Koszty, które firma budowlana może odliczyć według HMRC

Koniec roku podatkowego. Na siedzeniu vana leży reklamówka paragonów z hurtowni, ze stacji i z parkingów. Część jest wyblakła, część to zakupy do domu, a jeden to mandat za parkowanie pod budową. Księgowa pyta: „Co z tego jest kosztem firmy?”. Koszty firmy budowlanej według HMRC to nie wszystko, co kupiłeś w roku, tylko wydatki poniesione na prowadzenie firmy. Od nich zależy, od jakiego zysku zapłacisz podatek. Poniżej po polsku, co gov.uk wymienia jako koszty sole tradera, a czego nie. Przy każdej wątpliwej pozycji zapytaj księgową, a gov.uk w razie wątpliwości kieruje do HMRC.

Koszty firmy budowlanej według HMRC: zasada ogólna

Gov.uk mówi, że koszty uznawane przez HMRC (allowable expenses) odejmujesz od przychodu, żeby wyliczyć zysk do opodatkowania. Jako samozatrudniony możesz odliczać tylko wydatki związane z firmą. Pieniądze wzięte z firmy na prywatne cele nie są kosztem. Gdy coś służy i firmie, i Tobie prywatnie, odliczasz tylko część firmową.

Te zasady dotyczą sole tradera i wspólnika w spółce osobowej. Spółka z o.o. (limited company) rozlicza koszty w swoim podatku od zysku i tam część zasad wygląda inaczej. Jeśli masz spółkę, każdą pozycję sprawdź z księgową.

Co gov.uk wymienia jako koszty

Gov.uk dzieli koszty na grupy. Te są najbliżej codzienności małej firmy budowlanej:

• Materiały do robót

  Gov.uk wymienia rzeczy kupowane do dalszej sprzedaży, w tym materiały (raw materials). Na budowie to głównie to, co wbudowujesz.

• Podwykonawcy i pracownicy

  Wynagrodzenia, premie, składki pracodawcy na National Insurance, opłaty agencji oraz koszty podwykonawców.

• Van i dojazdy

  Paliwo, ubezpieczenie, naprawy, serwis, parkingi, wynajem pojazdu, podatek drogowy i pomoc drogowa, gdy służą firmie.

• Odzież ochronna

  Buty robocze, kaski i kombinezony, jeśli używasz ich tylko do pracy. Do kosztów wchodzi też ich pranie i naprawa.

• Biuro i telefon

  Materiały biurowe i rachunki za telefon. Pracując z domu, możesz odliczyć część ogrzewania, prądu i internetu.

• Ubezpieczenie i bank

  Gov.uk podaje koszty finansowe, na przykład ubezpieczenie i opłaty bankowe. Do tego reklama, szkolenia i subskrypcje.

Przy dojazdach gov.uk wymienia też bilety na pociąg, autobus i samolot, taksówki, hotele oraz posiłki w czasie podróży służbowych z noclegiem. Przy pracy z domu gov.uk mówi, że trzeba znaleźć rozsądny sposób podziału rachunków na część firmową i prywatną.

Czego nie odliczysz

Gov.uk wymienia wprost kilka rzeczy, które kosztami nie są. Na budowie najczęściej chodzi o te:

• Mandaty i kary

  Gov.uk mówi, że mandatów i opłat karnych nie odliczysz, także tych za parkowanie vana pod budową klienta.

• Dojazd z domu do pracy

  Gov.uk wyłącza dojazdy między domem a pracą. Jak to wygląda przy wielu budowach, ustal z księgową.

• Zwykłe ubrania

  Codziennej odzieży, na przykład koszul, spodni czy zwykłych butów, nie odliczysz, nawet jeśli nosisz je tylko do pracy.

• Prywatna część wydatków

  Gdy van albo telefon służy też prywatnie, odliczasz tylko część firmową. Prywatne jazdy nie są kosztem.

