Payment Notice: kto, kiedy i co musi w nim napisać

Wysyłasz waluację, a po tygodniu przychodzi od klienta krótki e-mail: „Payment Notice No. 4”, kwota i tabelka. Nie wiesz, czy to faktura, potwierdzenie, czy zapowiedź obcięcia. Przy innej budowie klient nie wysyła nic, tylko płaci, kiedy chce i ile chce. Payment Notice, co to jest i po co ono komu, to pytanie, od którego zależy, ile i kiedy dostaniesz za każdą waluację. Ten wpis wyjaśnia po polsku, kto je wystawia, kiedy i co musi w nim być.

Payment Notice: co to jest

Payment Notice to pismo, które mówi, jaka kwota była należna w dniu wymagalności płatności (due date) i jak ją wyliczono. Zasady wynikają z Construction Act, czyli Housing Grants, Construction and Regeneration Act 1996, zmienionego w 2011 roku, i z Twojej umowy.

Ustawa wymaga, żeby umowa budowlana przewidywała pismo dla każdej płatności. Zwykle wystawia je płacący, czyli klient albo główny wykonawca, albo osoba wskazana w umowie, na przykład QS klienta. Umowa może też przewidywać, że to wykonawca wysyła swoje pismo z kwotą. W obu przypadkach termin to najpóźniej 5 dni po due date.

W umowach JCT certyfikat okresowy (interim certificate) wystawia architekt albo contract administrator i to on pełni rolę Payment Notice. Dlatego na budowie z architektem możesz nigdy nie zobaczyć pisma z napisem „Payment Notice”, a i tak je dostajesz.

Co musi być w Payment Notice

• Kwota należna w due date

  Kwota, którą płacący uważa za należną w dniu wymagalności. Może wynosić zero, ustawa to dopuszcza.

• Podstawa wyliczenia

  Jak tę kwotę policzono: pozycje, wariacje, materiały, retencja i odliczenie poprzednich płatności.

• Właściwy nadawca

  Płacący albo osoba wskazana w umowie. Pismo od kogoś bez takiego umocowania sprawdź w umowie i u klienta.

• Właściwy termin

  Najpóźniej 5 dni po due date. Zapisz dzień, w którym pismo przyszło, i porównaj go z terminem z umowy.

Kiedy są terminy

Terminy płatności ustala umowa. Jeśli umowa nie ma zasad zgodnych z ustawą, stosuje się Scheme for Construction Contracts. W Scheme due date to 7 dni po końcu okresu albo po złożeniu aplikacji, co nastąpi później. Payment Notice przychodzi najpóźniej 5 dni po due date. Final date for payment, czyli ostateczny termin zapłaty, to 17 dni po due date. Jeśli płacący chce zapłacić mniej niż kwota z noty, musi wysłać Pay Less Notice najpóźniej 7 dni przed final date.

Przykład: deweloper, umowa objęta ustawą, terminy ze Scheme. Okres kończy się w dniu D, a Twoją aplikację złożyłeś tego samego dnia. Due date to D plus 7 dni. Payment Notice musi przyjść najpóźniej w D plus 12 dni. Final date to D plus 24 dni. Pay Less Notice musi przyjść najpóźniej w D plus 17 dni.

Co, jeśli Payment Notice nie przyjdzie

Gdy płacący nie wystawi Payment Notice, kwotą do zapłaty staje się kwota z Twojej aplikacji. Jeśli aplikacji nie było, możesz wysłać własne pismo z kwotą i podstawą wyliczenia (default payment notice). Możesz to zrobić w dowolnym momencie po dniu, w którym płacący powinien był wysłać swoje pismo. Wtedy final date przesuwa się o tyle dni, ile minęło od tamtego dnia do wysłania Twojego pisma. Bez skutecznego Pay Less Notice płaci się kwotę z noty do final date.

Kiedy ustawa nie działa

Construction Act zwykle nie obejmuje robót u osoby prywatnej w domu, w którym ta osoba mieszka albo zamierza mieszkać (residential occupier). Wtedy nie ma ustawowego Payment Notice i wszystko zależy od umowy. Dobrze, żeby umowa sama mówiła, kto i kiedy potwierdza kwotę każdej płatności.

Co zrobić krok po kroku z każdą płatnością

1. Sprawdź umowę na starcie

   Znajdź okres waluacji, due date, final date, kto wystawia Payment Notice i w jakiej formie.

2. Wyślij aplikację na czas

   Każdy dzień spóźnienia przesuwa due date, jeśli liczy się ona od złożenia Twojej aplikacji.

3. Zapisz terminy w kalendarzu

   Due date, ostatni dzień na Payment Notice, ostatni dzień na Pay Less Notice i final date.

4. Sprawdź pismo, gdy przyjdzie

   Czy jest kwota, podstawa wyliczenia i właściwy nadawca? Czy przyszło w terminie z umowy?

5. Porównaj z aplikacją

   Zestaw kwotę i pozycje ze swoją waluacją. Różnice zapisz i wyjaśnij z klientem na piśmie.

6. Reaguj na brak pisma

   Gdy Payment Notice nie przyjdzie, przypomnij na piśmie, że kwotą do zapłaty jest kwota z Twojej aplikacji.

Jeśli chcesz, żeby ktoś pilnował tych terminów za Ciebie, zobacz, jak pracujemy z Payment Notice i pay less notice przy każdej waluacji na budowie.

Najczęstsze błędy

• Payment Notice wzięte za fakturę

  Wykonawca czeka na pieniądze, a nie sprawdza, czy kwota w piśmie zgadza się z jego aplikacją.

• Brak aplikacji o płatność

  Gdy nie wysyłasz aplikacji, a klient nie wysyła Payment Notice, nikt nie wie, jaka kwota jest należna.

• Złe liczenie terminów

  Liczysz final date od dnia faktury, a nie od due date z umowy albo ze Scheme, i tracisz rachubę dni.

• Brak reakcji na milczenie

  Klient nie wysyła Payment Notice, a Ty nie przypominasz, że kwotą z noty jest Twoja aplikacja.

• Aplikacja bez podstawy wyliczenia

  Wysyłasz samą kwotę, bez pozycji i procentów, więc trudno obronić ją jako kwotę z noty.

• Brak sprawdzenia nadawcy

  Pismo przychodzi od osoby, której umowa nie wskazuje, a Ty nie pytasz klienta, czy je potwierdza.

Pytania

To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.