Dlaczego Twoja waluacja się spóźnia i jak to naprawić

Koniec miesiąca, a Ty jeszcze na dachu. Waluacja miała pójść w piątek. Poszła w środę następnego tygodnia, bo wieczorami nie było siły siadać do laptopa, a podwykonawca od elektryki nie przysłał, co zrobił. Klient zapłacił później niż zwykle i jeszcze dopytywał o pozycje, których nie dało się szybko wyjaśnić. Jeśli co miesiąc Twoja waluacja się spóźnia, to nie jest pech. To dziura w sposobie pracy, która co okres przesuwa Twoje pieniądze o kilka dni albo tygodni. Dobra wiadomość: tę dziurę da się załatać bez zatrudniania biura.

Co robi spóźniona waluacja z Twoimi pieniędzmi

Pieniądze za robotę nie płyną od dnia, w którym ją zrobiłeś. Płyną od dnia, w którym wysłałeś aplikację o płatność, liczonego według zasad z umowy.

Weźmy Scheme for Construction Contracts, czyli zasady, które stosuje się, gdy umowa nie ma zasad płatności zgodnych z Construction Act. W Scheme due date to 7 dni po końcu okresu albo po złożeniu aplikacji, w zależności od tego, co nastąpi później. Final date for payment to 17 dni po due date. Czyli każdy dzień, o który spóźnisz aplikację, przesuwa due date, a za nim final date. Spóźnisz się tydzień, pieniądze przyjdą tydzień później. I tak co miesiąc, przez cały kontrakt.

Wiele umów ma własne daty aplikacji, inne niż w Scheme. Wtedy obowiązuje termin z Twojej umowy. Sprawdź w niej też, co się dzieje, gdy aplikacja przyjdzie po terminie, bo od tego zależy, czy tracisz kilka dni, czy cały okres.

Uwaga przy klientach prywatnych. Construction Act zwykle nie obejmuje robót u osoby prywatnej w domu, w którym ona mieszka albo zamierza mieszkać (residential occupier). Wtedy terminy płatności wynikają tylko z umowy. Jeśli umowa ich nie podaje, klient płaci, kiedy uzna za stosowne, a Ty nie masz w ręku żadnej daty.

Dlaczego waluacja się spóźnia

Z tego, co widać na małych budowach, przyczyny powtarzają się prawie zawsze te same.

Nikt nie wie, kiedy jest termin

Data aplikacji jest gdzieś w umowie, ale nie w kalendarzu. Szef przypomina sobie o waluacji, kiedy kończą się pieniądze na wypłaty.

Nie ma z czego liczyć

Oferta była na jedną kwotę, bez pozycji. Na koniec miesiąca trzeba zgadywać, ile procent całej budowy jest zrobione, a zgadywanie zajmuje czas i rodzi kłótnie.

Pomiar z pamięci

Zamiast zdjęć i notatek z tygodnia jest próba przypomnienia sobie, co się działo trzy tygodnie temu. To trwa i kończy się zaniżeniem albo zawyżeniem.

Wariacje bez wyceny

Robota dodatkowa jest zrobiona, ale nie ma ceny. Szef nie chce wysłać waluacji bez niej, więc czeka, aż ją wyceni. A wycena czeka na wolny wieczór.

Czekanie na innych

Podwykonawcy nie przysłali swoich danych, dostawca nie przysłał faktury za materiał na budowie, a QS klienta „chciał najpierw zobaczyć liczby”. Każde z tych czekań to kolejne dni.

Jak to naprawić krok po kroku

1. Wypisz terminy na cały kontrakt.Z umowy weź okres rozliczeniowy, datę aplikacji, due date i final date. Wpisz je do kalendarza w telefonie od razu na wszystkie miesiące, z przypomnieniem kilka dni wcześniej.
2. Ustal stały dzień pracy nad waluacją.Jedno popołudnie przed datą aplikacji, zawsze to samo. Nie „jak będzie czas”.
3. Rozbij cenę na pozycje.Jeśli kosztorys jest na jedną kwotę, podziel go na pozycje, które da się policzyć: fundamenty, ściany, strop, dach, instalacje, wykończenie. Każda pozycja ma swoją kwotę i swój procent wykonania. Wtedy waluacja to wpisanie procentów, a nie zgadywanie.
4. Rób zdjęcia co tydzień.Te same miejsca, z datą. Pod koniec okresu masz gotowy materiał do pomiaru i dowód dla QS-a klienta.
5. Wyceniaj wariacje na bieżąco.Klient prosi o zmianę, Ty tego samego dnia zapisujesz ją z numerem i ceną. Na koniec miesiąca wariacje są gotowe i nie wstrzymują waluacji. Więcej o tym, jak to prowadzić: wariacje.
6. Zbieraj dane od podwykonawców wcześniej.Ustal im własny termin kilka dni przed Twoim. Kto nie przyśle na czas, wchodzi do waluacji w następnym okresie, a nie wstrzymuje całej aplikacji.
7. Wyślij na czas, nawet jeśli nie wszystko jest dopięte.Pozycja sporna może poczekać do kolejnej waluacji. Waluację liczy się narastająco, więc nic nie przepada przez to, że dopiszesz ją miesiąc później. Przepadają dni, o które spóźnisz całość.
8. Zapisz dowód wysłania.Mail z datą i załącznikiem, kopia w folderze budowy. Od tej daty liczą się terminy po stronie klienta.
9. Pilnuj odpowiedzi klienta.W umowach objętych Construction Act płacący wystawia payment notice najpóźniej 5 dni po due date. Jeśli go nie wystawi, kwotą do zapłaty staje się kwota z Twojej aplikacji. Jeśli nie wysłałeś aplikacji na czas, trudniej Ci potem z tego korzystać.

Przykład: firma robi lofty dla dewelopera, okresy miesięczne. Przez pół roku aplikacje szły średnio tydzień po końcu okresu. Po wpisaniu terminów do kalendarza i rozbiciu ceny na pozycje aplikacja zaczęła wychodzić w dniu zamknięcia okresu. Robota ta sama, ilość pracy przy waluacji mniejsza, a każda płatność wcześniej o ten tydzień.

Najczęstsze błędy

• Czekanie, aż wszystko będzie idealne.Waluacja nie musi być kompletna co do ostatniej śruby. Musi być na czas i rzetelna.
• Wysyłanie waluacji tylko SMS-em albo w rozmowie.Bez maila z załącznikiem trudno potem wykazać, kiedy aplikacja poszła i co w niej było.
• Brak pozycji w ofercie.Kwota „za całość” sprawia, że każda waluacja jest negocjacją od zera. Rozbij cenę już na etapie oferty, a waluacja na budowie stanie się zwykłą rutyną.
• Uzgadnianie liczb z QS-em klienta przed wysłaniem.Rozmowa jest w porządku, ale nie może wstrzymywać aplikacji. Najpierw wyślij, potem dyskutuj.
• Wszystko na głowie szefa.Jeśli jedna osoba buduje, kupuje materiał i liczy waluacje, waluacja zawsze przegra z budową. Oddaj ją komuś: pracownikowi biura albo QS po polsku, który zrobi to za Ciebie.

Pytania

To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.