy małych zakresach, na przykład kilka dni pracy jednej ekipy, zastanów się, czy retencja w ogóle ma sens. Pilnowanie małej kwoty przez długie miesiące kosztuje Cię więcej pracy niż ryzyko, przed którym ma chronić.

Ustal też, od czego liczysz procent. Zwykle od wartości brutto robót podwykonawcy w danej płatności, razem z zatwierdzonymi zmianami. Zapisz to w umowie jednym zdaniem, żeby przy pierwszej płatności nie było dyskusji, czy retencja dotyczy też dodatkowych robót.

Kiedy oddać

Zwrot ma być powiązany ze zdarzeniem i terminem, które da się sprawdzić. Na przykład: część po zakończeniu robót podwykonawcy, reszta po końcu okresu usuwania wad. Unikaj zapisów typu „retencja wraca, gdy klient odda nam”. Zapisy „pay when paid” (zapłacę, jak mi zapłacą) są nieskuteczne, poza niewypłacalnością płacącego wyżej w łańcuchu.

Retencja podwykonawcy a Construction Act

Construction Act, czyli Housing Grants, Construction and Regeneration Act 1996 zmieniony w 2011, dotyczy umów budowlanych. Zwykle nie obejmuje robót u osoby prywatnej w domu, w którym ona mieszka albo zamierza mieszkać (residential occupier). Wtedy wszystko zależy od umowy. Ten wyjątek dotyczy jednak umowy z samą osobą prywatną. Twoja umowa z podwykonawcą to umowa między firmami, więc zwykle obowiązują w niej zasady ustawy, nawet gdy cała budowa to dobudowa u klienta prywatnego.

W praktyce oznacza to, że retencję podwykonawcy oddajesz jak każdą inną płatność. Gdy staje się należna, podwykonawca ujmuje ją w aplikacji. Ty wystawiasz payment notice najpóźniej 5 dni po due date. Jeśli chcesz zapłacić mniej, potrzebujesz skutecznego pay less notice z kwotą i podstawą wyliczenia. Gdy umowa nie ma zasad płatności zgodnych z ustawą, stosuje się Scheme for Construction Contracts: due date to 7 dni po końcu okresu albo po złożeniu aplikacji, co później, a final date for payment to 17 dni po due date.

Przykład: firma robi dobudowę w Birmingham dla klienta prywatnego i zatrudnia podwykonawcę od instalacji. Klient zatrzymuje R% z każdej płatności, firma podwykonawcy tyle samo. Umowa z klientem nie podaje daty zwrotu, a umowa z podwykonawcą każe ją oddać zaraz po zakończeniu jego robót. Instalacje kończą się w czwartym miesiącu, cała budowa w ósmym. Firma oddaje retencję podwykonawcy z własnych pieniędzy, zanim zobaczy swoją. Wystarczyło zapisać w obu umowach to samo zdarzenie, na przykład koniec okresu usuwania wad.

Jak ustawić retencję u podwykonawcy krok po kroku

1. Sprawdź umowę z klientem

   Ile Ci zatrzymuje, od jakiej kwoty, przy jakim zdarzeniu oddaje i czy jest limit. To punkt wyjścia.

2. Zapisz stawkę w umowie podwykonawczej

   Procent, kwota, od której go liczysz, i limit całej retencji. Bez tego nic nie zatrzymuj.

3. Powiąż zwrot ze zdarzeniem

   Zakończenie robót, koniec okresu usuwania wad albo inne zdarzenie, które wpiszesz z datą do kalendarza.

4. Pokazuj retencję w każdej płatności

   Osobna linijka w potwierdzeniu płatności z procentem i narastającą kwotą zatrzymaną.

5. Prowadź rejestr dla każdego podwykonawcy

   Budowa, kwota zatrzymana, zdarzenie zwrotu, data i informacja, czy już oddano.

6. Odbierz robotę na piśmie

   Lista wad, zdjęcia i data ich usunięcia. To podstawa, żeby oddać retencję albo jej części nie oddać.

7. Oddaj w terminie

   Gdy zdarzenie nastąpi, rozlicz retencję w najbliższej płatności i pilnuj terminów pism tak jak przy waluacji.

Jeśli prowadzisz rozliczenia sam, zacznij od tego, jak wygląda waluacja na budowie po stronie klienta, i przenieś te same zasady na podwykonawców. Zapisy o retencji najlepiej ustalić na etapie, na którym powstaje umowa podwykonawcza.

Najczęstsze błędy

• Retencja bez zapisu w umowie

  Zatrzymujesz procent „bo tak się robi”, a umowa milczy. Podwykonawca może żądać całej kwoty.

• Inne zdarzenia zwrotu u klienta i u Ciebie

  Podwykonawcy oddajesz wcześniej, niż klient oddaje Tobie, i finansujesz różnicę sam.

• Zwrot uzależniony od klienta

  Zapis „oddamy, gdy nam oddadzą” jest nieskuteczny, poza niewypłacalnością płacącego wyżej.

• Brak rejestru retencji

  Po kilku budowach nie wiesz, ile i komu jesteś winien, a podwykonawca ma te liczby w swojej tabeli.

• Wyższa stawka niż u klienta

  Podwykonawca to widzi, dolicza ryzyko do ceny albo zaczyna spór przy pierwszej płatności.

• Retencja jako kara za wady

  Potrącenie za wadę to osobna sprawa. Przy umowie objętej ustawą wymaga skutecznego pay less notice.

Pytania

To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.