Jak wpisać terminy płatności do umowy, żeby nie było sporu

Umowa ma dwie strony, a o płatnościach jest jedno zdanie: „Payment within 30 days of invoice”. Na budowie okazuje się, że klient liczy 30 dni od dnia, w którym sam zatwierdzi fakturę. A zatwierdza, kiedy chce. Ty liczysz od dnia wysłania. Obaj macie rację po swojemu, bo umowa nic więcej nie mówi. Terminy płatności w umowie to nie formalność do przepisania z poprzedniej roboty. To zapis, który decyduje, kiedy dostajesz pieniądze i czy możesz cokolwiek zrobić, gdy ich nie ma.

Terminy płatności w umowie: co wymaga Construction Act

Construction Act, czyli Housing Grants, Construction and Regeneration Act 1996 zmieniony w 2011 roku, stawia umowom budowlanym kilka wymagań co do płatności. Strony mają dużą swobodę, ale w pewnych granicach.

• Płatność w ratach

  Strona umowy ma prawo do płatności w ratach albo okresowych, chyba że roboty mają trwać krócej niż 45 dni.

• Jasny mechanizm

  Umowa musi mówić, jakie płatności stają się należne i kiedy. Liczba dni między due date a final date należy do Was.

• Final date dla każdej kwoty

  Każda należna kwota musi mieć ostateczny termin zapłaty. Bez niego zapis o płatności jest niepełny.

• Pismo z kwotą

  Umowa musi przewidywać payment notice najpóźniej 5 dni po due date, od płacącego albo od Ciebie.

Ustawa wymienia też zapisy, które nie są wystarczającym mechanizmem płatności. Nie wystarczy, gdy zapłata zależy od wykonania zobowiązań z innej umowy albo od decyzji kogoś, czy je wykonano (art. 110 ust. 1A). Są od tego wąskie wyjątki, więc konkretny zapis sprawdź. Nie wystarczy też, gdy due date liczy się od dnia, w którym klient da Ci pismo o tym, ile jest należne (art. 110 ust. 1D). Zapis „płatne 30 dni od zatwierdzenia faktury przez klienta” jest więc ryzykowny dla obu stron. Zapis „zapłacę, jak mi zapłacą” (pay when paid) jest nieskuteczny, poza niewypłacalnością płacącego wyżej w łańcuchu.

Gdy umowa czegoś nie mówi

Jeśli umowa nie ma zasad zgodnych z ustawą, w brakującej części stosuje się Scheme for Construction Contracts. W Scheme due date to 7 dni po końcu okresu albo po złożeniu aplikacji, co nastąpi później. Final date to 17 dni po due date, a pay less notice musi przyjść najpóźniej 7 dni przed final date. To działa, ale terminy ze Scheme mogą nie pasować do Twojej budowy. Lepiej wpisać własne.

Klient prywatny w swoim domu

Construction Act zwykle nie obejmuje robót u osoby prywatnej w domu, w którym ona mieszka albo zamierza mieszkać (residential occupier). Tam nie ma Scheme, który uzupełni braki. Wszystko zależy od umowy, więc przy dobudowie czy lofcie dla prywatnego klienta terminy trzeba wpisać szczególnie dokładnie.

Co wpisać do umowy, żeby nie było sporu

Dobry zapis o płatnościach odpowiada na pytania, o które klient może się kłócić. Kto, co, kiedy i w jakiej formie. Przykład: dobudowa dla dewelopera, waluacje co miesiąc. Umowa mówi, że aplikację składasz ostatniego dnia miesiąca, due date to 7 dni później, final date to 14 dni po due date, a pay less notice może przyjść najpóźniej 5 dni przed final date. Każda strona wie, który dzień jest którym.

• Okres i dzień aplikacji

  Co ile i do kiedy składasz aplikację o płatność. Na przykład ostatni dzień każdego miesiąca kalendarzowego.

• Due date

  Ile dni po końcu okresu albo po aplikacji płatność staje się należna. Wpisz liczbę dni, nie słowa „niezwłocznie”.

• Final date

  Ile dni po due date klient musi zapłacić. To jest dzień, po którym możesz zawiadomić o wstrzymaniu robót.

• Pisma i ich terminy

  Kto wystawia payment notice, do ilu dni po due date i do kiedy najpóźniej może przyjść pay less notice.

• Forma i adres doręczeń

  E-mail, poczta czy oba. Na jaki adres i do kogo. Bez tego klient powie, że pisma nigdy nie dostał.

• Retencja i jej zwrot

  Ile procent i kiedy wraca. Ustawa nie podaje stawki, więc bez zapisu w umowie retencja to pole do sporu.

Wobec firmy możesz dopisać odsetki za zwłokę. Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 daje między firmami odsetki 8% ponad stopę referencyjną Bank of England, chyba że umowa przewiduje inne, rozsądne odsetki. Wobec osoby prywatnej ta ustawa nie działa, więc odsetki muszą wynikać z umowy.

Jak ustawić terminy płatności krok po kroku

1. Zacznij od harmonogramu robót

   Ustal, czy płatności idą co miesiąc, czy po etapach. Przy etapach opisz każdy etap tak, żeby było jasne, kiedy jest skończony.

2. Policz swoje koszty w czasie

   Sprawdź, ile wydajesz na ludzi, materiały i sprzęt, zanim przyjdzie pierwsza wpłata. Od tego zależy, ile dni możesz czekać.

3. Wpisz liczby dni

   Due date, termin na payment notice, termin na pay less notice i final date. Same liczby, bez „rozsądnego terminu”.

4. Usuń zapisy zależne od kogoś trzeciego

   Zapłata po zapłacie od inwestora albo po zatwierdzeniu przez kogoś spoza umowy to zapis, który ustawa często podważa.

5. Opisz doręczenia

   Adres e-mail, adres pocztowy, osoby po obu stronach. Dopisz, że e-mail na wskazany adres jest skutecznym doręczeniem.

6. Pokaż kalendarz klientowi

   Przed podpisem wyślij tabelkę z datami pierwszych trzech płatności. Jeśli klient ma pytania, wyjaśnisz je teraz, a nie w sporze.

Jeśli wolisz, żeby ktoś przeczytał zapisy o płatnościach przed podpisem, zobacz, jak sprawdzamy umowę budowlaną w UK pod kątem pieniędzy. Robi to polski QS w UK, który mówi Ci po polsku, co jest w umowie, a czego brakuje.

Najczęstsze błędy

• Jedno zdanie „30 days from invoice”

  Brakuje due date, final date i pism, więc każda strona liczy terminy po swojemu i od innego dnia.

• Termin od zatwierdzenia przez klienta

  Klient sam decyduje, kiedy zaczyna biec termin, a taki zapis łatwo podważyć.

• Zapis pay when paid

  Zapłata dopiero po pieniądzach od inwestora jest zwykle nieskuteczna, ale i tak budzi spór o każdy przelew.

• Brak zapisu o doręczeniach

  Klient twierdzi, że nie dostał aplikacji, a Ty nie masz, czym udowodnić, że wysłałeś ją na właściwy adres.

• Kopiowanie umowy z innej budowy

  Terminy z dużego kontraktu nie pasują do małej dobudowy i odwrotnie. Dopasuj je do harmonogramu.

• Brak terminów u klienta prywatnego

  Tam nie ma Scheme, który uzupełni luki. Gdy umowa milczy, każdy termin jest do ustalenia w sporze.

Pytania

To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.