Narzędzia, van i ulgi zamiast kosztów

Większe zakupy, na przykład van, betoniarka albo zestaw elektronarzędzi, rozlicza się według metody księgowej. Gov.uk mówi, że przy tradycyjnej metodzie (traditional accounting) sprzęt, maszyny i pojazdy firmowe rozliczasz przez ulgi kapitałowe (capital allowances) w roku zakupu. Przy metodzie kasowej (cash basis) większość takich rzeczy odliczasz jak zwykły koszt, a ulgi kapitałowe zostają tylko dla samochodu osobowego. Którą metodę stosuje Twoja firma, wie księgowa.

Gov.uk pozwala też zamiast faktycznych kosztów użyć stawek uproszczonych (simplified expenses). Dotyczą one pojazdów, pracy z domu i mieszkania w lokalu firmy. Przy vanie oznacza to stałą stawkę za milę zamiast liczenia paliwa, serwisu i ubezpieczenia. Szczegóły i stawki są na gov.uk.

Jest jeszcze ulga £1 000 (trading allowance). Gov.uk mówi, że jeśli z niej korzystasz, nie odliczasz żadnych kosztów ani ulg kapitałowych. W firmie budowlanej, która kupuje materiały i płaci podwykonawcom, koszty zwykle są dużo większe, więc tę decyzję policz z księgową.

Jak zbierać koszty krok po kroku

1. Oddziel konto firmowe

   Płać za materiały, paliwo i narzędzia z jednego konta firmowego. Wtedy łatwiej pokazać, co było kosztem firmy.

2. Zbieraj rachunki od razu

   Rób zdjęcie paragonu w dniu zakupu i zapisuj, do której budowy należy. Wyblakły paragon w styczniu nic nie da.

3. Oznaczaj zakupy mieszane

   Gdy na jednym paragonie są rzeczy na budowę i do domu, zaznacz, które pozycje dotyczą firmy.

4. Zapisuj przebieg vana

   Notuj jazdy na budowy, do hurtowni i do klientów. Bez zapisu trudno pokazać, jaka część jazd była firmowa.

5. Trzymaj umowy z podwykonawcami

   Do kosztu podwykonawcy dołącz fakturę, zestawienie CIS i potwierdzenie przelewu.

6. Pytaj o wątpliwe pozycje

   Gdy nie wiesz, czy coś jest kosztem, zapytaj księgową przed zeznaniem, a nie po wezwaniu z HMRC.

7. Przechowuj dokumenty latami

   Gov.uk mówi, że zapisy trzymasz co najmniej 5 lat od terminu 31 stycznia za dany rok podatkowy.

Koszty dla HMRC i koszty budowy to dwie strony tej samej kartki. Gdy każdy zakup jest przypisany do budowy, widzisz nie tylko, co odliczysz od podatku, ale też, ile naprawdę kosztowała dana robota. Na tym opiera się dobra wycena następnej. Pomoże w tym polski kosztorysant w UK, który policzy robotę z rysunków i rozpisze ją na pozycje. Jeśli chcesz, żeby ktoś po polsku pilnował kosztów i rozliczeń w trakcie budowy, zobacz, jak pracuje polski QS w UK. Zeznanie podatkowe zostaje u księgowej.

Najczęstsze błędy

• Wszystkie paragony jako koszt

  Zakupy do domu na paragonie z hurtowni nie są kosztem firmy. Odliczasz tylko to, co poszło na firmę.

• Mandaty w kosztach

  Mandat za parkowanie pod budową wydaje się kosztem roboty, ale gov.uk mówi wprost, że kar nie odliczysz.

• Zwykłe ubrania jako odzież robocza

  Buty ochronne i kask tak, zwykła bluza czy dżinsy nie. Gov.uk wyłącza codzienną odzież.

• Brak zapisów o vanie

  Gdy van jeździ też prywatnie, a nie masz zapisu przebiegu, trudno uzasadnić, jaką część kosztów odliczasz.

Pytania

To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.