Kto wyznacza contract administratora i czy można go zmienić

Budowa trwa od kilku miesięcy. Architekt, który prowadził umowę, zamyka biuro albo po prostu przestaje odpisywać. Wykonawca wysłał wniosek o płatność i czeka na certyfikat, a w skrzynce leży jego zgłoszenie opóźnienia. Nie wiesz, czy możesz kogoś po prostu zatrudnić na to miejsce, czy wykonawca musi się zgodzić i czy umowa w ogóle na to pozwala. Wyznaczenie contract administratora to sprawa inwestora, ale zmiana w trakcie budowy ma swoje zasady. W tym wpisie wyjaśniamy, kto wybiera CA, co trzeba zapisać na początku i jak go zmienić, gdy roboty już trwają.

Wyznaczenie contract administratora: kto wybiera i gdzie to zapisać

Contract administratora wyznacza inwestor. Wydawca umów JCT opisuje go w objaśnieniach do Minor Works jako fachowca, którego inwestor wyznaczył, żeby mu doradzał i prowadził umowę. Płacisz mu Ty i to Ty decydujesz, kto nim będzie. Wykonawca nie wybiera CA i nie powinien mieć na tę rolę wpływu.

Nazwa CA musi być w umowie z wykonawcą. W umowach JCT ta rola ma osobny zapis w części z artykułami. Spisy treści Minor Works 2024 i Standard Building Contract 2024 pokazują go jako artykuł Architect/Contract Administrator, a w Standard Building Contract jest też osobny artykuł o quantity surveyorze. Jeśli rolę pełni ktoś, kto nie jest architektem, umowa nazywa go Contract Administrator, a obowiązki są takie same.

Drugi dokument to zlecenie między Tobą a CA. RICS w materiale o administracji umów zaleca, żeby inwestor przyjął zlecenie formalnie, podpisując warunki na piśmie, i żeby wyznaczać firmę, a nie pojedynczą osobę. To ma praktyczny sens: gdy osoba prowadząca budowę zachoruje albo odejdzie, firma nadal odpowiada za umowę i może dać kogoś na zastępstwo bez zmiany zapisu w umowie z wykonawcą.

Co zapisać przy wyznaczeniu CA

• Nazwa firmy w umowie

  W artykule o CA wpisujesz firmę, która prowadzi umowę, razem z adresem do pism.

• Zakres w zleceniu

  Zlecenie mówi, czy CA jest tylko CA, czy też QS-em, i jakie dokumenty Ci przygotowuje.

• Liczba wizyt

  Ustalasz, jak często CA jest na budowie i w jakiej formie dostajesz raport po każdej wizycie.

• Zasady zakończenia

  Zapisujesz, jak każda strona może zakończyć zlecenie i co CA przekazuje następcy.

Czy można zmienić contract administratora w trakcie budowy

Tak, ale nie jednym telefonem. Umowa z wykonawcą mówi, kto jest CA, więc zmiana musi przejść przez jej zapisy. Spis treści Standard Building Contract 2024 ma osobny punkt o zastąpieniu Architect/Contract Administrator albo quantity surveyora innym. Jak wygląda ta procedura, w jakim terminie trzeba wskazać następcę i czy wykonawca może zgłosić sprzeciw, to zapis z Twojej wersji JCT. Przeczytaj go, zanim cokolwiek ogłosisz.

Powody zmiany bywają różne. CA kończy działalność, nie wystawia certyfikatów w terminie, nie bywa na budowie albo okazuje się, że jest powiązany z wykonawcą. Ten ostatni powód jest poważny. Kodeks zawodowy RIBA mówi, że architekt związany z firmą wykonawczą, która wygrała przetarg na ten sam projekt, nie może w czasie budowy pełnić roli contract administratora ani employer's agent dla klienta. My stosujemy tę samą zasadę: na jednej budowie pracujemy tylko dla jednej strony.

Jest też zły powód. Jeśli chcesz zmienić CA, bo wystawia certyfikaty na kwoty, które Ci się nie podobają, nowy CA ma ten sam obowiązek. Według wydawcy JCT przy certyfikatach, wycenie zmian i decyzjach o terminie CA musi działać uczciwie i niezależnie wobec obu stron. Zmiana osoby nie zmienia tej zasady, a wykonawca może odebrać ją jako próbę nacisku.

W trakcie zmiany terminy nie stają. Jeśli umowa podlega Construction Act, certyfikat okresowy od CA pełni rolę payment notice, a gdy certyfikatu nie ma w terminie, wykonawca może złożyć własny payment notice. Ustawa zwykle nie obejmuje umowy z osobą prywatną o roboty w domu, w którym ona mieszka albo zamierza mieszkać, czyli z tak zwanym residential occupier, i wtedy wszystko zależy od umowy. W obu przypadkach nowy CA musi znać najbliższy termin od pierwszego dnia.

Przykład: inwestor prywatny buduje dom pod miastem w Midlands na umowie JCT Intermediate. Dotychczasowy CA przestaje odpowiadać na pisma, a za tydzień mija termin kolejnego certyfikatu. Inwestor czyta zapis o zastąpieniu CA, wskazuje nową firmę i informuje wykonawcę na piśmie. Nowy CA w pierwszych dniach zbiera rejestr instrukcji, ostatnie certyfikaty i otwarte zgłoszenia, a certyfikat wychodzi w terminie. Wykonawca dostaje jasną informację, do kogo teraz wysyła pisma.

Jak zmienić CA w trakcie budowy krok po kroku

1. Przeczytaj zapis o zastąpieniu

   Sprawdź w swojej wersji JCT, jak i w jakim terminie wskazujesz następcę.

2. Sprawdź zlecenie obecnego CA

   Zobacz, jak można je zakończyć i co CA musi Ci oddać po zakończeniu.

3. Wybierz nową firmę

   Upewnij się na piśmie, że nie pracuje na tej budowie dla wykonawcy ani z nim nie współpracuje.

4. Zawiadom wykonawcę na piśmie

   Podaj nazwę nowego CA, datę zmiany i adres, na który od teraz idą pisma.

5. Przekaż dokumenty

   Umowa, rysunki, instrukcje, certyfikaty, decyzje o terminie i otwarte zgłoszenia.

6. Ustal najbliższe terminy

   Nowy CA zaczyna od kalendarza: najbliższy certyfikat i odpowiedzi na zgłoszenia.

Przejmujemy umowę na każdym etapie, także gdy roboty trwają i nie było kosztorysu. Jak to robimy jako polski contract administrator w UK, opisaliśmy na stronie usługi. Jeśli chcesz, żeby ta sama firma pilnowała też kosztów, zobacz polski QS w UK.

Najczęstsze błędy

• Imię i nazwisko zamiast firmy

  Gdy w umowie jest tylko jedna osoba, każda jej nieobecność blokuje certyfikaty.

• Zmiana bez pisma do wykonawcy

  Wykonawca dalej wysyła pisma do starego CA, a terminy biegną bez odpowiedzi.

• Brak przekazania dokumentów

  Nowy CA nie zna wydanych instrukcji i nie wie, które zgłoszenia czekają na decyzję.

• Zmiana dla lepszych kwot

  Nowy CA też musi być uczciwy wobec obu stron, więc certyfikaty nie zmienią się na życzenie.

Pytania

To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.