Retencja u klienta prywatnego: czy w ogóle ją stosować

Klient prywatny czyta Twoją ofertę na dobudowę i odpisuje: „My friend said we should hold back some money until the end, just in case”. Znajomy klienta słyszał o retencji na dużych budowach i teraz klient chce zatrzymać kilka procent z każdej raty. Ty nie wiesz, czy się zgodzić, ile, na jak długo i co się stanie, jeśli klient po prostu nie odda. Retencja u klienta prywatnego to inna sytuacja niż retencja u dewelopera czy głównego wykonawcy. Ustawa nie pomoże Ci jej odzyskać, więc wszystko zależy od tego, co zapiszecie. Dlatego najpierw zdecyduj, czy w ogóle jej potrzebujecie.

Retencja u klienta prywatnego: czym różni się od zwykłej

Retencja to część płatności, którą płacący zatrzymuje jako zabezpieczenie na wypadek, gdyby wykonawca nie skończył robót albo nie usunął wad. Ustawa nie podaje stawki retencji. Wysokość i zwrot wynikają z umowy.

Przy kliencie prywatnym dochodzi druga rzecz. Construction Act zwykle nie obejmuje robót u osoby prywatnej w domu, w którym ona mieszka albo zamierza mieszkać (residential occupier). Nie masz więc ustawowych zasad payment notice i pay less notice ani ustawowego prawa do wstrzymania robót. Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 też nie działa, bo dotyczy tylko płatności między firmami. Jeśli klient zatrzyma retencję i nie odda, opierasz się wyłącznie na umowie i ogólnej drodze dochodzenia długu.

Wydawca JCT ma osobne umowy dla właściciela domu (home owner/occupier). W swojej nocie o wyborze umowy pisze, że umowa dla właściciela domu bez konsultanta jest na cenę ryczałtową, z jedną płatnością po zakończeniu albo, jeśli tak ustalicie, w ratach. Pisze też, że te umowy przewidują adjudication, choć ustawa wobec takich klientów tego nie wymaga. Każdą umowę czytaj jednak w całości, bo zasady płatności i zatrzymań są w jej treści.

Kiedy retencja u klienta prywatnego ma sens

• Długa budowa w ratach

  Przy wielu ratach klient chce mieć coś „na koniec”. Mała retencja może zastąpić kłótnię o ostatnią ratę.

• Klient z architektem

  Gdy jest ktoś, kto zgłasza wady i potwierdza ich usunięcie, zwrot retencji ma jasną datę i świadka.

• Klient chce zabezpieczenia

  Lepiej zaproponować małą retencję z datą zwrotu niż zgodzić się na zatrzymanie „ile uznamy”.

• Umowa i tak ją przewiduje

  Gdy klient przysyła wzór z retencją, nie skreślaj jej w ciemno. Dopisz limit i termin zwrotu.

Kiedy lepiej zaproponować coś innego

Przy krótkiej robocie, na przykład łazience czy małym remoncie, retencja zwykle tylko komplikuje rozliczenie. Prostsza jest ostatnia rata płatna po usunięciu usterek z listy przy odbiorze. Klient ma zabezpieczenie, a Ty jedną kwotę i jedno zdarzenie zamiast pieniędzy zamrożonych na miesiące po zakończeniu.

Przykład: firma robi dobudowę u klienta prywatnego w Kent. Klient chce zatrzymać R% z każdej raty. Firma proponuje zamiast tego, że ostatnia rata w wysokości kilku procent ceny będzie płatna po usunięciu usterek z listy podpisanej przy odbiorze, najpóźniej w terminie zapisanym w umowie. Klient się zgadza, bo dostaje to samo zabezpieczenie, a firma nie czeka na pieniądze dłużej, niż trwa usuwanie usterek.

Gdy klient prywatny nie oddaje retencji

Jeśli termin zwrotu z umowy minął, a klient milczy, zacznij od spokojnego pisma z kwotą, zapisem umowy i datą, do której prosisz o zapłatę. Gdy to nie działa, przy długu od osoby prywatnej stosuje się Pre-Action Protocol for Debt Claims. Wysyłasz list przedsądowy (letter before claim), a dłużnik ma 30 dni na odpowiedź. Sprawy do £10 000 trafiają zwykle do small claims track, a roszczenie o określoną kwotę poniżej £100 000 można złożyć przez Money Claim Online. Aktualne opłaty sądowe podaje gov.uk. Im dokładniej zapisaliście w umowie stawkę, zdarzenie i datę zwrotu, tym prostsza jest cała ta droga, bo spór dotyczy wtedy jednej daty, a nie tego, co kto pamięta z rozmowy przy odbiorze.

Jak ustalić retencję z klientem prywatnym krok po kroku

1. Zapytaj, czego klient się boi

   Zwykle chodzi o niedokończone poprawki. Czasem wystarczy jasna lista usterek przy odbiorze.

2. Zaproponuj prostsze rozwiązanie

   Ostatnia rata po usunięciu usterek albo mała retencja z jedną datą zwrotu.

3. Zapisz stawkę i limit

   Jeśli retencja ma być, wpisz procent, od czego się go liczy i najwyższą łączną kwotę zatrzymaną.

4. Powiąż zwrot ze zdarzeniem i datą

   Na przykład usunięcie usterek z listy albo koniec okresu usuwania wad, z ostateczną datą.

5. Opisz, jak klient zgłasza wady

   Na piśmie, z listą i w określonym czasie. Bez zgłoszenia nie ma podstawy do dalszego trzymania.

6. Pokazuj retencję na każdej fakturze

   Osobna linijka z procentem i narastającą kwotą, żeby na końcu nie było sporu o liczby.

Zapisy o płatnościach i zatrzymaniach u klienta prywatnego to sedno całej umowy, bo ustawa ich za Ciebie nie uzupełni. Zobacz, na co patrzymy, gdy sprawdzamy umowę budowlaną w UK przed podpisaniem. Jeśli wolisz, żeby ktoś ustalił to z klientem po angielsku i wyjaśnił Ci wszystko po polsku, zrobi to polski QS w UK.

Najczęstsze błędy

• Zgoda na retencję bez daty zwrotu

  Klient trzyma pieniądze „do końca”, a koniec nigdy nie przychodzi, bo nikt go nie opisał.

• Myślenie, że ustawa pomoże

  Przy pracy w domu klienta Construction Act zwykle nie działa. Liczy się tylko to, co podpisaliście.

• Retencja i ostatnia rata naraz

  Klient trzyma procent z każdej raty i jeszcze ostatnią ratę. To podwójne zabezpieczenie.

• Retencja ustalona tylko ustnie

  Bez zapisu klient może zatrzymać dowolną kwotę, a Ty nie masz czego pokazać w sporze.

Pytania

To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.