Contract administrator a architekt: czy to ta sama osoba

Architekt zrobił Ci projekt dobudowy, załatwił pozwolenie i przygotował rysunki do przetargu. Teraz wysyła ofertę na dalszą pracę, a w niej pozycję „contract administration”. Drugi doradca, którego poleciła Ci znajoma, mówi, że też może prowadzić umowę z wykonawcą. Nie wiesz, czy to dwie różne usługi, czy ta sama nazwana inaczej, i czy architekt może być jednocześnie projektantem i osobą, która rozlicza wykonawcę. Pytanie contract administrator a architekt wraca przy prawie każdej budowie na umowie JCT. Odpowiedź jest prosta: to dwie różne role, które czasem pełni jedna osoba, a czasem dwie firmy.

Contract administrator a architekt: dwie role, czasem jedna osoba

Architekt projektuje budynek. Odpowiada za rysunki, specyfikację i rozwiązania techniczne, a w trakcie budowy dostarcza brakujące detale i odpowiada na pytania wykonawcy o projekt. Contract administrator prowadzi umowę z wykonawcą: wydaje instrukcje, wystawia certyfikaty płatności, ocenia wnioski o więcej czasu i potwierdza odbiór.

Umowy JCT od dawna łączą te role w jednej nazwie: Architect/Contract Administrator. Wydawca JCT wyjaśnia w objaśnieniach do umowy Minor Works, że jeśli tę rolę pełni ktoś, kto nie jest architektem, umowa nazywa go Contract Administrator, a obowiązki są takie same, niezależnie od zawodu. Umowa nie wymaga więc, żeby CA był architektem. Może nim być QS, building surveyor albo inny fachowiec, którego wyznaczysz.

Różnica jest też w odpowiedzialności. RICS w materiale o administracji umów przypomina, że w umowach JCT rola CA nie obejmuje odpowiedzialności za projekt. Jeśli CA zaczyna decydować o rozwiązaniach projektowych, na przykład w luźnej rozmowie na budowie, bierze na siebie odpowiedzialność, której jego zlecenie nie przewidywało. RICS pisze też, że na małych budowach jedna osoba bywa projektantem i CA, ale wtedy oba zlecenia trzeba trzymać osobno.

Kiedy jedna osoba, a kiedy dwie

• Architekt jako CA

  Zna projekt najlepiej, szybko odpowiada na pytania i sam ocenia, czy roboty zgadzają się z rysunkami.

• Osobny CA

  Projekt zostaje u architekta, a umową, pieniędzmi i terminami zajmuje się QS albo inna firma.

• Architekt bez czasu

  Biuro chce tylko projektować i nie jeździ na budowę, więc umowę trzeba oddać komuś innemu.

• Dużo pieniędzy w grze

  Przy wielu zmianach i ciasnym budżecie CA z praktyką QS-a lepiej pilnuje kosztów.

Gdzie przebiega granica i co z konfliktem interesów

Gdy architekt i CA to dwie firmy, granica musi być jasna dla wszystkich, także dla wykonawcy. W umowach JCT instrukcje dla wykonawcy wydaje CA. Jeśli architekt wysyła nowy rysunek prosto do ekipy, a ten rysunek zmienia zakres robót, wykonawca ma potem argument, że dostał polecenie od strony inwestora. Bezpieczniej jest tak: architekt przygotowuje rysunek albo odpowiedź na pytanie, a CA wydaje na tej podstawie instrukcję i wycenia jej skutek. Wykonawca wie wtedy, że wiążące dla niego jest pismo od CA.

Druga sprawa to konflikt interesów. Kodeks zawodowy RIBA podaje przykład architekta, który jest też związany z firmą wykonawczą startującą w przetargu na ten sam projekt. Taki architekt musi poinformować o tym klienta, a jeśli jego firma wygra przetarg, nie może w czasie budowy pełnić roli contract administratora ani employer's agent dla klienta. Ta sama logika dotyczy każdego CA. My na jednej budowie pracujemy tylko dla jednej strony: albo dla inwestora, albo dla wykonawcy.

Trzecia rzecz to błędy w projekcie. Gdy CA jest jednocześnie projektantem, przy sporze o to, czy problem wynika z projektu, czy z wykonania, ocenia trochę samego siebie. Nie znaczy to, że będzie nieuczciwy. Znaczy tyle, że warto wiedzieć, kto podejmuje decyzję i na jakiej podstawie, i mieć to na piśmie.

Przy płatnościach rola CA jest taka sama, kimkolwiek jest. W umowach JCT certyfikat okresowy wystawia architekt albo contract administrator i przy umowach objętych Construction Act pełni on rolę payment notice. Ustawa zwykle nie obejmuje umowy z osobą prywatną o roboty w domu, w którym ona mieszka albo zamierza mieszkać, czyli z tak zwanym residential occupier. Wtedy terminy i skutki certyfikatu wynikają tylko z umowy.

Przykład: inwestor prywatny buduje dom na południu Anglii. Architekt robi projekt i odpowiada na pytania o detale, a umowę JCT Intermediate prowadzi osobny CA. Wykonawca pyta o sposób wykończenia ściany przy schodach. Architekt przesyła detal, CA sprawdza, czy zmienia on zakres, i wydaje instrukcję z wyceną. Inwestor dostaje jedną informację: co się zmienia i ile to kosztuje.

Jak podzielić role architekta i CA krok po kroku

1. Zdecyduj przed przetargiem

   Ustal, czy architekt ma też prowadzić umowę, czy zatrudniasz do tego osobną firmę.

2. Zapisz zakres obu zleceń

   Architekt ma projekt i odpowiedzi o projekt, CA ma umowę, płatności i terminy.

3. Wpisz CA do umowy

   W umowie z wykonawcą musi być nazwa firmy, która pełni rolę Architect/Contract Administrator.

4. Ustal drogę rysunków

   Nowe rysunki i detale idą do wykonawcy razem z instrukcją CA, a nie osobnym mailem.

5. Spotykajcie się regularnie

   Architekt i CA uzgadniają sprawy otwarte przed każdą wizytą na budowie.

6. Sprawdź konflikt interesów

   Zapytaj obu doradców na piśmie, czy pracują dla wykonawcy albo są z nim związani.

Jak prowadzimy umowę jako contract administrator w UK obok architekta, opisaliśmy na stronie usługi. Jeśli chcesz, żeby ta sama firma pilnowała też budżetu, zobacz polski QS w UK.

Najczęstsze błędy

• Rysunki prosto do ekipy

  Nowy rysunek bez instrukcji CA rodzi spór, czy to zmiana i kto ma za nią zapłacić.

• Brak zapisu w zleceniu

  Architekt myśli, że umowę prowadzi ktoś inny, a CA myśli, że architekt jeździ na budowę.

• CA, który projektuje

  Decyzja o rozwiązaniu technicznym od CA bez projektanta przenosi na niego ryzyko projektu.

• Pominięcie konfliktu

  Doradca związany z wykonawcą nie powinien oceniać jego wniosków ani wystawiać certyfikatów.

Pytania

To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.