Payment certificate, czyli co QS klienta wysyła po Twojej waluacji

Wysłałeś waluację za miesiąc pracy. Tydzień później przychodzi PDF po angielsku: tabelka, kilka kwot, słowo „certificate” w nagłówku, podpis architekta. Kwota na dole jest niższa niż w Twojej aplikacji, a obok są linijki „retention”, „less previously certified” i „amount due”. Wielu wykonawców wpisuje wtedy w Google „payment certificate co to” i szuka odpowiedzi, czy trzeba się z tym zgodzić. Krótko: to pismo, które mówi, ile klient zapłaci za ten okres. Trzeba umieć je przeczytać, bo od niego zależy, ile pieniędzy wpłynie na konto i kiedy.

Payment certificate: co to jest i kto go wystawia

Payment certificate to odpowiedź na Twoją aplikację o płatność. Ktoś po stronie klienta sprawdza Twoją waluację, liczy, ile według niego jest należne, i potwierdza to na piśmie.

W umowach JCT

W umowach JCT certyfikat okresowy (interim certificate) wystawia architekt albo contract administrator. Ten certyfikat pełni rolę payment notice, czyli pisma, w którym płacący mówi, ile zapłaci i jak to policzył. Liczby do niego może przygotować QS klienta, ale wystawia go architekt albo contract administrator.

W innych umowach

W innych umowach pismo może się nazywać inaczej: payment notice, valuation, certificate. Wystawia je klient albo jego QS. Nazwa ma mniejsze znaczenie niż to, co pismo robi: podaje kwotę i sposób jej wyliczenia.

Terminy

W umowach objętych Construction Act (Housing Grants, Construction and Regeneration Act 1996) płacący wystawia payment notice najpóźniej 5 dni po due date. Jeśli go nie wystawi, kwotą do zapłaty staje się kwota z Twojej aplikacji. Kiedy wypada due date, mówi umowa. Jeśli umowa nie ma zasad płatności zgodnych z ustawą, stosuje się Scheme for Construction Contracts, gdzie due date to 7 dni po końcu okresu albo po złożeniu aplikacji, co nastąpi później.

Construction Act zwykle nie obejmuje robót u osoby prywatnej w domu, w którym ona mieszka albo zamierza mieszkać (residential occupier). Wtedy to, czy w ogóle dostaniesz certyfikat, w jakim terminie i co się dzieje, gdy go nie ma, zależy tylko od umowy.

Co jest w certyfikacie i jak go czytać

Certyfikat rozpisuje kwotę na kilka linijek. Liczy się w nim narastająco, od początku kontraktu.

• Wartość robót wykonanych.Suma wszystkich pozycji z kosztorysu według procentu wykonania na dziś.
• Wariacje.Zatwierdzone roboty dodatkowe i pominięcia.
• Materiały na budowie.Jeśli umowa na to pozwala i materiał spełnia warunki.
• Retencja.Kwota zatrzymana według stawki z Twojej umowy. Ustawa nie podaje stawki.
• Wcześniej certyfikowane albo zapłacone.To, co już dostałeś za poprzednie okresy.
• Kwota do zapłaty.Wynik: wartość brutto minus retencja minus to, co już zapłacono.

Przykład z literami: wartość robót narastająco W, retencja R%, wcześniej certyfikowane P. Kwota do zapłaty w tym okresie to W minus R% z W minus P. Jeśli w certyfikacie wychodzi inaczej, coś jest nie tak w jednej z tych trzech liczb i trzeba ją znaleźć.

Certyfikat z niższą kwotą niż Twoja aplikacja to nie koniec rozmowy. To stanowisko drugiej strony, które możesz zakwestionować. Jeśli klient po wystawieniu certyfikatu chce zapłacić jeszcze mniej, potrzebny jest pay less notice, wysłany przed terminem z umowy, z kwotą i podstawą wyliczenia.

Przykład: dobudowa dla klienta prywatnego, umowa JCT z architektem jako administratorem. Wykonawca złożył aplikację z dachem na 100%. Certyfikat przyjął dach na 70%, bo rynny nie były jeszcze zamontowane. Wykonawca sprawdził: rynny były w innej pozycji kosztorysu, a nie w dachu. Odpisał z wyciągiem z kosztorysu i zdjęciami, a różnica weszła do kolejnego certyfikatu. Bez porównania pozycja po pozycji nikt by tego nie zauważył.

Co zrobić, gdy dostaniesz certyfikat, krok po kroku

1. Sprawdź datę.Porównaj datę certyfikatu z due date z Twojej umowy. W umowach objętych ustawą payment notice ma przyjść najpóźniej 5 dni po due date.
2. Porównaj kwoty pozycja po pozycji.Weź swoją aplikację i certyfikat. Zaznacz każdą pozycję, w której QS klienta przyjął inny procent albo inną kwotę.
3. Sprawdź retencję.Czy stawka zgadza się z umową? Czy retencję liczono od właściwej kwoty?
4. Sprawdź, co już zapłacono.Linijka „previously certified” musi się zgadzać z tym, co naprawdę wpłynęło albo zostało wcześniej certyfikowane. Błąd w tej linijce przenosi się na każdy kolejny okres.
5. Sprawdź wariacje i materiały.Czy weszły wszystkie zatwierdzone wariacje? Czy materiały na budowie zostały ujęte, jeśli umowa to przewiduje?
6. Odpowiedz na piśmie.Jeśli coś się nie zgadza, napisz po angielsku, pozycja po pozycji, z dowodami: zdjęcia, pomiary, instrukcje.
7. Zapisz final date.Od niej zależy, do kiedy pieniądze mają wpłynąć. Sprawdź w umowie, czy po certyfikacie wystawiasz fakturę i w jakim terminie.
8. Gdy certyfikat nie przyszedł.Jeśli umowa jest objęta ustawą, a payment notice nie przyszedł w terminie, kwotą do zapłaty staje się kwota z Twojej aplikacji. Napisz to klientowi na piśmie i pilnuj final date.

Najczęstsze błędy

• Traktowanie certyfikatu jak wyroku.To wycena drugiej strony. Masz prawo się z nią nie zgodzić i ją poprawić w kolejnej waluacji.
• Brak sprawdzenia matematyki.Błąd w retencji albo w „previously certified” przenosi się na każdy kolejny miesiąc.
• Milczenie.Jeśli nie odpowiesz na obcięcie, trudno potem wykazać, że od początku się z nim nie zgadzałeś.
• Czekanie z kolejną aplikacją na certyfikat.Kolejna waluacja na budowie idzie według terminów z umowy, a nie wtedy, gdy przyjdzie poprzedni certyfikat.
• Mylenie certyfikatu okresowego z końcowym.Certyfikat okresowy rozlicza okres. Zamknięcie kontraktu i zwrot retencji to osobny etap, a jego zasady podaje Twoja umowa budowlana w UK.

Pytania

To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.