Wariacja ustalona ustnie. Czy klient musi za nią zapłacić

Klient wychodzi rano do pracy i rzuca w drzwiach: „Dajcie jednak drewnianą podłogę zamiast paneli, dopłacę”. Kiwasz głową, zamawiasz deski, kładziesz. Przy płatności klient mówi, że różnica w cenie jest za wysoka, a w ogóle to „pytał tylko, ile by to kosztowało”. Nie masz nic na piśmie. Pytanie, czy wariacja ustna czy pisemna ma znaczenie, wraca na każdej budowie. Krótka odpowiedź: ustalenie słowne nie jest z góry nic niewarte, ale musisz je udowodnić. A to bywa bardzo trudne.

Wariacja ustna czy pisemna: co decyduje

Najpierw umowa. Sprawdź, co mówi o zmianach: kto może je zlecać, w jakiej formie i jak się je wycenia. Jeśli umowa wymaga, żeby każda zmiana była zlecona na piśmie, ustne ustalenie stawia Cię w dużo słabszej pozycji. Jeśli umowa nic o tym nie mówi albo jej nie ma, liczy się to, na co się umówiliście i co da się wykazać.

Potem dowody. Spór o ustną wariację to prawie zawsze spór o fakty: czy klient prosił, o co dokładnie, czy znał cenę i czy się na nią zgodził. Sąd albo adjudicator nie zgaduje. Patrzy na wiadomości, zdjęcia, świadków i zachowanie stron.

Ustawa a umowy ustne

Construction Act, czyli Housing Grants, Construction and Regeneration Act 1996, w pierwotnej wersji dotyczył tylko umów na piśmie. Ten przepis (art. 107) uchylono zmianami z Local Democracy, Economic Development and Construction Act 2009, które weszły w życie w 2011. Od tego czasu zasady płatności z ustawy dotyczą też umów budowlanych zawartych ustnie albo częściowo ustnie.

Construction Act zwykle nie obejmuje jednak robót u osoby prywatnej w domu, w którym ona mieszka albo zamierza mieszkać (residential occupier). Wtedy wszystko zależy od umowy i od tego, co udowodnisz. Ustawa nie rozstrzyga też, czy konkretna zmiana została zlecona i za jaką cenę. To zawsze kwestia dowodów.

Co pomoże udowodnić ustne ustalenie

• Wiadomość po rozmowie

  E-mail albo SMS wysłany tego samego dnia, z opisem zmiany i ceną. Brak sprzeciwu klienta też coś mówi.

• Wybór materiału przez klienta

  Klient sam wybrał deski, płytki albo kolor. Zdjęcie z hurtowni albo jego wiadomość to mocny ślad.

• Świadkowie na budowie

  Twój pracownik albo podwykonawca słyszał rozmowę. Zapisz od razu, kto był obecny i co padło.

• Zdjęcia z datą

  Stan przed zmianą i po niej. Pokazują, że klient widział robotę w trakcie i nie protestował.

• Faktury za materiał

  Zakup zrobiony zaraz po rozmowie potwierdza, że działałeś na podstawie konkretnej prośby klienta.

• Częściowa zapłata

  Jeśli klient zapłacił część za zmianę, trudno mu potem twierdzić, że o nic nie prosił i nic nie zamawiał.

Jak zamienić ustalenie ustne w pisemne krok po kroku

1. Wyślij potwierdzenie tego samego dnia

   Krótki e-mail albo wiadomość: co ustaliliście, ile kosztuje, kiedy zaczynasz.

2. Pisz konkretnie

   Opis zmiany, materiał, cena albo sposób wyceny i wpływ na termin. Ogólne „jak rozmawialiśmy” nie wystarczy.

3. Poproś o odpowiedź

   Zakończ prośbą o potwierdzenie. Odpowiedź „OK” albo „go ahead” to już ślad na piśmie.

4. Zacznij po odpowiedzi

   Jeśli robota nie może czekać, zacznij, ale zapisz, że klient nie odpowiedział, i wyślij przypomnienie.

5. Nadaj zmianie numer

   Dopisz ją do rejestru zmian z datą rozmowy, datą wiadomości i datą odpowiedzi klienta.

6. Wpisz do waluacji

   Zatwierdzoną zmianę dopisz do najbliższej waluacji. Niezatwierdzoną pokaż osobno, jako czekającą.

Po angielsku wystarczy kilka zdań. Na przykład: „Further to our conversation on site today, you asked us to replace the laminate flooring with solid oak. The additional cost is A, as per the attached breakdown. This adds one working day. Please reply to confirm before we order the materials.”

Przykład: remont domu klienta prywatnego pod Oksfordem. Klient prosi słownie o zmianę paneli na deski. Wykonawca jeszcze tego samego dnia wysyła wiadomość z opisem i ceną. Klient odpisuje „OK, go ahead”. Przy płatności klient próbuje obniżyć dopłatę, ale wykonawca pokazuje wiadomość i odpowiedź. Rozmowa kończy się w pięć minut.

A co, jeśli klient nie odpowiada na Twoją wiadomość? Brak odpowiedzi to słabsze potwierdzenie niż „OK”, ale wiadomość wysłana w dniu rozmowy i tak pokazuje, co i kiedy ustaliliście. Wyślij przypomnienie po dwóch, trzech dniach. Przy większej zmianie poczekaj z zamówieniem materiału, aż klient odpisze. Lepiej stracić dwa dni niż zostać z deskami, za które nikt nie chce zapłacić.

Najlepiej, żeby zasady zmian były w umowie przed startem: kto zleca, w jakiej formie i jak się wycenia. Zobacz, co powinna zawierać umowa budowlana w UK. A jeśli chcesz, żeby ktoś pilnował zmian za Ciebie, zobacz, jak prowadzimy wariacje.

Najczęstsze błędy

• „Dogadamy się później”

  Bez ceny ustalonej przed robotą każda kwota po fakcie wydaje się klientowi za wysoka i łatwo ją podważyć.

• Brak wiadomości po rozmowie

  Rozmowa bez śladu na piśmie to słowo przeciwko słowu. Pięć minut na e-mail oszczędza tygodnie sporu.

• Robota na polecenie złej osoby

  Zmianę zleca ktoś, kto według umowy nie może tego robić. Potem klient mówi, że nic nie zlecał.

• Zbieranie dowodów po sporze

  Po kilku miesiącach nikt nie pamięta szczegółów. Zdjęcia i notatki rób w dniu rozmowy, nie później.

• Groźby zamiast pisma

  Wiadomość w stylu „nie zapłacisz, to rozbiorę” szkodzi Ci bardziej niż brak dowodu. Pisz spokojnie i krótko.

• Kilka zmian w jednej kwocie

  Ustne zmiany liczone razem, bez podziału. Gdy klient zakwestionuje jedną, podważa wszystkie naraz.

Pytania

To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.