Materiały zamówione na wymiar, a klient nie płaci

Okna dachowe na wymiar, schody dębowe, kuchnia robiona pod konkretną ścianę, belki stalowe przycięte według rysunku konstruktora. Zamówiłeś, bo klient się zgodził, a producent potrzebuje kilku tygodni. Dostawca chce pieniędzy, towar przyjeżdża na budowę albo czeka w magazynie, a klient przestaje płacić. Materiały na wymiar to najgorszy rodzaj długu, bo nikomu innemu ich nie sprzedasz, a dostawca często ich nie przyjmie z powrotem. Zanim się zdenerwujesz, sprawdź kilka rzeczy po kolei. Od nich zależy, czy odzyskasz pieniądze za materiał, i od nich zależy, jak się zabezpieczysz następnym razem.

Materiały na wymiar: dlaczego to inny problem niż zwykła faktura

Przy zwykłej fakturze za robotę spierasz się o to, co już zrobiłeś. Przy materiałach na wymiar spierasz się o pieniądze, które wydałeś na coś, czego klient jeszcze nie ma albo nie ma zamontowane. Klient mówi: „nie zapłacę za coś, czego nie widzę”. Dostawca mówi: „towar zrobiony, płać”. Ty jesteś w środku.

Co mówi umowa

Pierwsze pytanie: czy umowa w ogóle mówi o materiałach zamówionych z góry. Szukasz zapisów o zaliczce na materiały, o tym, kiedy materiały wchodzą do faktury albo waluacji, i o tym, kto jest ich właścicielem przed montażem. To ostatnie zależy od umowy z klientem i od warunków sprzedaży u dostawcy, więc przeczytaj oba dokumenty.

Przy umowach JCT materiały na budowie (materials on site) zwykle wchodzą do waluacji, jeśli są dostarczone na budowę we właściwym czasie i zabezpieczone. Materiały poza budową (off-site), na przykład w fabryce albo w magazynie dostawcy, wchodzą do waluacji tylko wtedy, gdy umowa tak mówi. Ta sama logika przydaje się przy innych umowach: jeśli nie ma zapisu, klient będzie twierdził, że płaci dopiero za zamontowane.

Klient prywatny czy firma

Przy umowie budowlanej z firmą zwykle działa Construction Act, a z nim payment notice, pay less notice i prawo wstrzymania robót po pisemnym zawiadomieniu z co najmniej 7-dniowym wyprzedzeniem. Przy osobie prywatnej w domu, w którym mieszka albo zamierza mieszkać (residential occupier), Construction Act zwykle nie działa. Wtedy wszystko zależy od umowy, a przy materiałach na wymiar najczęściej od tego, czy wziąłeś na nie zaliczkę.

Co zrobić, gdy klient nie płaci za materiał

1. Zbierz dokumenty zamówienia

   Zamówienie do dostawcy, jego faktura, potwierdzenie produkcji i data dostawy albo gotowości.

2. Znajdź zgodę klienta

   Podpisana specyfikacja, rysunek z wymiarami, mail z akceptacją koloru albo modelu. To Twój najważniejszy dowód.

3. Sprawdź zapisy umowy

   Zaliczka, materiały w fakturze lub waluacji, materiały poza budową, własność przed montażem.

4. Zabezpiecz materiał

   Na budowie zamknięty i chroniony przed pogodą, w magazynie opisany jako przeznaczony dla tej budowy.

5. Wystaw fakturę albo aplikację zgodnie z umową

   Z dokumentami dostawcy i zgodą klienta w załączniku, z jasnym opisem.

6. Porozmawiaj z dostawcą wcześnie

   Powiedz, co się dzieje, i zapytaj o termin. Dostawca, który wie wcześniej, częściej czeka.

7. Nie montuj w ciemno

   Jeśli umowa na to pozwala, wstrzymaj montaż do zapłaty, po pisemnym zawiadomieniu klienta z powodem.

Ostatni krok wymaga ostrożności. Przy umowie objętej ustawą wstrzymanie robót ma swoje warunki: niezapłacona kwota po final date, brak skutecznego pay less notice i zawiadomienie z co najmniej 7-dniowym wyprzedzeniem. Przy kliencie prywatnym w jego domu decyduje umowa. Bez podstawy w umowie wstrzymanie może dać klientowi argument przeciwko Tobie.

Przykład: loft u klienta prywatnego, okna dachowe i schody robione na wymiar. Umowa mówi, że materiały zamawiane na wymiar są płatne zaliczką Z% ich wartości przy zamówieniu, a resztę klient płaci przy dostawie na budowę. Klient zapłacił zaliczkę, ale po dostawie schodów przestał odpisywać. Wykonawca ma podpisany przez klienta rysunek schodów, fakturę dostawcy i zdjęcia schodów zabezpieczonych w garażu klienta. Wystawia fakturę na resztę wartości z dokumentami w załączniku i wstrzymuje montaż zgodnie z zapisem w umowie. Spór jest o konkretną kwotę z konkretnymi dowodami, a nie o „jakieś schody”.

Klient zmienia zdanie po zamówieniu

Osobna sytuacja: klient zgodził się na specyfikację, a potem chce inny kolor, inny model albo rezygnuje. Materiał jest już zrobiony. To zmiana zakresu, którą wyceniasz jak każdą inną: koszt materiału, którego nie da się użyć, plus koszt nowego. Zapisz to na piśmie, zanim zamówisz coś nowego. Zasady wyceny zmian opisaliśmy przy wariacjach.

Przy następnej robocie zapisz materiały na wymiar w umowie wprost: zaliczka przy zamówieniu, akceptacja specyfikacji przed zamówieniem, płatność przy dostawie. Umowa budowlana w UK z takimi zapisami zamyka większość tych sporów, zanim się zaczną. Jeśli chcesz, żeby ktoś policzył, ile materiału na wymiar jest w Twojej robocie i jak rozłożyć płatności, polski QS w UK zrobi to po polsku.

Najczęstsze błędy

• Zamówienie bez akceptacji

  Klient zgodził się przez telefon, a teraz mówi, że chciał inny wymiar. Bez podpisu nie masz dowodu.

• Brak zaliczki na materiał

  Płacisz dostawcy z własnej kieszeni za coś, czego nikt inny nie kupi. Zaliczka zamyka ten problem.

• Materiał bez opieki

  Schody leżą na deszczu, okna w otwartym garażu. Uszkodzony towar to argument dla klienta, żeby nie płacić.

• Montaż mimo zwłoki

  Po montażu materiał jest w domu klienta, a Twój argument słabnie. Wstrzymaj go, jeśli umowa na to pozwala.

Pytania

To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.