Contract administrator a quantity surveyor: kto za co odpowiada

Wykonawca wysyła wniosek o płatność do QS-a, QS po tygodniu odsyła wycenę, a wykonawca dzwoni do Ciebie z pytaniem, dlaczego jeszcze nie ma certyfikatu. Okazuje się, że QS myślał, że certyfikat wystawi architekt, a architekt czekał, aż QS mu coś przyśle. Termin minął, a Ty jako inwestor nie wiesz, kto zawinił. Pytanie contract administrator a quantity surveyor to nie spór o nazwy. To pytanie o to, kto liczy, kto podpisuje i kto odpowiada za termin. W tym wpisie rozdzielamy te dwie role tak, jak robi to umowa JCT.

Contract administrator a quantity surveyor w umowie JCT

Contract administrator, w skrócie CA, prowadzi umowę w Twoim imieniu. Wydaje wykonawcy instrukcje, wystawia certyfikaty płatności, decyduje o przedłużeniu terminu i potwierdza odbiór. Quantity surveyor, w skrócie QS, zajmuje się pieniędzmi: mierzy, wycenia i liczy, ile jest warta wykonana robota i każda zmiana.

Nota JCT o wyborze umowy w edycji 2024 pokazuje, gdzie występuje która rola. Umowy Intermediate i Standard Building Contract wymagają zarówno contract administratora, jak i quantity surveyora. Umowa Minor Works wymaga tylko CA, a QS-a nie przewiduje. Na małej budowie CA sam liczy wnioski wykonawcy albo zleca to komuś, ale umowa tej osoby nie nazywa.

W Standard Building Contract podział jest dokładnie opisany. JCT w swoim objaśnieniu płatności okresowych, na przykładzie wydania 2016, pisze, że QS przygotowuje wycenę okresową, gdy CA uzna ją za potrzebną, wykonawca składa swój wniosek do QS-a, a certyfikat okresowy wystawia architekt albo contract administrator. QS liczy, CA podpisuje. To podpis CA i jego termin decydują o skutkach certyfikatu.

Co należy do contract administratora

• Instrukcje

  Tylko CA wydaje wykonawcy polecenia, także te, które zmieniają zakres robót albo kolejność prac.

• Certyfikaty

  Podpisuje certyfikat okresowy, certyfikat odbioru i certyfikat końcowy, każdy w terminie z umowy.

• Termin zakończenia

  Ocenia zgłoszenie opóźnienia i decyduje na piśmie, czy wykonawcy należy się więcej czasu.

• Jakość i odbiór

  Sprawdza roboty na wizytach, potwierdza practical completion i usunięcie usterek po odbiorze.

Co należy do quantity surveyora

• Wycena okresowa

  Sprawdza wniosek wykonawcy pozycja po pozycji i przygotowuje kwotę do certyfikatu dla CA.

• Wycena zmian

  Liczy koszt każdej instrukcji, która zmienia zakres, według zasad wyceny z Twojej umowy.

• Prognoza kosztów

  Co okres pokazuje Ci, ile wyniesie końcowa kwota po wszystkich zmianach i roszczeniach.

• Rozliczenie końcowe

  Uzgadnia z wykonawcą final account, z którego CA wystawia na końcu certyfikat końcowy.

Gdzie role się stykają i gdzie powstają dziury

Najwięcej kłopotów pojawia się na styku. CA wydaje instrukcję, ale nie mówi QS-owi, więc zmiana nie trafia do wyceny ani do prognozy. QS liczy wycenę okresową, ale wysyła ją za późno, i CA wystawia certyfikat po terminie. Wykonawca zgłasza dodatkowe koszty, CA czeka na wyliczenie od QS-a, a QS czeka na decyzję CA, czy roszczenie w ogóle ma podstawę.

Termin certyfikatu jest tu najważniejszy. Przy umowach objętych Construction Act certyfikat okresowy od CA pełni rolę payment notice i powinien wyjść najpóźniej 5 dni po due date. Wydawca JCT pisze w objaśnieniach do Minor Works, że certyfikat spóźniony może nie mieć skutku, a wykonawca może wtedy sam złożyć payment notice z kwotą, którą uważa za należną. Jeśli wtedy chcesz zapłacić mniej, zostaje Ci tylko skuteczny pay less notice w terminie z umowy.

Construction Act zwykle nie obejmuje jednak umowy z osobą prywatną o roboty w domu, w którym ona mieszka albo zamierza mieszkać, czyli z tak zwanym residential occupier. Wtedy terminy i skutki spóźnienia wynikają tylko z umowy, ale spóźniony certyfikat nadal psuje zaufanie i otwiera drogę do sporu.

Przykład: deweloper buduje kilka domów szeregowych na umowie JCT Intermediate. CA pracuje w jednym biurze, a QS w drugim. W trzecim miesiącu CA wydaje dwie instrukcje o zmianie okien, ale kopia nie trafia do QS-a. Prognoza kosztów nie pokazuje zmiany, a deweloper planuje finansowanie na starej kwocie. Różnicę widzi dopiero przy rozliczeniu końcowym. Jeden wspólny rejestr instrukcji, który widzą obie osoby, rozwiązałby problem w dniu wydania instrukcji.

Jak ułożyć współpracę CA i QS-a krok po kroku

1. Zapisz podział w zleceniach

   Każdy z doradców ma na piśmie, co liczy, co podpisuje i w jakim terminie.

2. Ustal kalendarz okresów

   Daty wniosków, wycen i certyfikatów są w jednym kalendarzu dla CA i dla QS-a.

3. Prowadź wspólny rejestr

   Każda instrukcja CA trafia od razu do QS-a i do prognozy kosztów budowy.

4. Zostaw zapas na certyfikat

   QS oddaje wycenę kilka dni przed terminem, żeby CA zdążył ją sprawdzić.

5. Uzgadniajcie roszczenia razem

   CA ocenia podstawę roszczenia, a QS liczy jego wartość według umowy.

6. Dostawaj jeden raport

   Inwestor dostaje co okres jedną informację o postępie, kosztach i terminach.

Jak dzielimy te role, gdy prowadzimy umowę jako contract administrator w UK, opisaliśmy na stronie usługi. Możemy też wziąć obie role na raz, wtedy nie ma styku między dwoma biurami.

Najczęstsze błędy

• Brak podziału na piśmie

  Każdy myśli, że certyfikat wystawia ten drugi, a termin z umowy mija bez pisma.

• Instrukcje poza wyceną

  Zmiana wydana przez CA nie trafia do QS-a i nie widać jej w prognozie kosztów.

• Wycena w ostatniej chwili

  QS oddaje kwotę w dniu terminu, a CA nie ma czasu jej sprawdzić przed podpisem.

• QS w roli CA bez wpisu

  QS wydaje polecenia wykonawcy, choć w umowie nie ma go jako contract administratora.

Pytania

To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.