Excel czy program do waluacji? Uczciwe porównanie

Masz arkusz w Excelu, który kiedyś zrobił kolega. Działa, mniej więcej. Co miesiąc kopiujesz zakładkę, zmieniasz procenty, poprawiasz formułę, która znowu pokazuje błąd, i wysyłasz klientowi PDF. Czasem zapominasz dopisać wariację z zeszłego miesiąca. Czasem wysyłasz waluację dwa dni po terminie, bo plik był na laptopie w biurze. Ktoś Ci mówi, że potrzebujesz programu do waluacji. Ktoś inny, że Excel wystarczy każdemu. Obaj mają trochę racji. Poniżej uczciwe porównanie, bez sprzedawania na siłę.

Co musi umieć arkusz albo program do waluacji

Zanim porównasz narzędzia, ustal, co ma robić. Waluacja jest narastająca: liczysz wszystko, co zrobiłeś od początku budowy, dodajesz zatwierdzone wariacje i materiały, odejmujesz retencję i to, co już zapłacono. Do tego dochodzą terminy.

Jeśli umowa jest objęta Construction Act, a nie ma zasad płatności zgodnych z ustawą, stosuje się Scheme for Construction Contracts. Due date to wtedy 7 dni po końcu okresu albo po złożeniu aplikacji, co później. Final date for payment to 17 dni po due date. Pay less notice musi przyjść najpóźniej 7 dni przed final date. Construction Act zwykle nie obejmuje robót u osoby prywatnej w domu, w którym ona mieszka albo zamierza mieszkać (residential occupier). Wtedy wszystkie terminy i zasady płatności zależą od Twojej umowy. Tak czy inaczej, ktoś musi tych dat pilnować.

Dobre narzędzie robi więc cztery rzeczy: liczy narastająco, trzyma wariacje w jednym rejestrze, pilnuje dat i zostawia ślad, co i kiedy wysłałeś.

Co Excel robi dobrze

• Masz go już

  Nie płacisz za kolejną subskrypcję i nie uczysz się nowego programu. Otwierasz plik i od razu wpisujesz liczby.

• Pełna swoboda

  Układ, kolumny i opisy ustawiasz sam, pod konkretną budowę i pod to, czego oczekuje QS klienta.

• Każdy go zna

  Klient, architekt i QS klienta otworzą plik bez instalowania czegokolwiek i mogą dopisać swoje uwagi.

• Wystarcza na proste roboty

  Przy jednej budowie z kilkoma płatnościami etapowymi arkusz z trzema kolumnami często w zupełności wystarczy.

Gdzie Excel zawodzi

• Zepsute formuły

  Jedna nadpisana komórka i suma przestaje się zgadzać. Często nikt tego nie zauważa przez kilka miesięcy.

• Wersje plików

  „Waluacja 4 final”, „Waluacja 4 final poprawiona”. Po pół roku nie wiesz, którą wersję dostał klient.

• Brak przypomnień

  Arkusz nie powie Ci, że jutro mija termin na aplikację albo że klient spóźnia się z payment notice.

• Wariacje osobno

  Rejestr zmian siedzi w innym pliku albo w telefonie, więc część wariacji nie trafia do waluacji wcale.

• Zdjęcia osobno

  Dowody z budowy leżą w galerii telefonu. Gdy QS klienta obetnie procent, szukasz ich godzinami.

• Jedna osoba zna plik

  Gdy ta osoba choruje albo odchodzi, nikt inny nie wie, jak arkusz działa i skąd biorą się liczby.

Co daje program i ile kosztuje Cię zmiana

Dobry program do waluacji trzyma kosztorys, wariacje, zdjęcia, waluacje i terminy w jednym miejscu. Liczy narastająco sam, więc nie kopiujesz zakładek. Pokazuje, ile wysłałeś, ile klient zapłacił i ile zalega. Uczciwie trzeba też powiedzieć, co tracisz. Płacisz subskrypcję. Na starcie musisz wprowadzić kosztorys i umowę. Musisz się przyzwyczaić do cudzego układu. Nie każdy program jest robiony pod brytyjskie waluacje, retencję i pisma z Construction Act, więc sprawdź to przed zakupem.

W programie QScope, w którym prowadzimy rozliczenia naszych klientów, waluacje liczą się z pozycji kosztorysu, a terminy z umowy. Zobacz, jak działa taki program do waluacji, zanim zdecydujesz.

Excel czy program: jak wybrać krok po kroku

1. Policz swoje budowy

   Jedna budowa naraz i proste etapy: Excel zwykle wystarczy. Kilka budów co miesiąc: rozważ program.

2. Policz podwykonawców

   Jeśli płacisz kilku podwykonawcom z ich aplikacji, potrzebujesz zestawienia, którego arkusz łatwo nie uniesie.

3. Sprawdź, co zgubiłeś

   Przejrzyj ostatnie budowy. Ile wariacji nie weszło do waluacji? Ile aplikacji poszło po terminie?

4. Sprawdź, kto robi waluacje

   Jeśli tylko Ty i tylko wieczorem, każde narzędzie musi być proste i dostępne z telefonu.

5. Zrób test na jednej budowie

   Poprowadź jedną budowę równolegle w arkuszu i w programie. Porównaj czas i liczbę błędów.

6. Policz koszt błędu

   Jedna spóźniona aplikacja albo jedna zapomniana wariacja mogą kosztować więcej niż roczna subskrypcja.

Przykład: firma robi trzy dobudowy jednocześnie w okolicy Manchesteru. Każda ma waluację co miesiąc i po dwóch podwykonawców. W arkuszu to dziewięć plików na miesiąc plus rejestr wariacji. Po kwartale okazuje się, że w jednej budowie dwie wariacje nie weszły do żadnej waluacji, a w drugiej aplikacja poszła po terminie, więc due date przesunął się o kilka dni. Przy jednej budowie właściciel by to zauważył. Przy trzech już nie.

Jeśli chcesz, żeby to ktoś prowadził za Ciebie, w arkuszu czy w programie, zobacz, jak wygląda waluacja na budowie prowadzona przez nas.

Najczęstsze błędy

• Kupno programu i dalsza praca w Excelu

  Dane są w dwóch miejscach, a żadne z nich nie jest pełne. Wybierz jedno źródło i trzymaj się go.

• Arkusz bez blokady formuł

  Każdy, kto otworzy plik, może przypadkiem zmienić sumę. Zablokuj komórki z formułami i sprawdzaj wynik.

• Wybór programu bez sprawdzenia procesu

  Program musi znać waluację narastającą, retencję i wariacje. Ładny wygląd nie wystarczy.

• Terminy tylko w głowie

  Niezależnie od narzędzia zapisz due date, termin payment notice i final date w kalendarzu, który widzisz.

Pytania

To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.