Variation order: wzór po angielsku z wyjaśnieniem po polsku

Klient prosi o dodatkowy świetlik w dachu. Zgadzasz się, ustalacie cenę przy kawie, robota idzie dalej. Dwa miesiące później klient pamięta inną kwotę, a Ty nie masz nic na piśmie. Mógłbyś wysłać e-mail, ale nie wiesz, jak to ładnie napisać po angielsku, więc odkładasz. Prosty variation order, czyli pismo o zmianie, rozwiązuje ten problem w pięć minut. Poniżej znajdziesz variation order wzór po angielsku, gotowy do przepisania, z wyjaśnieniem po polsku, co oznacza każda linia.

Co to jest variation order

Variation order to pismo, które opisuje zmianę zakresu robót: co się zmienia, ile kosztuje, jak wpływa na termin i kto ją zatwierdził. Na większych budowach zmianę zleca zwykle osoba wskazana w umowie, np. architekt albo contract administrator, i to ona wystawia pismo. Przy małych robotach dla klientów prywatnych nikogo takiego nie ma. Wtedy pismo przygotowujesz Ty, a klient je podpisuje albo potwierdza e-mailem.

Nazwa nie jest najważniejsza. Możesz spotkać „variation order”, „change order” albo „variation instruction”. Liczy się treść i to, że druga strona ją zaakceptowała, zanim zacząłeś robotę.

Construction Act zwykle nie obejmuje robót u osoby prywatnej w domu, w którym ona mieszka albo zamierza mieszkać (residential occupier). Wtedy to, jak zleca się i płaci za zmiany, zależy tylko od Waszej umowy. Jeśli umowa nic o tym nie mówi, podpisany variation order jest często jedynym dowodem, na co się umówiliście.

Variation order wzór: co musi być w piśmie

• Numer i data

  Każda zmiana ma swój numer: VO 1, VO 2 i tak dalej. Dzięki temu w waluacji od razu wiadomo, o którą chodzi.

• Opis zmiany

  Co dokładnie robisz, gdzie, z jakiego materiału i w jakim wymiarze. Tak, żeby obca osoba zrozumiała zakres.

• Kto zlecił i dlaczego

  Klient, architekt, a może zmiana wynika z warunków na budowie. Dopisz, że tego nie było w ofercie.

• Cena z rozbiciem

  Kwota zmiany i podstawa: stawki z kosztorysu albo nowa stawka z robocizną, materiałami i narzutem.

• Wpływ na termin

  O ile dni zmiana wydłuża robotę. Jeśli nie wydłuża, też to napisz, żeby nie było później dyskusji.

• Akceptacja klienta

  Podpis albo e-mail z potwierdzeniem, imię i nazwisko oraz data. Bez tego masz tylko własną notatkę.

Wzór po angielsku: przykład wypełnionego pisma

Przykład dotyczy dobudowy u klienta prywatnego w północnym Londynie. Kwotę zastępuje litera A. U siebie wpisz kwotę z wyceny.

Variation Order No. 4

Project: Single storey rear extension, private house, North London.

Date issued: 12 May.

Requested by: The Client, at the site meeting on 10 May.

Description: Supply and fit one additional roof light in the flat roof, including trimming of joists, flashing and making good to the ceiling.

Reason: Client request. Not included in our quotation dated 3 February.

Price: A, excluding VAT, as per the attached breakdown (labour, materials, scaffolding, overheads and profit).

Effect on programme: Two working days added to the completion date.

Payment: To be included in the next interim valuation.

Client approval: I confirm the above variation and agree to the price and time stated. Signed, name, date.

Co oznacza każda linia

„Requested by” zapisuje, kto i kiedy poprosił o zmianę. „Reason” pokazuje, że to robota spoza oferty, a nie Twoja poprawka. „Price” z odesłaniem do rozbicia ceny chroni Cię przed zarzutem, że kwota jest wzięta z sufitu. „Effect on programme” to Twoja ochrona przed pretensjami o spóźnienie. „Payment” mówi, kiedy zmiana zostanie zapłacona, a „Client approval” zamienia Twoją propozycję w ustalenie.

Jeśli klient poprawi coś w piśmie, np. obniży cenę albo skróci termin, nie zaczynaj robót na starej wersji. Wyślij poprawione pismo z tym samym numerem i dopiskiem „Rev A” i poczekaj na akceptację nowej wersji. Wtedy w rejestrze zawsze wiesz, która cena obowiązuje.

Jak używać wzoru krok po kroku

1. Zapisz prośbę od razu

   Tego samego dnia nadaj zmianie numer i zrób zdjęcie miejsca, którego dotyczy, jeszcze przed robotą.

2. Wyceń zmianę

   Użyj stawek z kosztorysu albo zbuduj nową stawkę. Rozbicie ceny dołącz do pisma jako osobną stronę.

3. Wypełnij wzór

   Krótko i konkretnie. Opis ma być zrozumiały bez rozmowy, a cena i termin podane wprost, bez „około”.

4. Wyślij do akceptacji

   E-mailem, do osoby, która według umowy zatwierdza zmiany. Poproś o odpowiedź albo podpis.

5. Zacznij po akceptacji

   Gdy robota nie może czekać, zacznij, ale tego samego dnia wyślij pismo i dopilnuj odpowiedzi.

6. Prowadź rejestr

   Lista wszystkich numerów: zatwierdzone, czekające, odrzucone. Zatwierdzone dopisuj do najbliższej waluacji.

Jeśli wolisz, żeby pisma o zmianach przygotowywał ktoś za Ciebie, zobacz, jak prowadzimy wariacje dla naszych klientów. Zatwierdzone zmiany trafiają u nas od razu do tego, co klient dostaje jako waluacja na budowie.

Najczęstsze błędy

• Opis w jednym słowie

  „Extra window” nie mówi nic o rozmiarze, materiale ani miejscu. Opisz zmianę tak, żeby nie dało się jej źle zrozumieć.

• Cena bez podstawy

  Sama kwota bez rozbicia wygląda na wziętą z sufitu. Dołącz rozbicie albo odeślij do stawek z kosztorysu.

• Pominięty termin

  Brak linii o czasie daje klientowi argument, że zmiana nie miała wpływu na zakończenie budowy.

• Brak odpowiedzi klienta

  Pismo wysłane bez potwierdzenia to tylko Twoja propozycja. Dopilnuj podpisu albo e-maila zwrotnego.

• Pismo po fakcie

  Variation order wysłany po skończonej robocie to już rachunek, a nie propozycja. Klient ocenia go dużo surowiej.

• Zmiana bez numeru w waluacji

  W waluacji stoi „extras” bez numerów. Klient nie wie, za co płaci, i wstrzymuje całą kwotę.

Pytania

To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.