Kim jest QS i czy Twoja firma go potrzebuje

Na pierwszym spotkaniu po stronie klienta siedzi architekt i jeszcze jedna osoba, która prawie nic nie mówi, tylko notuje. Miesiąc później ta sama osoba odsyła Twoją waluację z obciętymi pozycjami i krótkim komentarzem po angielsku. To QS klienta. W Polsce nie było kogoś takiego na Twoich budowach, więc trudno od razu zrozumieć, kim jest i dlaczego ma tyle do powiedzenia o Twoich pieniądzach. Jeśli zastanawiasz się, co robi quantity surveyor i czy Twoja firma też powinna mieć swojego, ten wpis wyjaśnia to po polsku, bez żargonu.

Quantity surveyor: co robi na budowie

QS, czyli quantity surveyor, to osoba od pieniędzy na budowie. W Polsce najbliżej mu do kosztorysanta i inspektora rozliczeń w jednym. QS wycenia robotę, zanim się zacznie, pilnuje płatności w trakcie i zamyka rozliczenie na końcu. Nie jest prawnikiem, ale dobrze zna zapisy umowy, które wpływają na pieniądze.

Na brytyjskiej budowie QS bywa po obu stronach. Klient ma swojego, żeby nie przepłacić. Większy wykonawca ma swojego, żeby dostać wszystko, co mu się należy. Mała firma zwykle nie ma nikogo, więc szef w dzień buduje, a wieczorem pisze faktury, liczy waluacje i odpisuje QS-owi klienta.

Czym zajmuje się QS na co dzień

• Kosztorys i przedmiar

  Wycena z rysunków i specyfikacji, pozycja po pozycji, w układzie, który zna klient i architekt.

• Umowa

  Czytanie umowy przed podpisaniem i pilnowanie w trakcie budowy terminów, retencji i zasad wariacji.

• Waluacje

  Co miesiąc albo co etap wycena wykonanych robót i aplikacja o płatność wysłana w terminie z umowy.

• Wariacje

  Wycena i dokumentowanie robót dodatkowych i zmian, najlepiej zanim ekipa zacznie je robić.

• Pisma i terminy

  Pilnowanie payment notice i pay less notice oraz odpowiedzi na pisma od klienta i jego QS-a.

• Rozliczenie końcowe

  Zebranie wszystkich wariacji i płatności w jedno rozliczenie oraz pilnowanie zwrotu retencji.

QS klienta a QS wykonawcy

QS klienta i QS wykonawcy robią podobne rzeczy, ale pilnują różnych interesów. QS klienta sprawdza Twoje waluacje i wariacje i szuka w nich tego, czego nie da się obronić. To jego praca. QS wykonawcy przygotowuje te same dokumenty tak, żeby dało się je obronić, i odpowiada na każde obcięcie pozycja po pozycji.

Gdy po jednej stronie stołu siedzi ktoś, kto zna zasady i terminy, a po drugiej szef firmy po dziesięciu godzinach na budowie, wynik rozmowy o pieniądzach łatwo przewidzieć. Nie chodzi o to, że QS klienta działa nieuczciwie. Chodzi o to, że ma czas, wiedzę i dokumenty, a Ty często nie masz żadnej z tych trzech rzeczy naraz.

Kiedy Twoja firma potrzebuje QS-a

Nie każda robota go wymaga. Mała łazienka dla sąsiada zamyka się jedną fakturą. Ale są sygnały, że pieniądze uciekają Ci szybciej, niż myślisz: wariacje bez podpisu, waluacje wysyłane po terminie, retencja, o którą nikt się nie upomina, i pisma od QS-a klienta, na które nie odpowiadasz, bo nie wiesz, co odpisać.

Przykład: firma robi dobudowę dla klienta prywatnego i loft dla dewelopera. Na dobudowie trzy zmiany ustalone na budowie czekają na podpis. Na lofcie waluacja poszła kilka dni po terminie, więc pieniądze przesunęły się o cały okres. Każda z tych rzeczy osobno wygląda na drobiazg. Razem to kwota, którą firma kredytuje swoich klientów, często bez świadomości, że w ogóle to robi.

Zasady płatności zależą też od tego, dla kogo pracujesz. Construction Act zwykle nie obejmuje robót u osoby prywatnej w domu, w którym ona mieszka albo zamierza mieszkać (residential occupier). Wtedy wszystko zależy od Twojej umowy, więc ktoś musi ją przeczytać i pilnować. Przy robotach dla dewelopera albo jako podwykonawca zwykle działają zasady ustawy, w tym payment notice i pay less notice z konkretnymi terminami, których łatwo nie dotrzymać bez kalendarza.

Jak sprawdzić, czy potrzebujesz QS-a, krok po kroku

1. Policz otwarte kontrakty

   Jeśli prowadzisz kilka budów naraz, a rozliczenia robisz wieczorami, coś zawsze czeka na później.

2. Zrób listę niezapłaconych wariacji

   Zapisz każdą zmianę, którą zrobiłeś, a za którą jeszcze nikt nie zapłacił ani jej nie zatwierdził.

3. Sprawdź daty ostatnich waluacji

   Porównaj je z terminami z umowy. Każde spóźnienie przesuwa Twoje pieniądze o kolejny okres.

4. Policz zatrzymaną retencję

   Zsumuj retencję ze wszystkich kontraktów i sprawdź, kiedy według umów powinna do Ciebie wrócić.

5. Przejrzyj pisma od klientów

   Sprawdź, ile obcięć waluacji i pism od QS-a klienta zostało bez Twojej odpowiedzi na piśmie.

6. Wybierz, jak to załatwić

   Sam z dobrym programem, z QS-em na część zadań albo z QS-em, który prowadzi cały projekt.

Szybki sposób na drugi krok to policz, ile tracisz na wariacjach w naszym kalkulatorze. Jeśli wynik Cię zaskoczy, zobacz, jak pracuje polski quantity surveyor w UK, który prowadzi rozliczenia od kosztorysu do zwrotu retencji.

Najczęstsze błędy

• Myślenie, że QS jest tylko dla dużych

  Mała firma traci na wariacjach i retencji tak samo, tylko nikt tego u niej nie liczy.

• Wołanie QS-a dopiero przy sporze

  Wtedy brakuje dokumentów z budowy, a terminy na odpowiedź na pisma często już minęły.

• Mylenie QS-a z księgowym

  Księgowy rozlicza firmę z urzędem. QS rozlicza budowę z klientem i z podwykonawcami.

• Traktowanie QS-a klienta jak sędziego

  Jego obcięcie to stanowisko jednej strony. Możesz się nie zgodzić i odpowiedzieć na piśmie.

• Podpisywanie umowy bez czytania

  Terminy płatności, retencja i kary siedzą w umowie, a nie w tym, co klient obiecał przy kawie.

• Rozliczenia robione wieczorami z pamięci

  Waluacja liczona po dziesięciu godzinach na budowie zwykle jest niższa, niż powinna.

Pytania

To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.