Payment Notice za późno: co to zmienia dla Ciebie

Wysłałeś aplikację o płatność na czas. Mija due date, mija pięć dni, potem tydzień, a od klienta cisza. W końcu przychodzi e-mail z napisem „Payment Notice” i kwotą dużo niższą od Twojej. Klient pisze, że to jego wycena i tyle zapłaci. Ty patrzysz w kalendarz i widzisz, że pismo przyszło dużo po terminie. Payment notice za późno to częsta sytuacja na budowie i od tego, jak ją rozegrasz, zależy, czy dostaniesz kwotę z aplikacji, czy tę z pisma klienta.

Payment notice za późno: co mówi Construction Act

Construction Act, czyli Housing Grants, Construction and Regeneration Act 1996 zmieniony w 2011 roku, wymaga, żeby płacący albo osoba wskazana w umowie wystawił payment notice najpóźniej 5 dni po due date. Pismo podaje kwotę, którą płacący uważa za należną w due date, i podstawę jej wyliczenia.

Ustawa mówi też, co się dzieje, gdy takiego pisma nie ma w terminie (art. 110B). Wtedy kwotą do zapłaty staje się kwota z Twojej aplikacji albo z Twojego default payment notice. Ta kwota to notified sum, czyli kwota z noty, którą klient musi zapłacić do final date, jeśli nie wyśle skutecznego pay less notice.

Gdy aplikacja przyszła przed terminem klienta

Wiele umów pozwala albo każe wykonawcy wysłać aplikację z kwotą i wyliczeniem, zanim minie termin na payment notice klienta. Jeśli zrobiłeś to tak, jak mówi umowa, ustawa traktuje Twoją aplikację jak Twoje pismo z kwotą (art. 110B ust. 4). Spóźnione payment notice klienta nie zastępuje wtedy kwoty z aplikacji. Nie wysyłasz drugiego pisma, bo ustawa na to nie pozwala, a final date się nie przesuwa.

Gdy aplikacji nie było

Jeśli nie wysłałeś aplikacji przed terminem klienta, możesz wysłać default payment notice w dowolnym momencie po dniu, w którym klient powinien był wysłać swoje pismo. Final date przesuwa się wtedy o tyle dni, ile minęło od tamtego dnia do Twojego pisma. Im szybciej wyślesz, tym mniej tracisz na czasie.

Spóźnione pismo jako pay less notice

Klient po terminie na payment notice nadal może wysłać pay less notice. Ustawa wymaga, żeby podawał kwotę, którą płacący uważa za należną w dniu pisma, i podstawę wyliczenia. Kwota może wynosić zero. Termin na pay less notice ustala umowa, a gdy umowa go nie ustala, stosuje się Scheme for Construction Contracts: najpóźniej 7 dni przed final date.

Dlatego spóźnione payment notice klienta może próbować przedstawić jako pay less notice. Sprawdź wtedy trzy rzeczy: czy przyszło przed terminem na pay less notice, czy podaje kwotę i czy podaje podstawę wyliczenia. Jak takie pismo oceni adjudykator, zależy od jego treści i od umowy, więc nie zakładaj z góry, że jest nic niewarte.

Przykład: deweloper, terminy ze Scheme. Due date to dzień D. Payment notice musiało przyjść najpóźniej w D plus 5 dni, a przyszło w D plus 9 dni. Final date to D plus 17 dni, więc termin na pay less notice to D plus 10 dni. Pismo z D plus 9 dni z kwotą i wyliczeniem może więc działać jak pay less notice. Gdyby przyszło w D plus 12 dni, byłoby spóźnione także jako pay less notice.

Klient prywatny w swoim domu

Construction Act zwykle nie obejmuje robót u osoby prywatnej w domu, w którym ona mieszka albo zamierza mieszkać (residential occupier). Wtedy nie ma ustawowego payment notice ani ustawowych skutków spóźnienia. Wszystko zależy od umowy: czy w ogóle przewiduje pismo z kwotą, w jakim terminie i co się dzieje, gdy go nie ma.

Co zrobić krok po kroku, gdy pismo przyszło po terminie

1. Ustal, czy ustawa obowiązuje

   Firma, deweloper, główny wykonawca: zwykle tak. Osoba prywatna w swoim domu: zwykle nie i wtedy czytasz tylko umowę.

2. Policz terminy z umowy

   Due date, ostatni dzień na payment notice, ostatni dzień na pay less notice i final date. Jeśli umowa milczy, licz ze Scheme.

3. Zapisz datę doręczenia

   Zachowaj e-mail albo kopertę z datą. Spór o spóźnienie zaczyna się od tego, kiedy pismo naprawdę do Ciebie dotarło.

4. Sprawdź swoją aplikację

   Czy wysłałeś ją w terminie i w formie z umowy, z kwotą i wyliczeniem? Od tego zależy, czy jest kwotą z noty.

5. Wyślij default payment notice, jeśli trzeba

   Gdy aplikacji nie było, wyślij pismo z kwotą i podstawą wyliczenia od razu, nie za tydzień.

6. Oceń pismo jako pay less notice

   Sprawdź termin, kwotę i podstawę. Jeśli czegoś brakuje albo przyszło za późno, napisz to klientowi.

7. Odpowiedz na piśmie

   Krótko: które pismo uważasz za notified sum, jaka kwota i do kiedy ma być zapłacona. Bez emocji i bez gróźb.

8. Zaplanuj następny krok

   Brak zapłaty do final date to podstawa do wstrzymania robót po 7-dniowym zawiadomieniu albo do adjudication.

Jeśli nie chcesz liczyć tych dni sam, zobacz, jak pilnujemy terminów i pism, gdy klient przysyła pay less notice. Robi to u nas polski QS w UK, który odpisuje klientowi po angielsku, a Tobie wyjaśnia wszystko po polsku.

Najczęstsze błędy

• Przyjęcie kwoty z pisma bez sprawdzenia daty

  Odpisujesz „ok”, a klient traktuje to jako zgodę na niższą kwotę za cały okres.

• Brak aplikacji w terminie z umowy

  Bez niej nie masz kwoty z noty i musisz wysyłać default payment notice, co przesuwa final date.

• Zwlekanie z default payment notice

  Każdy dzień zwłoki z Twoim pismem przesuwa final date o kolejny dzień i opóźnia zapłatę.

• Założenie, że spóźnione pismo nic nie znaczy

  Może działać jak pay less notice, jeśli przyszło na czas i podaje kwotę oraz wyliczenie.

• Liczenie terminów od daty faktury

  Terminy biegną od due date z umowy albo ze Scheme, a nie od dnia, w którym wystawiłeś fakturę.

• Powoływanie się na ustawę u klienta prywatnego

  Przy robotach w jego domu ustawa zwykle nie działa i liczy się tylko umowa.

Pytania

To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.