Harmonogram robót dla małej budowy: jak go zrobić

Klient pyta, kiedy wejdą okna. Architekt chce wiedzieć, kiedy ma przyjść na kontrolę zbrojenia. Hydraulik dzwoni, czy może przyjść w środę, a Ty odpowiadasz „chyba tak”, bo cały plan budowy masz w głowie. Działa to do pierwszego poślizgu. Potem nikt nie wie, co się przesunęło i dlaczego, a klient twierdzi, że opóźnienie jest Twoją winą. Harmonogram robót budowlanych nie musi być skomplikowany. Przy dobudowie czy lofcie wystarczy jedna strona, którą potrafisz pokazać i obronić.

Harmonogram robót budowlanych: po co małej firmie

Harmonogram, po angielsku zwykle programme, to plan budowy rozpisany w czasie: jakie roboty, w jakiej kolejności, ile trwają i od czego zależą. Na brytyjskiej budowie często ma postać wykresu Gantta, czyli paska dla każdego etapu na osi tygodni.

Mała firma korzysta z niego w trzech miejscach. Po pierwsze, w organizacji: wiesz, kiedy zamówić materiał i kiedy wezwać podwykonawcę. Po drugie, w rozmowie z klientem: pokazujesz, kiedy potrzebujesz jego decyzji, na przykład wyboru płytek czy kuchni. Po trzecie, w sporze: gdy termin się przesuwa, harmonogram pokazuje, co było planowane i co je przesunęło.

Harmonogram przydaje się też podwykonawcom i dostawcom. Gdy elektryk i tynkarz widzą ten sam plan, wiedzą, kiedy ich robota jest potrzebna i od kogo zależy. Wysyłasz im fragment, który ich dotyczy, i zamiast pięciu telefonów w tygodniu masz jedną wiadomość z datami. Każda zmiana terminu idzie wtedy do wszystkich naraz.

Co powinno być w harmonogramie

• Etapy robót

  Lista z kosztorysu, pogrupowana w etapy, na przykład fundamenty, mury, dach, instalacje i wykończenie.

• Czas trwania

  Liczba dni roboczych dla każdego etapu, policzona z ilości robót i wielkości ekipy, a nie z nadziei.

• Zależności

  Co musi się skończyć, żeby kolejny etap mógł ruszyć. Tynk po instalacjach, wylewka po ogrzewaniu podłogowym.

• Dostawy z długim czasem

  Okna, stal, schody, kuchnia. Data zamówienia musi być w harmonogramie, a nie tylko data montażu.

• Decyzje klienta

  Do kiedy klient musi wybrać materiały i wykończenia, żeby nie zatrzymać kolejnego etapu na budowie.

• Kontrole i odbiory

  Wizyty inspektora, architekta albo klienta, które muszą się odbyć, zanim zakryjesz daną robotę.

Jak szczegółowy ma być

Przy małej budowie nie planujesz godzin, tylko dni i tygodnie. Jeden pasek na etap trwający od kilku dni do dwóch tygodni zwykle wystarcza. Dłuższe etapy podziel, bo inaczej nie zobaczysz poślizgu, dopóki nie będzie za późno. Zaznacz też ścieżkę krytyczną, czyli ciąg etapów, w którym każdy dzień opóźnienia przesuwa koniec budowy. Przy dobudowie to zwykle fundamenty, mury, dach i zamknięcie budynku. Malowanie ogrodzenia może poczekać, dach nie. Gdy wiesz, które etapy są krytyczne, wiesz też, gdzie dać najlepszą ekipę i gdzie pilnować dostaw najmocniej.

Harmonogram a płatności

Jeśli płatności idą etapami, harmonogram pokazuje, kiedy klient powinien dostać kolejną fakturę albo aplikację. Gdy etapy się przesuwają, przesuwają się też pieniądze, więc ruchy w harmonogramie od razu widać w Twoim przepływie gotówki.

Construction Act zwykle nie obejmuje robót u osoby prywatnej w domu, w którym ona mieszka albo zamierza mieszkać (residential occupier). Wtedy terminy płatności zależą wyłącznie od umowy, a harmonogram powiązany z etapami płatności jest jedynym jasnym zapisem, kiedy pieniądze mają wpłynąć. Przy umowach objętych ustawą, gdy umowa nie ma zgodnych z nią zasad płatności, stosuje się Scheme for Construction Contracts.

Przykład: dobudowa parterowa w Reading dla klienta prywatnego. Firma rozpisuje harmonogram na dwanaście tygodni i zaznacza, że wybór okien musi nastąpić w drugim tygodniu, bo okna mają długi termin dostawy. Klient decyduje w piątym tygodniu. Firma tego samego dnia wysyła mail z nowym harmonogramem i informacją, o ile przesuwa się koniec robót. Przy rozliczeniu nikt nie dyskutuje, skąd opóźnienie.

Jak zrobić harmonogram robót krok po kroku

1. Zacznij od kosztorysu

   Weź pozycje z kosztorysu i zgrupuj je w etapy. Każda pozycja musi trafić do jakiegoś etapu.

2. Policz czas każdego etapu

   Ilość robót podziel przez wydajność ekipy, którą naprawdę masz, a nie przez idealną.

3. Ustaw kolejność i zależności

   Zaznacz, co musi się skończyć przed kolejnym etapem i co może iść równolegle.

4. Dopisz dostawy i decyzje klienta

   Daty zamówień materiałów z długim czasem dostawy i daty, do których klient musi wybrać.

5. Dodaj zapas

   Kilka dni na pogodę i niespodzianki przy rozbiórce. Lepiej skończyć przed czasem niż tłumaczyć się z poślizgu.

6. Pokaż harmonogram klientowi

   Wyślij go mailem przed startem i poproś o potwierdzenie dat jego decyzji i dostępu do domu.

7. Aktualizuj co tydzień

   Zaznacz, co zrobiono, co się przesunęło i dlaczego. Każdą zmianę wyślij klientowi na piśmie.

Najlepiej, gdy harmonogram powstaje z tych samych pozycji, z których zrobiłeś kosztorys budowlany. Wtedy procent wykonania w waluacji i postęp w harmonogramie liczą się z jednej listy. Tak działa program do prowadzenia budowy, w którym prowadzimy rozliczenia.

Najczęstsze błędy

• Harmonogram tylko w głowie

  Nikt poza Tobą go nie zna, więc przy poślizgu klient ma swoją wersję zdarzeń, a Ty żadnej.

• Brak dat decyzji klienta

  Klient spóźnia się z wyborem, a w harmonogramie nie ma, do kiedy miał zdecydować. Winny jesteś Ty.

• Pominięte dostawy

  W harmonogramie jest montaż okien, ale nie ma daty zamówienia. Okna przychodzą kilka tygodni za późno.

• Zero zapasu

  Każdy deszczowy tydzień przesuwa koniec budowy, bo plan zakładał, że wszystko pójdzie idealnie od pierwszego dnia.

• Brak aktualizacji

  Harmonogram z pierwszego tygodnia nie ma nic wspólnego z budową w ósmym. W sporze nic nie pokazuje.

• Zmiany tylko ustnie

  Przesunięcie terminu ustalone przy kawie nie zostawia śladu. Wyślij nowy harmonogram mailem.

Pytania

To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.