Default payment notice: gdy klient milczy, Twoja aplikacja wygrywa

Wysłałeś aplikację o płatność na koniec miesiąca. Mija tydzień, potem drugi. Od klienta nie ma ani payment notice, ani pay less notice, ani nawet maila „sprawdzamy”. Kusi, żeby czekać dalej i nie psuć relacji. To błąd. Przy umowie objętej Construction Act milczenie klienta działa na Twoją korzyść, ale tylko wtedy, gdy wiesz, co z nim zrobić. Do tego służy default payment notice, czyli Twoja nota o kwocie do zapłaty, wysłana wtedy, gdy płacący swojej nie wystawił.

Co to jest default payment notice

Construction Act, czyli Housing Grants, Construction and Regeneration Act 1996 zmieniony w 2011, każe płacącemu wystawić payment notice najpóźniej 5 dni po due date. W tym piśmie płacący podaje kwotę, którą uważa za należną, i podstawę jej wyliczenia. Gdy go nie wystawi, kwotą do zapłaty staje się kwota z Twojej aplikacji albo z Twojego default payment notice.

Art. 110B ustawy mówi, że gdy płacący nie wystawi payment notice w terminie, wykonawca może w każdej chwili po tym terminie wysłać własną notę. Nota musi podać kwotę, którą uważasz za należną na due date, i podstawę jej wyliczenia (art. 110A ust. 3). Kwota z Twojej noty staje się kwotą z noty (notified sum), czyli tą, którą klient ma zapłacić do final date.

Kiedy wystarczy aplikacja, a kiedy potrzebna jest nota

Tu jest szczegół, który decyduje o terminach. Jeśli Twoja umowa pozwala Ci wysłać aplikację z kwotą i podstawą wyliczenia przed terminem na payment notice klienta i zrobiłeś to zgodnie z umową, ta aplikacja liczy się jako Twoja nota (art. 110B ust. 4). Drugiej noty wtedy nie wysyłasz.

Jeśli umowa tak nie działa, wysyłasz default payment notice. Wtedy final date for payment przesuwa się o tyle dni, ile minęło od terminu, w którym klient miał wystawić payment notice, do dnia, w którym wysłałeś swoją notę (art. 110B ust. 3). Każdy dzień zwłoki po Twojej stronie to dzień później pieniądze na koncie.

Przykład: firma wykończeniowa robi mieszkania dla dewelopera. Termin na payment notice dewelopera mija we wtorek, a pisma nie ma. Wykonawca sprawdza umowę i widzi, że jego aplikacja nie liczy się jako nota. W środę rano wysyła default payment notice na kwotę A z rozbiciem na pozycje. Final date przesuwa się tylko o jeden dzień.

Default payment notice a pay less notice

Brak payment notice nie zamyka klientowi drogi do zapłacenia mniej. Może jeszcze wysłać pay less notice, ale musi to zrobić przed terminem z umowy (w Scheme for Construction Contracts najpóźniej 7 dni przed final date) i podać kwotę oraz podstawę wyliczenia. Bez skutecznego pay less notice płaci się kwotę z noty do final date.

Jeśli pieniądze nie wpłyną do final date i nie było skutecznego pay less notice, możesz wstrzymać roboty (art. 112). Najpierw wysyłasz pisemne zawiadomienie z co najmniej 7-dniowym wyprzedzeniem i podajesz powód. Należą Ci się wtedy rozsądne koszty wstrzymania i przedłużenie terminu o czas wstrzymania. Możesz też w każdej chwili wszcząć adjudication.

Gdy klientem jest osoba prywatna w swoim domu

Construction Act zwykle nie obejmuje umowy z osobą prywatną o roboty w domu, w którym ona mieszka albo zamierza mieszkać (residential occupier, art. 106). Wtedy nie ma ustawowego payment notice ani default payment notice. Wszystko zależy od umowy: jakie terminy, jakie pisma i co się dzieje, gdy klient milczy. Dlatego przy klientach prywatnych zapisz te zasady w umowie przed startem.

Jak wysłać default payment notice krok po kroku

1. Sprawdź, czy umowa jest objęta ustawą

   Firma, deweloper, główny wykonawca: zwykle tak. Osoba prywatna w swoim domu: zwykle nie, wtedy decyduje umowa.

2. Ustal due date i termin na payment notice

   Weź je z umowy. W Scheme due date to 7 dni po końcu okresu albo po złożeniu aplikacji (co później).

3. Sprawdź, czy aplikacja liczy się jako nota

   Przeczytaj zapis o aplikacjach. Jeśli umowa traktuje ją jako Twoją notę, kolejnej nie wysyłasz.

4. Wyślij notę dzień po terminie klienta

   Nie czekaj na telefon. Każdy dzień zwłoki przesuwa final date o kolejny dzień.

5. Podaj kwotę i podstawę wyliczenia

   Roboty, wariacje i materiały, minus retencja i poprzednie płatności. Najlepiej w formie, jaką ma waluacja na budowie.

6. Doręcz tak, jak każe umowa

   Na adres i w formie z umowy. Zachowaj potwierdzenie wysłania i doręczenia.

7. Zapisz nową final date i termin pay less

   Policz przesunięcie i wpisz obie daty do kalendarza w telefonie.

8. Pilnuj zapłaty

   Gdy final date minie bez zapłaty i bez skutecznego pay less notice, rozważ wstrzymanie robót albo adjudication.

Najczęstsze błędy

• Czekanie, aż klient się odezwie

  Milczenie klienta działa na Twoją korzyść tylko wtedy, gdy reagujesz. Każdy dzień zwłoki z notą przesuwa final date.

• Nota bez podstawy wyliczenia

  Sama kwota nie wystarczy. Ustawa wymaga podania, jak ją policzyłeś, więc dołącz rozbicie na pozycje.

• Druga nota mimo aplikacji, która się liczy

  Gdy umowa traktuje aplikację jako Twoją notę, drugiej nie wysyłasz. Sprawdź zapis wcześniej.

• Art. 110B przy kliencie prywatnym w jego domu

  Przy takich robotach ustawa zwykle nie działa, więc o pismach i terminach decyduje umowa.

• Brak dowodu doręczenia

  Nota, której doręczenia nie udowodnisz, niewiele Ci da. Wysyłaj tak, jak każe umowa, i zachowaj potwierdzenie.

• Kwota zawyżona „na zapas”

  Nota ma podać kwotę, którą naprawdę uważasz za należną. Zawyżona kwota osłabia Cię w każdym późniejszym sporze.

Pytania

To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.