Site diary: dziennik budowy, który chroni Twoje pieniądze

Klient twierdzi, że w marcu ekipa przez tydzień nie pojawiała się na budowie i dlatego dach jest spóźniony. Ty wiesz, że ludzie byli, tylko czekali na decyzję w sprawie okien dachowych. Klient pamięta po swojemu, Ty po swojemu, a QS klienta pyta o dowody. Po trzech miesiącach nikt nie odtworzy, kto był na budowie i dlaczego robota stała. Właśnie po to jest dziennik budowy, w UK nazywany site diary. Kilka minut pisania dziennie, a przy sporze o pieniądze to często jedyny dokument z datą z tamtego dnia.

Dziennik budowy w UK: co to jest site diary

Site diary to codzienny zapis tego, co działo się na budowie: kto był, co zrobiono, co przyjechało, co przeszkadzało i kto co powiedział. Nie ma jednego urzędowego wzoru. Może to być zeszyt, arkusz albo program w telefonie. Liczy się to, żeby zapis powstawał tego samego dnia, zawsze w tym samym miejscu i w tej samej formie.

Zapis zrobiony na bieżąco jest dużo mocniejszy niż wspomnienia spisane po miesiącu. Gdy dochodzi do sporu, druga strona pyta: skąd to wiesz? Odpowiedź „mam to w dzienniku z tego dnia, ze zdjęciem” zamyka wiele dyskusji, zanim się zaczną.

Przykład: dobudowa u klienta prywatnego w Midlands. Wpis z jednego dnia może wyglądać tak: „Na budowie trzech naszych ludzi i elektryk podwykonawcy. Murowanie ściany szczytowej do poziomu stropu. Okna dachowe nie dostarczone, dostawca przesunął dostawę. Klient na budowie, prosi o dodatkowe gniazdo w kuchni, potwierdzone mailem. Po południu deszcz, murowanie przerwane na dwie godziny. Zdjęcia w załączniku.” Sześć zdań, a masz ludzi, postęp, braki, zmianę i przestój.

Co zapisywać każdego dnia

• Ludzie na budowie

  Ilu ludzi z Twojej firmy i od podwykonawców było na budowie i przy jakiej robocie pracowali.

• Wykonane roboty

  Co zrobiono danego dnia i w którym miejscu, najlepiej z odwołaniem do pozycji z kosztorysu.

• Pogoda i warunki

  Deszcz, mróz albo wiatr i to, czy przez nie stała jakaś robota. Jedno zdanie zwykle wystarczy.

• Dostawy i braki

  Co przyjechało, co się spóźniło i na jaki materiał ekipa czekała, zanim mogła pracować dalej.

• Instrukcje i wizyty

  Kto przyszedł od klienta, co powiedział i co kazał zmienić, nawet jeśli było to tylko słowo.

• Problemy i przestoje

  Co wstrzymało pracę, od kiedy i kto o tym wiedział. Do tego zdjęcie z datą i godziną.

Jak dziennik budowy chroni Twoje pieniądze

Waluacja. Gdy QS klienta obcina procent wykonania, dziennik pokazuje, co zrobiono w każdym tygodniu okresu. Razem ze zdjęciami to podstawa każdej waluacji na budowie, którą chcesz obronić.

Wariacje. Klient na budowie mówi „dorób jeszcze to”, a potem nie pamięta. Wpis z tego dnia z jego słowami, a do tego mail z potwierdzeniem, to najlepszy start do wyceny zmiany.

Opóźnienia. Przestoje przez brak decyzji, brak dostępu albo zmiany projektu zapisane dzień po dniu pokazują, ile czasu straciłeś nie ze swojej winy. Czy dostaniesz za to przedłużenie terminu albo zwrot kosztów, zależy od Twojej umowy. Bez zapisów nie wykażesz nawet tego, że czekałeś.

Spór. Jeśli umowa jest objęta Construction Act, każda strona może w każdej chwili skierować spór do adjudication, a decyzja zapada w 28 dni od skierowania sprawy. To mało czasu, żeby szukać dowodów. Dziennik prowadzony na bieżąco jest gotowy od razu.

Construction Act zwykle nie obejmuje robót u osoby prywatnej w domu, w którym ona mieszka albo zamierza mieszkać (residential occupier). Wtedy terminy i zasady płatności zależą od Twojej umowy, a przy sporze o pieniądze dziennik i zdjęcia są często jedynym, co masz poza samą umową.

Jak prowadzić dziennik budowy krok po kroku

1. Wybierz jedno miejsce

   Jeden zeszyt, jeden arkusz albo jeden program. Zapisy rozrzucone po telefonach ekipy nic nie znaczą.

2. Ustal, kto pisze

   Najlepiej brygadzista albo Ty. Jedna osoba odpowiada za to, żeby wpis był każdego dnia roboczego.

3. Pisz codziennie przed końcem pracy

   Pięć minut przy samochodzie. Krótko, konkretnie, z godzinami, gdy coś stało.

4. Dodawaj zdjęcia z datą

   Ogólne ujęcie z tego samego miejsca każdego dnia i zbliżenia tego, co ważne. Zdjęcie łącz z wpisem.

5. Potwierdzaj ustne instrukcje mailem

   Klient coś powiedział? Jeszcze tego samego dnia wyślij krótki mail: „Potwierdzam, że prosił Pan o…”.

6. Raz w tygodniu przejrzyj wpisy

   Wyłap zmiany do wyceny i przestoje do zgłoszenia, zanim o nich zapomnisz.

7. Przechowuj do końca rozliczenia

   Dziennik ma być dostępny co najmniej do zamknięcia rozliczenia końcowego i zwrotu retencji.

Najmniej pracy jest wtedy, gdy dziennik, zdjęcia, waluacje i wariacje leżą w jednym miejscu. Tak działa program do prowadzenia budowy, w którym prowadzimy rozliczenia: wpis z budowy od razu podpinasz pod pozycję waluacji albo pod wariację.

Najczęstsze błędy

• Dziennik pisany raz na tydzień

  Wpis odtworzony z pamięci po kilku dniach jest słaby i łatwo go podważyć przy sporze.

• Same zdjęcia bez opisu

  Zdjęcie bez daty, miejsca i jednego zdania opisu po kilku miesiącach nic już nie mówi.

• Brak ustnych instrukcji klienta

  Najważniejsze zdania padają na budowie, a to ich w dzienniku zwykle brakuje.

• Pomijanie złych dni

  Przestój z Twojej winy też zapisz. Uczciwy dziennik jest bardziej wiarygodny w całości.

• Zapis w kilku miejscach naraz

  Część w zeszycie, część w SMS-ach, część w głowie. Przy sporze nie złożysz tego w całość.

• Dziennik wyrzucony po budowie

  Spór o rozliczenie końcowe albo retencję może przyjść długo po tym, jak zszedłeś z budowy.

Pytania

To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.