Kary za spóźniony CIS return

Masz trzech podwykonawców, płacisz im co tydzień, potrącasz CIS i wpłacasz potrącenia do HMRC. Miesięczne returny robił znajomy, który „ogarnia papiery”, ale wyjechał na dwa miesiące i nikt tego nie przejął. Pewnego dnia przychodzi list z HMRC z karą, potem drugi. Kary za CIS return dotyczą samego złożenia returnu w terminie, a nie tylko wpłaty potrąceń. Pierwsza kara przychodzi już za jeden dzień spóźnienia i rośnie z każdym miesiącem zwłoki. Poniżej zasady z gov.uk po polsku: ile, kiedy i jak się odwołać. Każda firma ma swoje szczegóły, więc decyzje w swojej sprawie potwierdź z księgową.

Kary za CIS return: termin i kwoty według gov.uk

Monthly return składa wykonawca (contractor), czyli firma, która płaci podwykonawcom za roboty objęte CIS. Gov.uk mówi, że każdego miesiąca musisz powiadomić HMRC o płatnościach dla podwykonawców. W returnie potwierdzasz też, że wymienieni podwykonawcy nie są Twoimi pracownikami.

Termin jest jeden i stały: return musi dotrzeć do HMRC do 19. dnia miesiąca następującego po ostatnim miesiącu podatkowym. Gov.uk podaje przykład: return za miesiąc podatkowy od 6 maja do 5 czerwca musi dotrzeć do HMRC do 19 czerwca. Returny składasz przez serwis HMRC CIS online albo przez część programów komercyjnych do CIS.

Wpłata potrąceń ma osobny termin. Gov.uk mówi, że płacisz HMRC co miesiąc do 22. dnia albo do 19. dnia, jeśli płacisz pocztą. Wpłata w terminie nie zwalnia z obowiązku złożenia returnu.

Ile wynosi kara

Gov.uk podaje kary według tego, jak bardzo return jest spóźniony:

• Dzień po terminie

  Return spóźniony choćby o jeden dzień to według gov.uk kara £100. Termin mija 19. dnia, a nie z końcem miesiąca.

• Dwa miesiące spóźnienia

  Gdy return dalej nie dotarł do HMRC po 2 miesiącach od terminu, gov.uk podaje karę £200 za ten return.

• Sześć miesięcy spóźnienia

  Kara to £300 albo 5% potrąceń CIS z tego returnu. Gov.uk mówi, że płacisz tę kwotę, która jest wyższa.

• Rok spóźnienia

  Po 12 miesiącach gov.uk podaje znowu £300 albo 5% potrąceń CIS z tego returnu, zależnie od tego, która kwota jest wyższa.

Przy returnach spóźnionych ponad rok gov.uk mówi o możliwej dodatkowej karze do £3 000 albo do 100% potrąceń CIS z returnu. Przy dużych płatnościach dla podwykonawców ta druga kwota może być bardzo wysoka.

Każdy miesiąc ma swój return i swój termin. Jeśli nikt nie składał returnów przez pół roku, masz sześć spóźnionych returnów naraz, a każdy jest na innym etapie zwłoki.

Miesiąc bez płatności i zły status

Gov.uk mówi, że returny CIS składasz co miesiąc. Gdy w danym miesiącu nie zapłaciłeś żadnemu podwykonawcy, masz dwie drogi. Możesz złożyć return z płatnościami równymi zero (nil return) albo powiadomić HMRC, że czasowo przestałeś korzystać z podwykonawców (inactivity request). Gdy wrócisz do pracy z podwykonawcami, wracają też returny.

Osobna sprawa to status zatrudnienia. Gov.uk ostrzega, że za podanie złego statusu zatrudnienia możesz dostać karę do £3 000. Jeśli ktoś pracuje u Ciebie stale, na Twoich narzędziach i według Twoich godzin, sprawdź z księgową, czy na pewno jest podwykonawcą, zanim wpiszesz go do returnu.

