Application for payment: jak napisać, żeby klient zapłacił

Wysyłasz klientowi maila: „Hi, please pay for this month, thanks”. Klient odpisuje po dwóch tygodniach, że jego QS „nie widzi podstawy” i zapłaci, jak dostanie rozbicie. Tymczasem Ty masz ludzi do opłacenia. Problem nie leży w robocie, tylko w piśmie. Ten wpis to interim application for payment po polsku, czyli aplikacja o płatność w trakcie budowy wyjaśniona tak, żebyś wiedział, co do niej wpisać, kiedy ją wysłać i dlaczego dobra aplikacja to połowa drogi do pieniędzy.

Interim application for payment po polsku: co to jest

Aplikacja o płatność to pismo, w którym wykonawca mówi klientowi: tyle robót wykonałem do tego dnia, tyle mi się należy i tak to policzyłem. Podstawą jest waluacja, czyli wycena robót wykonanych narastająco od początku budowy. Aplikację wysyłasz w okresach i w terminach z Twojej umowy, zwykle co miesiąc albo po etapie.

Dobra aplikacja ma znaczenie z prostego powodu. Przy umowie objętej Construction Act płacący wystawia payment notice najpóźniej 5 dni po due date. Jeśli tego nie zrobi, kwotą do zapłaty staje się kwota z Twojej aplikacji (albo z Twojego default payment notice). Jeśli chce zapłacić mniej, musi wysłać pay less notice przed terminem z umowy i podać kwotę oraz podstawę wyliczenia. Bez skutecznego pay less notice płaci się kwotę z noty do final date. Innymi słowy: aplikacja wysłana na czas i porządnie policzona przenosi ciężar na klienta. To on musi się tłumaczyć, dlaczego płaci mniej.

Construction Act zwykle nie obejmuje robót u osoby prywatnej w domu, w którym ta osoba mieszka albo zamierza mieszkać (residential occupier). Wtedy te zasady nie działają z mocy ustawy i wszystko zależy od umowy. Dlatego przy klientach prywatnych zapisz w umowie, kiedy wysyłasz aplikację, w jakim terminie klient odpowiada i kiedy płaci.

Co musi być w aplikacji

• Dane stron i budowy.Kto wysyła, do kogo, jaka budowa, jaka umowa.
• Numer aplikacji i dzień, do którego liczysz.Na przykład aplikacja nr 3, roboty do końca miesiąca. Numer pozwala klientowi i Tobie od razu zobaczyć, o którą chodzi.
• Wartość robót pozycja po pozycji.Każda pozycja z kosztorysu z procentem wykonania. Pozycja za kwotę A wykonana w 60% to 60% z A.
• Wariacje.Osobno, z numerem i opisem. Zatwierdzone wliczasz do kwoty, czekające pokazujesz jako informację.
• Materiały na budowie.Jeśli umowa na to pozwala, z opisem i zdjęciem.
• Wartość brutto.Suma robót, wariacji i materiałów.
• Retencja.R% z wartości brutto, stawka z Twojej umowy.
• Poprzednie płatności.Suma tego, co już zostało zapłacone albo poświadczone.
• Kwota, o którą prosisz.Wartość brutto minus retencja minus poprzednie płatności.
• Podstawa wyliczenia.Jedno zdanie, jak doszedłeś do kwoty, plus zdjęcia i rozbicie w załączniku.

Jak napisać i wysłać aplikację krok po kroku

1. Ustal terminy z umowy.Kiedy kończy się okres, kiedy wysyłasz aplikację, do kogo i w jakiej formie. Jeśli umowa objęta ustawą nie ma takich zasad, stosuje się Scheme for Construction Contracts: due date to 7 dni po końcu okresu albo po złożeniu aplikacji, co nastąpi później, a final date for payment to 17 dni po due date.
2. Zrób obchód budowy w dniu waluacji.Pozycja po pozycji, z telefonem w ręku. Zdjęcia z datą to Twój dowód procentu wykonania.
3. Policz narastająco.Nie tylko ten miesiąc, tylko wszystko od początku. Stąd wartość brutto.
4. Dodaj wariacje i materiały.Każda wariacja z numerem. Materiały tylko te, które umowa pozwala wliczyć.
5. Odejmij retencję i poprzednie płatności.Pokaż obie kwoty osobno, żeby klient widział, skąd bierze się wynik.
6. Napisz krótkie pismo przewodnie po angielsku.Tytuł „Interim Application for Payment No. [numer]”, budowa, okres, kwota, o którą prosisz, i zdanie o podstawie wyliczenia. Rozbicie w załączniku.
7. Wyślij na czas i zachowaj dowód.Do osoby wskazanej w umowie. Spóźniona aplikacja w Scheme przesuwa due date, a z nim wszystkie Twoje pieniądze.
8. Zapisz terminy w kalendarzu.Due date, termin payment notice, termin pay less notice, final date.
9. Sprawdź odpowiedź klienta.Payment notice albo pay less notice: czy przyszedł na czas, czy podaje kwotę i podstawę. Jeśli kwota nie jest zapłacona do final date i nie było skutecznego pay less notice, możesz wstrzymać roboty po pisemnym zawiadomieniu z co najmniej 7-dniowym wyprzedzeniem, z podaniem powodu.

W programie, w którym prowadzimy rozliczenia, aplikacja liczy się z pozycji kosztorysu, a terminy z umowy trafiają do kalendarza same. Zobacz, jak wygląda waluacja na budowie prowadzona przez nas.

Najczęstsze błędy

• Jedna kwota bez rozbicia.Klient nie wie, za co płaci, więc łatwo mu obciąć kwotę albo czekać na wyjaśnienia.
• Liczenie tylko bieżącego miesiąca.Aplikacja jest narastająca. Inaczej po kilku miesiącach nikt nie wie, ile naprawdę zrobiono i ile zapłacono.
• Brak podstawy wyliczenia.Samo „please pay” to nie aplikacja. Kwota musi mieć wyliczenie.
• Wysyłanie do niewłaściwej osoby.Jeśli umowa mówi, że aplikacja idzie do architekta albo contract administratora, mail do klienta może nie wystarczyć.
• Wariacje bez akceptacji w kwocie głównej.Klient je odrzuci i przy okazji zakwestionuje resztę. Pokaż je osobno.
• Brak reakcji na brak payment notice.Jeśli klient nie wystawił payment notice w terminie, przy umowie objętej ustawą kwotą do zapłaty staje się kwota z Twojej aplikacji. Kto o tym nie wie, czeka na decyzję, której nie musi czekać.

Pytania

To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.