Klient potrąca pieniądze za wady. Kiedy może, a kiedy nie

Wysyłasz waluację albo fakturę na kwotę A. Klient płaci A minus spory kawałek i dopisuje w e-mailu jedno zdanie: „potrąciłem za krzywe płytki i drzwi, które się nie domykają”. Bez listy, bez zdjęć, bez wyliczenia. Ty wiesz, że płytki są w porządku, a drzwi wymagają pięciu minut regulacji. Kiedy klient potrąca z faktury za wady, nie zawsze ma do tego prawo. Czasem ma, ale tylko w określonej formie i w określonym terminie. Od tego, czy te warunki spełnił, zależy, ile musi zapłacić teraz.

Kiedy klient potrąca z faktury za wady zgodnie z zasadami

Odpowiedź zależy od tego, kim jest klient i co mówi Wasza umowa.

Umowa objęta Construction Act

Przy umowach z firmami, deweloperami i właścicielami, którzy nie mieszkają w budowanym lokalu, zwykle działa Construction Act, czyli Housing Grants, Construction and Regeneration Act 1996, zmieniony w 2011. Wtedy obowiązują jasne zasady:

• Payment notice

  Płacący wystawia go najpóźniej 5 dni po due date. Bez niego kwotą do zapłaty jest kwota z Twojej aplikacji albo default payment notice.

• Termin pay less notice

  Kto chce zapłacić mniej niż kwota z noty, wysyła go przed terminem z umowy, a w Scheme najpóźniej 7 dni przed final date.

• Treść pay less notice

  Pismo musi podać kwotę i podstawę jej wyliczenia. Ogólne „za wady” bez żadnego wyliczenia to za mało.

• Brak skutecznego pisma

  Bez skutecznego pay less notice płaci się kwotę z noty (notified sum) do final date. To Twój najmocniejszy argument.

Czyli: klient może zapłacić mniej z powodu wad, ale musi to zrobić pismem, na czas, z kwotą i wyliczeniem. Potrącenie bez takiego pisma albo z pismem spóźnionym może nie mieć mocy. Szczegóły o tym piśmie znajdziesz na stronie o tym, czym jest pay less notice.

Nie znaczy to, że wady przestają się liczyć. Trzeba je wyjaśnić i usunąć, ale to osobna sprawa od tego, ile klient musi zapłacić w tej płatności.

Klient prywatny w swoim domu

Construction Act zwykle nie obejmuje umowy z osobą prywatną o roboty w domu, w którym ona mieszka albo zamierza mieszkać (residential occupier). Wtedy wszystko zależy od umowy. Sprawdź w niej:

• Zgłaszanie wad

  Czy klient musi zgłaszać wady na piśmie i w jakim terminie powinien to zrobić?

• Prawo do naprawy

  Czy masz prawo usunąć wadę sam, zanim klient obciąży Cię kosztami jej naprawy?

• Okres usuwania wad

  Czy umowa przewiduje okres usuwania wad i jak długo on trwa według umowy?

• Retencja

  Czy w umowie jest retencja i na co klient może ją przeznaczyć, gdy pojawią się wady?

W wielu umowach to właśnie retencja ma zabezpieczać klienta na czas usuwania wad. Jeśli umowa przewiduje retencję R% z każdej płatności, a klient do tego potrąca jeszcze osobno za wady, zapytaj, czy nie zabezpiecza się dwa razy na to samo.

Jeśli umowa nic o wadach nie mówi, sprawa robi się trudniejsza i rozstrzyga się na dowodach: kto ma lepsze zdjęcia, wiadomości i wyliczenie.

Co zrobić krok po kroku

1. Poproś o wszystko na piśmie

   Lista wad, kwota za każdą, sposób wyliczenia. Bez tego nie wiesz, z czym się zgadzasz, a z czym nie.

2. Sprawdź terminy i pisma

   Przy umowie objętej ustawą: czy przyszedł payment notice, czy przyszedł pay less notice, kiedy, czy podaje kwotę i podstawę. Przy kliencie prywatnym: co mówi umowa o zgłaszaniu wad i potrąceniach.

3. Obejrzyj każdą wadę na miejscu

   Zrób zdjęcia. Oceń, czy to faktycznie wada, czy zmiana gustu klienta, czy uszkodzenie zrobione przez kogoś innego, na przykład przez inną ekipę albo przy przeprowadzce.

4. Zaproponuj naprawę

   Jeśli wada jest prawdziwa, zaproponuj termin naprawy. Często naprawa kosztuje Cię mniej niż potrącenie, a klient traci argument.

5. Sprawdź wysokość potrącenia

   Przykład: drzwi wewnętrzne to w kosztorysie pozycja za kwotę D, a klient potrąca za jedną regulację zawiasów więcej niż D. Potrącenie większe niż wartość całej pozycji wymaga bardzo dobrego uzasadnienia.

6. Odpisz punkt po punkcie

   Krótko, po angielsku, z numerami wad, zdjęciami i Twoim stanowiskiem przy każdej pozycji: zgoda, naprawa w terminie albo brak zgody z powodem.

7. Żądaj kwoty z noty, jeśli nie było skutecznego pay less notice

   Przy umowie objętej ustawą wyślij wezwanie na brakującą kwotę. Jeśli nie zapłaci, masz wstrzymanie robót po pisemnym zawiadomieniu z co najmniej 7-dniowym wyprzedzeniem i adjudication.

Przykład: dobudowa dla klienta prywatnego w domu, w którym mieszka. Waluacja na kwotę A, klient płaci 80% z A „za wady”. Wykonawca prosi o listę, dostaje trzy punkty, z których dwa okazują się drobną regulacją, a trzeci to rysa na parapecie zrobiona przez firmę od kuchni. Umowa daje wykonawcy prawo usunięcia wad w okresie usuwania wad. Wykonawca reguluje drzwi, odpisuje na trzeci punkt ze zdjęciem z dnia montażu i żąda brakujących 20% z A.

Jeśli nie wiesz, jak odpowiedzieć na pismo od klienta albo jego QS-a, QS po polsku przygotuje odpowiedź pozycja po pozycji.

Najczęstsze błędy

• Zgoda na potrącenie przez telefon

  Mówisz „dobra, odejmij”, a potem nie da się tego cofnąć. Najpierw pismo i wyliczenie, potem decyzja.

• Ignorowanie terminów

  Nie sprawdzasz, czy pay less notice przyszedł na czas według umowy, i tracisz w ten sposób najmocniejszy argument.

• Brak zdjęć z odbioru

  Bez zdjęć z dnia zakończenia robót trudno potem udowodnić, że uszkodzenie powstało później, już po odbiorze.

• Brak propozycji naprawy

  Nie proponujesz usunięcia wady, a klient może potem mówić, że nie reagowałeś, więc musiał potrącić.

• Kłótnia zamiast wyliczenia

  Emocjonalne e-maile nic nie dają. Klient, jego QS albo adjudicator patrzą na liczby i dokumenty.

• Umowa bez zapisów o wadach

  Przy kliencie prywatnym decyduje umowa. Umowa budowlana w UK powinna mówić, jak zgłasza się wady i kto je usuwa.

Pytania

To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.