Odwołanie od kary

Gov.uk mówi, że od kary możesz się odwołać w ciągu 30 dni od daty na wezwaniu (penalty notice). Odwołanie złożysz przez serwis HMRC online, gdzie widać też, na jakim etapie jest sprawa. Możesz też wysłać je pocztą, a wtedy podajesz swój Unique Taxpayer Reference (UTR) i numer płatności z wezwania. Gov.uk mówi wprost, że odwołania nie złożysz przez telefon.

Odwołanie ma sens, gdy masz uzasadnione usprawiedliwienie (reasonable excuse). Gov.uk podaje przykłady, które mogą się liczyć: śmierć partnera albo bliskiego krewnego krótko przed terminem, nieoczekiwany pobyt w szpitalu, awaria komputera albo programu w trakcie składania online oraz pożar, powódź albo kradzież. Gov.uk podaje też przykłady, które zwykle się nie liczą: brak pieniędzy na koncie, trudny w obsłudze system HMRC, brak przypomnienia od HMRC i błąd w zeznaniu. Gdy przeszkoda minie, gov.uk mówi, że trzeba złożyć zaległy dokument tak szybko, jak tylko możesz.

Błąd w już złożonym returnie poprawiasz przez serwis HMRC CIS online. Gdy potrzebujesz pomocy, gov.uk kieruje na infolinię CIS.

Jak nie dopuścić do kar krok po kroku

1. Wpisz termin do kalendarza

   Ustaw przypomnienie na kilka dni przed 19. dniem każdego miesiąca, a nie na sam dzień terminu.

2. Zapisuj płatności na bieżąco

   Każdą płatność dla podwykonawcy notuj w dniu przelewu: kwotę przed potrąceniem, potrącenie i datę.

3. Sprawdzaj nowych podwykonawców

   Gov.uk mówi, że musisz sprawdzić w HMRC, czy podwykonawca jest zarejestrowany w CIS. Zrób to przed pierwszą płatnością.

4. Nie zostawiaj pustych miesięcy

   Gdy nikomu nie płaciłeś, złóż nil return albo zgłoś HMRC przerwę, czyli inactivity request.

5. Wyznacz osobę na zastępstwo

   Gdy returny robi jedna osoba, ustal, kto przejmie je na czas urlopu, choroby albo wyjazdu.

6. Poprawiaj błędy od razu

   Pomyłkę w złożonym returnie popraw przez serwis CIS online, zanim HMRC sam o nią zapyta.

7. Odwołuj się w terminie

   Gdy przyjdzie wezwanie, a masz uzasadnione usprawiedliwienie, złóż odwołanie w ciągu 30 dni od daty wezwania.

Kwoty w returnie biorą się z płatności, a płatności z rozliczeń z podwykonawcami. Gdy co miesiąc masz porządną waluację na budowie, wiesz dokładnie, ile komu zapłaciłeś i za co. Jeśli chcesz, żeby ktoś po polsku pilnował rozliczeń z podwykonawcami i terminów płatności, zobacz, jak pracuje polski QS w UK. Same returny CIS i rozmowy z HMRC zostają u księgowej.

Najczęstsze błędy

• Brak returnu w pustym miesiącu

  Firma nikomu nie płaciła i uznała, że nic nie składa. Bez nil returnu albo zgłoszenia przerwy return jest zaległy.

• Termin pomylony z końcem miesiąca

  Return ma dotrzeć do HMRC do 19. dnia. Wysłany 30. dnia jest już spóźniony o ponad tydzień.

• Returny w rękach jednej osoby

  Gdy tylko jedna osoba zna login i terminy, jej urlop albo wyjazd kończy się kilkoma spóźnionymi returnami.

• Odwołanie złożone za późno

  Na odwołanie masz 30 dni od daty wezwania. Po tym czasie trudniej coś zrobić, a kary za kolejne miesiące rosną.

Pytania

To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.