CIS dla głównego wykonawcy: Twoje obowiązki

Przez lata pracowałeś jako podwykonawca i CIS znałeś z jednej strony: ktoś potrącał Ci 20% z faktury. Teraz bierzesz pierwszą dobudowę jako główny wykonawca. Elektryk, hydraulik i ekipa od dachu wystawiają faktury Tobie. I nagle to Ty masz potrącać, przelewać do HMRC i składać zeznania co miesiąc. CIS contractor, obowiązki i terminy: to lista rzeczy, które trzeba ustawić, zanim zapłacisz pierwszemu podwykonawcy. Poniżej zasady z gov.uk po polsku. Szczegóły zależą od Twojej firmy, więc ustawienia potwierdź z księgową.

CIS contractor: obowiązki według gov.uk

Według gov.uk musisz zarejestrować się w CIS jako contractor, jeśli płacisz podwykonawcom za roboty budowlane. Możesz być jednoosobową firmą, spółką osobową albo spółką z ograniczoną odpowiedzialnością. Firma spoza budownictwa też musi się zarejestrować, gdy w ciągu 12 miesięcy od pierwszej płatności wyda na budowę ponad £3 000 000.

Gov.uk wymienia zasady, których contractor musi przestrzegać:

• Rejestracja przed pierwszym podwykonawcą

  Rejestrujesz się w CIS, zanim zatrudnisz pierwszego podwykonawcę, a nie po pierwszej fakturze.

• Sprawdzenie statusu zatrudnienia

  Sprawdzasz, czy dana osoba nie powinna być Twoim pracownikiem. Za błąd w tej sprawie grozi kara.

• Weryfikacja w HMRC

  Przed płatnością sprawdzasz w HMRC, czy podwykonawca jest zarejestrowany w CIS i jaką stawkę mu potrącić.

• Potrącenia i zapłata do HMRC

  Z płatności dla podwykonawcy zwykle potrącasz część kwoty i co miesiąc przekazujesz ją do HMRC.

• Zeznania i dokumenty

  Składasz miesięczne zeznania i prowadzisz pełną dokumentację CIS. Brak którejś z tych rzeczy grozi karą.

• Zmiany w firmie

  Zgłaszasz do HMRC zmianę adresu i formy firmy, na przykład przejście z jednoosobowej działalności na spółkę.

Jak się rejestrujesz

Według gov.uk rejestracja contractora idzie tą samą drogą co rejestracja nowego pracodawcy. HMRC wysyła potem list z numerem referencyjnym pracodawcy (employer PAYE reference). Jeśli masz już pracowników na PAYE, Twój schemat staje się wspólnym schematem PAYE i CIS i płacisz jedną kwotą PAYE, National Insurance i potrącenia CIS.

Ile i od czego potrącasz

Stawki są trzy: 20% dla podwykonawcy zarejestrowanego w CIS, 30% dla niezarejestrowanego i 0% dla podwykonawcy z gross payment status. Gov.uk mówi, że potrącenie liczysz od kwoty faktury pomniejszonej o VAT, materiały kupione przez podwykonawcę, wynajem sprzętu (plant hire), paliwo poza paliwem na dojazdy, materiały zużywalne i koszt prefabrykacji. Poproś o rachunki. Jeśli ich nie ma, sam oszacujesz koszt materiałów.

Przykład z literami: faktura od dekarza na kwotę K, w tym VAT V i dachówki kupione przez dekarza M. Potrącenie liczysz od K minus V minus M. Przy zarejestrowanym podwykonawcy to 20% z tej różnicy. Resztę płacisz podwykonawcy, a potrącenie przekazujesz do HMRC.

Terminy co miesiąc

Miesiąc podatkowy trwa od 6. dnia jednego miesiąca do 5. dnia następnego. Potrącenia płacisz do HMRC do 22. dnia miesiąca, a przy płatności pocztą do 19. Podwykonawcy dajesz payment and deduction statement w ciągu 14 dni po końcu miesiąca podatkowego. Miesięczne zeznanie (monthly return) składasz do 19. dnia miesiąca po końcu miesiąca podatkowego. Gov.uk podaje przykład: za okres od 6 maja do 5 czerwca zestawienie i zeznanie muszą być gotowe do 19 czerwca. Dokumenty CIS trzymasz co najmniej 3 lata po końcu roku podatkowego, którego dotyczą.

Jak ustawić CIS jako contractor krok po kroku

1. Zarejestruj się przed pierwszą płatnością

   Zrób to, zanim przyjmiesz pierwszego podwykonawcę. Zapisz numer referencyjny pracodawcy z listu od HMRC.

2. Zbierz dane każdego podwykonawcy

   UTR, nazwa jak przy rejestracji, a do tego numer NI albo numer spółki. Bez nich nie zweryfikujesz nikogo.

3. Zweryfikuj przed pierwszym przelewem

   HMRC powie, jaką stawkę potrącić. Wynik i numer weryfikacji zapisz przy umowie z podwykonawcą.

4. Rozbij każdą fakturę

   Robocizna, materiały, sprzęt i VAT osobno. Poproś o rachunki za materiały, zanim policzysz potrącenie.

5. Płać netto i wydaj zestawienie

   Przelej podwykonawcy kwotę po potrąceniu i daj mu payment and deduction statement w ciągu 14 dni.

6. Złóż zeznanie i zapłać do HMRC

   Zeznanie do 19., potrącenia do 22. dnia miesiąca. Zapisz oba terminy w kalendarzu na cały rok.

7. Zgłoś miesiąc bez płatności

   Gdy nikomu nie płaciłeś, złóż zeznanie zerowe albo zgłoś do HMRC, że czasowo nie korzystasz z podwykonawców.

8. Trzymaj dokumenty w jednym miejscu

   Faktury, zestawienia, wyniki weryfikacji i zeznania. Co najmniej 3 lata po końcu roku podatkowego.

CIS zmienia to, ile płacisz każdemu podwykonawcy, więc musi być widoczny w ich rozliczeniach. Dlatego przy każdej waluacji na budowie dla podwykonawców pokazujemy potrącenie osobno, a kwota zgadza się z przelewem i z zestawieniem. Jeśli chcesz, żeby rozliczenia z podwykonawcami prowadził ktoś po polsku, zobacz, co robi polski QS w UK. Zeznania i podatek zostają u Twojej księgowej.

Najczęstsze błędy

• Płatność przed rejestracją

  Firma płaci pierwszemu podwykonawcy, a dopiero potem dowiaduje się, że jako contractor musi być w CIS.

• Brak weryfikacji nowego podwykonawcy

  Płacisz bez sprawdzenia w HMRC i nie wiesz, czy potrącić 20%, 30% czy nic.

• Potrącenie od całej faktury

  Liczysz 20% od kwoty z VAT i materiałami, a podwykonawca dostaje mniej, niż powinien, i ma do Ciebie pretensje.

• Brak zestawień dla podwykonawców

  Bez payment and deduction statement podwykonawca nie ma czym wykazać potrąceń w swoim rozliczeniu.

• Brak zeznania w miesiącu bez płatności

  Gdy nikomu nie płaciłeś, i tak składasz zeznanie zerowe albo zgłaszasz przerwę do HMRC.

• Podwykonawca, który jest pracownikiem

  Ktoś pracuje u Ciebie jak etatowiec, a Ty płacisz mu jak podwykonawcy. Grozi za to kara.

Pytania

To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.