QS i contract administrator na jednym projekcie

Masz budżet na dobudowę i loft, rysunki od architekta i trzy oferty od wykonawców, które bardzo różnią się ceną. Jeden doradca proponuje, że porówna oferty i policzy budżet, drugi, że poprowadzi umowę na budowie. Każdy wysyła osobną ofertę, każdy ma swój mail i swój termin, a Ty będziesz w środku przekazywać informacje między nimi. QS i contract administrator na jednym projekcie to układ, w którym obie role bierze jedna firma. Ta sama osoba liczy pieniądze i prowadzi umowę, więc instrukcja i jej koszt powstają w jednym miejscu.

QS i contract administrator w jednej firmie: na czym to polega

Quantity surveyor inwestora, w skrócie QS, pilnuje pieniędzy: liczy budżet, porównuje oferty, wycenia zmiany i prognozuje końcową kwotę. Contract administrator, w skrócie CA, prowadzi umowę z wykonawcą: wydaje instrukcje, wystawia certyfikaty płatności, decyduje o przedłużeniu terminu i potwierdza odbiór.

Nota JCT o wyborze umowy w edycji 2024 pokazuje, że umowy Intermediate i Standard Building Contract wymagają obu ról, a Minor Works wymaga tylko CA. W umowach z obiema rolami są osobne zapisy dla CA i dla QS-a. Gdy obie bierze jedna firma, zapisz to wyraźnie w umowie z wykonawcą i w zleceniu dla nas. W Minor Works QS nie jest w umowie, ale nic nie stoi na przeszkodzie, żeby CA liczył koszty z praktyką QS-a.

Najważniejsza zaleta jest prosta. Gdy chcesz coś zmienić, nie czekasz, aż jeden doradca przekaże sprawę drugiemu. Ta sama firma wycenia zmianę, pokazuje Ci jej koszt, a po Twojej decyzji wydaje wykonawcy instrukcję. Rejestr instrukcji i prognoza kosztów to jeden dokument, a nie dwa, które trzeba uzgadniać co miesiąc.

Jedna rzecz zostaje bez zmian. CA działa w Twoim imieniu, ale według wydawcy JCT przy certyfikatach, wycenie zmian, przedłużeniu terminu i odbiorze musi oceniać sprawę uczciwie i niezależnie wobec obu stron. To, że ta sama firma pilnuje Twojego budżetu, nie znaczy, że obetnie wykonawcy uczciwie należną kwotę. Znaczy, że dowiesz się o kosztach wcześniej i będziesz mógł zdecydować, zanim ekipa zacznie robotę.

Co robimy w pakiecie QS i CA

• Budżet przed przetargiem

  Liczymy z rysunków, ile budowa powinna kosztować, zanim zapytasz wykonawców o cenę.

• Porównanie ofert

  Zestawiamy oferty pozycja po pozycji i pokazujemy, czego brakuje w najtańszej z nich.

• Umowa do podpisu

  Przygotowujemy umowę JCT z danymi budowy, terminami płatności i zasadami zmian.

• Certyfikaty co okres

  Sprawdzamy wniosek wykonawcy i wystawiamy certyfikat z kwotą w terminie z umowy.

• Zmiany i prognoza

  Wyceniamy każdą zmianę przed instrukcją i co miesiąc pokazujemy prognozę końcowej kwoty.

• Rozliczenie na koniec

  Uzgadniamy final account z wykonawcą i wystawiamy certyfikat końcowy z umowy.

Kiedy pakiet się sprawdza, a kiedy lepiej rozdzielić role

Pakiet QS i CA najlepiej działa na mniejszych i średnich budowach: dom, dobudowa, przebudowa, kilka mieszkań. Tam dwa osobne biura to dużo koordynacji przy niewielkiej skali, a inwestor zwykle chce jednej osoby do kontaktu. Sprawdza się też wtedy, gdy spodziewasz się wielu zmian w trakcie, bo każda zmiana ma od razu cenę i instrukcję.

Rozdzielenie ról ma sens, gdy architekt już ma w zleceniu prowadzenie umowy i dobrze to robi. Wtedy możemy wejść jako QS inwestora, a CA zostaje u architekta. Tak samo, gdy chcesz mieć drugą parę oczu, która niezależnie sprawdza koszty. Wybór zależy od Ciebie, a my mówimy wprost, który układ pasuje do budowy.

Na jednej budowie pracujemy tylko dla jednej strony. Jeśli jesteśmy QS-em i CA inwestora, nie przygotowujemy wniosków dla wykonawcy. Wykonawca, który potrzebuje pomocy, musi mieć własnego doradcę.

Przy płatnościach pamiętaj o ustawie. Construction Act zwykle nie obejmuje umowy z osobą prywatną o roboty w domu, w którym ona mieszka albo zamierza mieszkać, czyli z tak zwanym residential occupier, i wtedy wszystko zależy od umowy. Przy budowie dla dewelopera ustawa zwykle działa, a certyfikat okresowy od CA pełni rolę payment notice. Gdy wycenę i certyfikat robi jedna firma, łatwiej zdążyć z terminem.

Przykład: inwestor prywatny robi dobudowę parterową i loft na umowie JCT Minor Works. Przed przetargiem dostaje budżet z rysunków. Najtańsza oferta okazuje się najtańsza, bo nie ma w niej rusztowania przy lofcie. Po wyborze wykonawcy inwestor w trakcie robót chce większe okno dachowe. Tego samego dnia dostaje wycenę zmiany, a po akceptacji wykonawca dostaje instrukcję. Prognoza kosztów na koniec miesiąca już tę zmianę pokazuje.

Jak wygląda pakiet QS i CA krok po kroku

1. Rozmowa i rysunki

   Wysyłasz rysunki i opis budowy, a my mówimy, czy pakiet pasuje, czy lepiej osobne role.

2. Budżet inwestora

   Liczymy koszt z rysunków, żebyś wiedział, czego się spodziewać, zanim przyjdą oferty.

3. Przetarg i wybór

   Porównujemy oferty i pomagamy wybrać wykonawcę na podstawie zakresu, a nie tylko ceny.

4. Umowa i start

   Przygotowujemy umowę JCT, wpisujemy w niej role i przedstawiamy się wykonawcy na piśmie.

5. Cykl miesięczny

   Wizyta, wniosek wykonawcy, certyfikat w terminie i raport po polsku dla Ciebie.

6. Zmiany na bieżąco

   Każda zmiana dostaje wycenę i Twoją decyzję, zanim pójdzie instrukcja do wykonawcy.

7. Odbiór i koniec

   Practical completion, usterki, final account i certyfikat końcowy z umowy.

Cały pakiet opisaliśmy w części QS i contract administrator na stronie usługi. Budżet przed przetargiem robimy tak jak kosztorysy budowlane w UK, z pozycji i ilości z rysunków.

Najczęstsze błędy

• Dwa biura bez wspólnego rejestru

  Instrukcje są w jednym miejscu, a koszty w drugim, i nikt nie widzi całości.

• Przetarg bez budżetu

  Bez własnego kosztorysu nie wiesz, która oferta jest za niska, a która po prostu niepełna.

• Pakiet bez zapisu w umowie

  Wykonawca nie wie, kto jest CA, a kto QS, i wysyła pisma do niewłaściwej osoby.

• Oczekiwanie stronniczości

  Firma pilnuje Twojego budżetu, ale certyfikaty i roszczenia ocenia uczciwie.

Pytania

To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.