Co to jest wariacja na budowie i dlaczego tracisz na niej pieniądze

Klient przychodzi na budowę w sobotę. „Skoro już tu jesteście, przesuńcie to okno o metr. I dajcie gniazdka w kuchni z drugiej strony.” Robisz, bo to drobiazg i nie chcesz psuć atmosfery. Potem jeszcze inne płytki w łazience, potem dodatkowy świetlik. Na końcu budowy wysyłasz rachunek za te zmiany, a klient jest zdziwiony: przecież „to było w cenie”. Jeśli zastanawiasz się, co to jest wariacja na budowie i dlaczego na niej tracisz, odpowiedź jest prosta. To wszystko, co zmienia zakres z umowy. A tracisz, bo robisz ją, zanim ktokolwiek ustali cenę.

Co to jest wariacja na budowie

Wariacja to każda zmiana zakresu, który był w umowie. W Polsce powiedziałbyś „roboty dodatkowe” albo „zmiana zakresu”. Na brytyjskiej budowie mówi się variation. Dotyczy nie tylko dodatkowej roboty, ale też zmiany materiału, kolejności albo usunięcia czegoś z zakresu.

• Dodatkowa robota

  Klient chce czegoś, czego nie było w kosztorysie: dodatkowego okna, gniazdek, ścianki działowej.

• Zmiana materiału

  Inne płytki, inna dachówka, inny standard drzwi. Zmienia się cena materiału, a często też robocizna.

• Zmiana kolejności lub sposobu

  Klient każe zrobić coś w innej kolejności albo inną metodą, niż zakładała Twoja wycena.

• Pominięcie (omission)

  Klient wykreśla część zakresu. Cena spada, ale Twoje koszty stałe na budowie zostają takie same.

W dobrej umowie jest zapisane, kto może zlecić zmianę, jak się ją wycenia i kiedy się za nią płaci. Wariacja wyceniona i zatwierdzona trafia do najbliższej waluacji, razem z resztą robót.

Jak wariacja ma się do płatności

Wariacja nie jest osobnym światem. To kolejna pozycja do zapłaty. Zatwierdzona wariacja zwykle wchodzi do waluacji, a waluacja ma swoje terminy płatności. Jeśli umowa jest objęta Construction Act, ale nie ma zasad płatności zgodnych z ustawą, terminy wynikają ze Scheme for Construction Contracts. Construction Act zwykle nie obejmuje robót u osoby prywatnej w domu, w którym ona mieszka albo zamierza mieszkać (residential occupier). Wtedy wszystko zależy od umowy: czy w ogóle mówi o zmianach, kto je zatwierdza i jak się je wycenia. Przy klientach prywatnych często nie mówi nic, i właśnie tam firmy tracą najwięcej.

Dlaczego tracisz pieniądze na wariacjach

Strata rzadko wynika z jednej dużej zmiany. Zwykle to kilkanaście drobnych, z których każda wyglądała na niewartą rozmowy.

Pierwszy powód: robota jest zrobiona, zanim jest cena. Gdy ściana już stoi, klient nie ma powodu się spieszyć z akceptacją. Drugi: brak zapisu. Po trzech miesiącach nikt nie pamięta, kto o co prosił. Trzeci: wycena bez czasu. Liczysz materiał i robociznę, a zapominasz, że budowa trwała przez zmianę dłużej i że przez ten czas płaciłeś za rusztowanie i kontener. Czwarty: wariacja nie trafia do waluacji, bo leży w telefonie, a nie w zestawieniu.

Piąty powód: zmianę zleca niewłaściwa osoba. Na większej budowie prośby przychodzą od klienta, architekta, kierownika i czasem od sąsiada klienta. Umowa często mówi, kto może zlecać zmiany. Jeśli zrobisz coś na polecenie osoby, która nie miała prawa tego zlecić, trudniej Ci będzie odzyskać pieniądze. Sprawdź to w umowie przed startem i zapisz na pierwszej stronie teczki budowy.

Policz to na swoim zysku. Jeśli zarabiasz na budowie Z% wartości kontraktu, a niezapłacone zmiany sięgają tylu samo procent, to całą budowę zrobiłeś za darmo. Nie trzeba do tego dużych zmian. Wystarczy kilkanaście drobnych, których nikt nie zapisał.

Co zrobić krok po kroku, gdy klient prosi o zmianę

1. Zapisz prośbę od razu

   Kto, kiedy, o co prosił. Nadaj zmianie numer, nawet jeśli to drobiazg za kilka godzin pracy.

2. Sprawdź, czy to naprawdę zmiana

   Porównaj prośbę z umową, kosztorysem i rysunkami. Jeśli tego tam nie ma, to wariacja.

3. Wyceń przed robotą

   Użyj stawek z kosztorysu, a gdy ich brak, policz nowe. Dolicz czas, sprzęt i swoje koszty budowy.

4. Wyślij wycenę do akceptacji

   Krótki e-mail po angielsku: opis, cena, wpływ na termin. Poproś o pisemne potwierdzenie.

5. Rób po akceptacji

   Jeśli robota nie może czekać, zrób ją, ale tego samego dnia wyślij potwierdzenie na piśmie.

6. Dopisz do najbliższej waluacji

   Zatwierdzone zmiany idą do kwoty. Czekające pokaż osobno, jako informację dla klienta.

Przykład: dobudowa u klienta prywatnego na przedmieściach Bristolu. W trakcie budowy klient prosi o sześć zmian, każdą „przy okazji”. Wykonawca nie zapisuje żadnej. Na końcu wysyła jedną fakturę za „extras”. Klient kwestionuje całość, bo nie widzi, z czego się bierze. Gdyby każda zmiana miała numer, opis, cenę i potwierdzenie, rozmowa dotyczyłaby jednej czy dwóch pozycji, a nie wszystkich naraz.

Jeśli chcesz, żeby ktoś wyceniał i pilnował zmian za Ciebie, zobacz, jak prowadzimy wariacje na budowach naszych klientów. Dobra wycena zmian zaczyna się zresztą od dobrego kosztorysu, bo to z niego bierzesz stawki. Jeśli Twój był ogólny, pomoże kosztorys budowlany rozbity na pozycje.

Najczęstsze błędy

• Robota przed ceną

  Zrobiona zmiana bez ustalonej kwoty to zaproszenie do targowania się, i to wtedy, gdy masz najsłabszą pozycję.

• Zmiany bez numerów

  Bez rejestru po kilku miesiącach nie wiesz, co zlecono, co wyceniono i co klient już zatwierdził.

• Wycena bez czasu i kosztów budowy

  Liczysz tylko materiał i robociznę, a zmiana wydłużyła budowę i zjadła Twoje koszty stałe.

• Jedna faktura za wszystko na końcu

  Klient kwestionuje całość, bo nie widzi, co jest czym. Rozliczaj zmiany na bieżąco.

• Pominięcia bez korekty

  Klient wykreśla robotę, a Ty oddajesz całą jej cenę, choć część kosztów już poniosłeś albo zamówiłeś.

• Zgoda przez telefon i nic więcej

  Ustna zgoda bez potwierdzenia na piśmie jest trudna do udowodnienia, gdy klient zmieni zdanie.

Pytania

To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.