Default payment notice: wzór pisma po angielsku

Termin na payment notice klienta minął wczoraj. Pisma nie ma, a Ty wiesz już, że w takiej sytuacji możesz wysłać własną notę z kwotą do zapłaty. Problem w tym, że siedzisz nad pustą stroną i nie wiesz, jak to napisać po angielsku, żeby QS klienta nie odbił pisma na formalnościach. Poniżej masz default payment notice, wzór po angielsku, który możesz dopasować do swojej budowy, i wyjaśnienie po polsku, co znaczy każde zdanie i skąd się bierze.

Kiedy wysyłasz default payment notice

Construction Act, czyli Housing Grants, Construction and Regeneration Act 1996 zmieniony w 2011, każe płacącemu wystawić payment notice najpóźniej 5 dni po due date. Gdy go nie wystawi, art. 110B pozwala Ci wysłać własną notę w każdej chwili po tym terminie. Nota podaje kwotę, którą uważasz za należną na due date, i podstawę jej wyliczenia. Kwota z Twojej noty staje się kwotą z noty (notified sum), którą płacący ma zapłacić do final date, chyba że wyśle skuteczny pay less notice.

Final date przesuwa się przy tym o tyle dni, ile minęło od terminu na payment notice klienta do dnia, w którym wysłałeś swoją notę. Dlatego notę wysyłasz od razu, najlepiej dzień po terminie.

Noty nie zawsze trzeba wysyłać. Jeśli umowa pozwala Ci wysłać aplikację z kwotą i podstawą przed terminem na payment notice klienta i zrobiłeś to zgodnie z umową, ta aplikacja liczy się jako Twoja nota. Drugiej noty wtedy nie wysyłasz.

Construction Act zwykle nie obejmuje umowy z osobą prywatną o roboty w domu, w którym ona mieszka albo zamierza mieszkać (residential occupier). Wtedy nie ma ustawowego default payment notice i wszystko zależy od umowy. Ten wzór jest dla umów objętych ustawą: z deweloperem, firmą, głównym wykonawcą.

Default payment notice: wzór po angielsku

W miejscu liter wpisujesz swoje dane: D to data umowy, N to numer aplikacji, D1 to due date, D2 to termin na payment notice klienta, A to kwota. Resztę zostawiasz albo dopasowujesz do swojej umowy.

Default Payment Notice under section 110B of the Housing Grants, Construction and Regeneration Act 1996

Dear Sir or Madam,

We refer to our contract with you dated D for the works described in it, and to our Application for Payment No. N.

The payment due date for this payment was D1. Under the contract, a payment notice was to be given no later than D2. We have not received a payment notice.

We therefore give you notice under section 110B(2) of the Act. The sum we consider was due on the payment due date is A.

The basis on which this sum is calculated is set out in the attached valuation: the value of work carried out to date, plus agreed variations, plus materials on site where the contract provides for them, less retention, less previous payments.

Under section 110B(3) of the Act, the final date for payment of this sum is postponed by the number of days between D2 and the date of this notice. Please pay the sum of A by the final date for payment.

Yours faithfully,

For and on behalf of the contractor

Pod spodem podpisujesz się imieniem i nazwiskiem i podajesz stanowisko oraz nazwę firmy.

Co znaczy każde zdanie

• Nagłówek z art. 110B

  Od pierwszej linii widać, jakie to pismo i z jakiego przepisu. QS klienta nie pomyli go ze zwykłą fakturą.

• Odwołanie do umowy i aplikacji

  Wskazujesz, której płatności dotyczy nota. Przy kilku aplikacjach klient nie może się tłumaczyć pomyłką.

• Due date i termin klienta

  Podajesz obie daty i to, że payment notice nie przyszedł. To podstawa, żeby w ogóle wysłać notę.

• Kwota należna na due date

  Jedna kwota, którą naprawdę uważasz za należną. Nie zawyżaj jej „na zapas”, bo osłabia Cię w sporze.

• Podstawa wyliczenia

  Krótki opis i załączona waluacja z rozbiciem na pozycje. Sama kwota bez podstawy nie spełnia wymogu ustawy.

• Przesunięcie final date

  Przypominasz, że final date się przesuwa, i prosisz o zapłatę w tym terminie. Klient widzi, do kiedy ma zapłacić.

Przykład: firma od konstrukcji stalowych na budowie magazynu dla firmy z branży logistycznej. Due date mija, a payment notice klienta nie przychodzi w terminie D2. Następnego dnia firma wysyła notę według wzoru, z załączoną waluacją: roboty, dwie zatwierdzone wariacje, minus retencja i poprzednie płatności. Final date przesuwa się tylko o jeden dzień.

Jak wysłać default payment notice krok po kroku

1. Sprawdź, czy umowa jest objęta ustawą

   Firma, deweloper, główny wykonawca: zwykle tak. Osoba prywatna w swoim domu: zwykle nie.

2. Sprawdź, czy aplikacja liczy się jako nota

   Przeczytaj zapis o aplikacjach. Jeśli umowa traktuje ją jako Twoją notę, kolejnej nie wysyłasz.

3. Ustal daty D1 i D2

   Due date i termin na payment notice weź z umowy, a gdy umowa milczy, ze Scheme for Construction Contracts.

4. Przygotuj waluację do załącznika

   Pozycje, wariacje, materiały, retencja i poprzednie płatności, w tym samym układzie co aplikacja.

5. Wypełnij wzór i podpisz

   Wpisz daty, numer aplikacji i kwotę. Sprawdź, czy kwota w piśmie i w waluacji jest taka sama.

6. Doręcz tak, jak każe umowa

   Na adres i w formie z umowy. Gdy umowa milczy, wyślij mail i list. Zachowaj dowód doręczenia.

7. Zapisz nową final date

   Policz przesunięcie i termin na pay less notice. Wpisz obie daty do kalendarza tego samego dnia.

Po nocie klient nadal może wysłać pay less notice, ale musi to zrobić przed terminem z umowy, a w Scheme najpóźniej 7 dni przed final date, z kwotą i podstawą wyliczenia. Jeśli kwota z noty nie wpłynie do final date i nie było skutecznego pay less notice, możesz wstrzymać roboty po pisemnym zawiadomieniu z co najmniej 7-dniowym wyprzedzeniem i z podaniem powodu. Możesz też w każdej chwili wszcząć adjudication. Jeśli wolisz, żeby takie pisma przygotował za Ciebie ktoś, kto pisze je co tydzień, pomoże polski QS w UK.

Najczęstsze błędy

• Nota wysłana za późno

  Czekasz tydzień, aż klient się odezwie. Final date przesuwa się o każdy dzień, więc pieniądze wpływają później.

• Nota bez załączonej waluacji

  Podajesz samą kwotę. Ustawa wymaga podstawy wyliczenia, więc dołącz rozbicie na pozycje.

• Inna kwota w nocie i w waluacji

  Pismo mówi jedno, a załącznik drugie. QS klienta wykorzysta każdą taką niezgodność przeciwko Tobie.

• Druga nota mimo aplikacji, która się liczy

  Umowa traktuje aplikację jako notę, a Ty wysyłasz jeszcze jedną. Sprawdź zapis wcześniej.

• Wzór przy kliencie prywatnym w jego domu

  Ustawa zwykle nie obejmuje takiej umowy, więc nota z art. 110B nie ma tu oparcia.

• Brak dowodu doręczenia

  Wysyłasz notę WhatsAppem albo na przypadkowy adres. Doręczaj tak, jak każe umowa, i zachowaj potwierdzenie.

Pytania

To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.