Co to jest waluacja na budowie? Przewodnik po polsku

Pierwsza większa robota w Anglii. W umowie stoi „monthly valuations”, a QS klienta pyta, kiedy wyślesz „your first valuation”. W Polsce wystawiłbyś fakturę za etap i po sprawie. Tu okazuje się, że faktura to za mało, że trzeba podać procent wykonania każdej pozycji, odjąć retencję i to, co już zapłacono. Jeśli zastanawiasz się, co to jest waluacja na budowie, ten przewodnik wyjaśnia to po polsku, krok po kroku, bez prawniczego języka.

Co to jest waluacja na budowie

Waluacja to wycena robót wykonanych do określonego dnia. Robi się ją zwykle co miesiąc albo po każdym etapie, tak jak mówi umowa. Wykonawca wysyła ją klientowi jako aplikację o płatność (application for payment). Klient albo jego QS sprawdza ją i mówi, ile zapłaci.

Najważniejsza zasada: waluacja jest narastająca. Nie liczysz tylko tego, co zrobiłeś w tym miesiącu. Liczysz wszystko, co zrobiłeś od początku budowy, a potem odejmujesz to, co już dostałeś. Dzięki temu każdy błąd z poprzedniego miesiąca można poprawić w następnym.

Z czego składa się waluacja

• Roboty z kosztorysu

  Każda pozycja z umowy z procentem wykonania na dzień waluacji. Pozycja za kwotę A wykonana w 40% daje 40% z A.

• Wariacje

  Zatwierdzone roboty dodatkowe i zmiany, wycenione według zasad z umowy. Więcej o tym, czym są wariacje, przeczytasz u nas.

• Materiały na budowie

  W umowach JCT materials on site zwykle wchodzą do waluacji, jeśli dotarły na budowę we właściwym czasie i są zabezpieczone.

• Materiały poza budową

  Materiały poza budową (off-site) wchodzą do waluacji tylko wtedy, gdy umowa tak mówi. Sprawdź to przed pierwszą waluacją.

• Retencja

  Część kwoty, którą klient zatrzymuje jako zabezpieczenie. Ustawa nie podaje stawki, wysokość i zwrot wynikają z Twojej umowy.

• Poprzednie płatności

  Wszystko, co już zostało zapłacone albo poświadczone w poprzednich waluacjach. Odejmujesz to na końcu.

Wzór wygląda tak: roboty plus wariacje plus materiały daje wartość brutto. Od niej odejmujesz retencję R%, a potem poprzednie płatności. Wynik to kwota do zapłaty w tym okresie.

Kto co robi

Wykonawca przygotowuje waluację i wysyła aplikację. Płacący wystawia payment notice, czyli pismo z kwotą, którą zapłaci, i podstawą jej wyliczenia. W umowach JCT certyfikat okresowy (interim certificate) wystawia architekt albo contract administrator i to on pełni rolę payment notice. Przy małych robotach dla klientów prywatnych często nie ma ani architekta, ani QS-a, więc klient odpowiada sam albo wcale.

Waluacja na budowie a terminy płatności

Terminy zależą od umowy i od tego, czy umowa jest objęta Construction Act, czyli Housing Grants, Construction and Regeneration Act 1996. Ustawa zwykle nie obejmuje robót u osoby prywatnej w domu, w którym ta osoba mieszka albo zamierza mieszkać (residential occupier). Wtedy wszystkie terminy i zasady płatności zależą od Twojej umowy.

Jeśli umowa jest objęta ustawą, ale nie ma zasad płatności z nią zgodnych, stosuje się Scheme for Construction Contracts:

• Due date, czyli dzień wymagalności, to 7 dni po końcu okresu albo po złożeniu aplikacji, co nastąpi później.

• Payment notice płacący wystawia najpóźniej 5 dni po due date. Podaje w nim kwotę i podstawę jej wyliczenia.

• Final date for payment, czyli ostateczny termin zapłaty, to 17 dni po due date. Do tego dnia płacący ma zapłacić.

• Pay less notice, jeśli płacący chce zapłacić mniej, musi przyjść najpóźniej 7 dni przed final date, z kwotą i podstawą.

Gdy płacący nie wystawi payment notice, kwotą do zapłaty staje się kwota z Twojej aplikacji. Bez skutecznego pay less notice płaci się kwotę z noty do final date. Dlatego waluacja wysłana na czas i we właściwej formie to Twoja najlepsza ochrona.

Co zrobić krok po kroku

1. Sprawdź umowę

   Szukaj okresu waluacji, dnia, w którym ją wysyłasz, do kogo ją wysyłasz, stawki retencji i zasad dla materiałów. Każdy termin bierz z Twojej umowy.

2. Przygotuj listę pozycji

   Weź pozycje z kosztorysu, który był podstawą umowy. Każda pozycja ma swoją wartość. Jeśli kosztorys był ogólny, rozbij go na etapy, zanim zaczniesz budowę.

3. Oceń procent wykonania na dzień waluacji

   Pozycja po pozycji. Rób zdjęcia z datą, bo to Twój dowód, gdy QS klienta zakwestionuje procent.

4. Dodaj zatwierdzone wariacje

   Tylko te, które klient zaakceptował albo które wynikają z instrukcji. Wariacje czekające na akceptację pokaż osobno, jako informację.

5. Dodaj materiały na budowie

   Tylko dostarczone i zabezpieczone, ze zdjęciem i fakturą od dostawcy. Materiały poza budową tylko wtedy, gdy umowa na to pozwala.

6. Odejmij retencję i poprzednie płatności

   Retencja R% z wartości brutto, potem suma wszystkiego, co już zostało zapłacone albo poświadczone.

7. Wyślij na czas

   Do osoby wskazanej w umowie, w formie, której wymaga umowa. Zachowaj potwierdzenie wysłania.

8. Pilnuj odpowiedzi

   Zapisz w kalendarzu due date, termin payment notice i final date. Jeśli przyjdzie pay less notice, sprawdź, czy przyszedł na czas i czy podaje podstawę.

Jeśli chcesz, żeby ktoś prowadził to za Ciebie co miesiąc, zobacz, jak wygląda waluacja na budowie prowadzona przez nas.

Najczęstsze błędy

• Faktura zamiast waluacji

  Sama faktura bez rozbicia na pozycje daje klientowi pretekst, żeby jej nie zaakceptować albo obciąć bez wyjaśnienia.

• Liczenie tylko bieżącego miesiąca

  Waluacja jest narastająca. Liczysz całość od początku i odejmujesz poprzednie płatności.

• Procent „na oko”

  Bez zdjęć i krótkiego opisu trudno obronić procent, gdy QS klienta go obetnie. Rób zdjęcia z datą.

• Wariacje bez akceptacji wliczone do kwoty

  Klient je odrzuci i przy okazji zakwestionuje resztę. Pokaż je osobno.

• Spóźniona aplikacja

  W Scheme due date liczy się od złożenia aplikacji, gdy to nastąpi po końcu okresu. Spóźnienie przesuwa zapłatę.

• Zapominanie o retencji

  Retencja nie wraca sama. Zapisz termin zwrotu z umowy w kalendarzu i upomnij się o nią na czas.

Pytania

To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.