Retencja na budowie: co to jest i kiedy wraca

Pierwsza waluacja dla głównego wykonawcy wraca z certyfikatem. Kwota jest niższa, niż się spodziewałeś. W tabeli jest linijka „less retention” i kilka procent mniej. Pytasz, za co Ci obcięli, a słyszysz, że nic nie obcięli, tylko zatrzymali, i że oddadzą „na końcu”. Tak działa retencja na budowie. Problem w tym, że „na końcu” dla wielu polskich firm oznacza nigdy, bo nikt nie zapisał, kiedy dokładnie jest ten koniec, i nikt się o te pieniądze nie upomniał.

Co to jest retencja na budowie

Retencja (retention, retention money) to część każdej płatności, którą płacący zatrzymuje jako zabezpieczenie. Ma go chronić na wypadek, gdyby wykonawca nie skończył robót albo nie usunął wad. To nie jest kara ani potrącenie za błąd. To Twoje pieniądze, które czekają u klienta na termin zwrotu.

Ustawa nie podaje stawki retencji. Jej wysokość i zasady zwrotu wynikają wyłącznie z Twojej umowy. Dlatego dwie budowy obok siebie mogą mieć zupełnie inne zasady, a jedyne miejsce, gdzie znajdziesz prawdę, to umowa.

Jak retencja wygląda w waluacji

Retencję liczy się w każdej waluacji od wartości brutto, czyli od robót, wariacji i materiałów na budowie razem. Przykład na literach: wartość brutto do dnia waluacji to W, retencja z umowy to R%. Zatrzymana kwota to R% z W. Od reszty odejmujesz poprzednie płatności i wychodzi kwota do zapłaty w tym okresie.

Ponieważ waluacja jest narastająca, retencja też rośnie razem z budową. Na koniec robót klient trzyma R% z całej wartości kontraktu. Przy kilku budowach w roku to już poważne pieniądze.

Kiedy retencja wraca

Tylko wtedy, kiedy mówi umowa. Zanim podpiszesz, sprawdź w niej cztery rzeczy:

• Stawka retencji

  Ile procent klient zatrzymuje z każdej płatności i czy jest limit całej zatrzymanej kwoty.

• Zdarzenia, które uruchamiają zwrot

  Na przykład zakończenie robót, koniec okresu usuwania wad albo wydanie certyfikatu.

• Podział zwrotu

  Czy retencja wraca w całości jednym razem, czy w częściach, i jaka część przy którym zdarzeniu.

• Sposób zwrotu

  Czy musisz o nią wystąpić w aplikacji o płatność, czy klient ma oddać ją sam, bez wezwania.

W umowach JCT okres po zakończeniu robót, w którym usuwasz wady, nazywa się Rectification Period. Po jego końcu wydaje się Certificate of Making Good. Na stronie wydawcy umów JCT czytamy, że od wydania tego certyfikatu wykonawca może ująć retencję w kolejnych aplikacjach o płatność. Dokładne zasady zależą od rodzaju umowy JCT, którą podpisałeś.

Przykład: podwykonawca od tynków robi mieszkania dla głównego wykonawcy w Leeds. W każdej waluacji traci R% na retencję. Po roku ma retencję z czterech budów, a żadna umowa nie podaje daty zwrotu, tylko „after completion”. Zaczyna od rejestru: budowa, kwota, zdarzenie, data. Dopiero wtedy widzi, o co i u kogo ma się upomnieć, i od której budowy zacząć.

Retencja a terminy płatności

Gdy retencja staje się należna, upominasz się o nią tak jak o każdą inną kwotę. Przy umowie objętej Construction Act działają te same zasady co przy waluacji: payment notice, pay less notice i final date. Jeśli umowa nie ma zasad płatności zgodnych z ustawą, stosuje się Scheme for Construction Contracts.

Construction Act zwykle nie obejmuje robót u osoby prywatnej w domu, w którym ona mieszka albo zamierza mieszkać (residential occupier). Wtedy o retencji, jej wysokości i zwrocie decyduje wyłącznie umowa. Jeśli klient prywatny zatrzymuje część płatności bez zapisu w umowie, zapytaj na piśmie, na jakiej podstawie to robi.

Jak pilnować retencji krok po kroku

1. Przeczytaj zapis o retencji przed podpisaniem

   Stawka, limit, zdarzenia i terminy zwrotu. Jeśli czegoś brakuje, dopisz to teraz, a nie po budowie.

2. Pokazuj retencję w każdej waluacji

   Osobna linijka z procentem i kwotą. Wtedy na koniec wiesz dokładnie, ile klient trzyma.

3. Prowadź rejestr retencji

   Dla każdej budowy: kwota zatrzymana, daty zwrotu z umowy i zdarzenia, od których zależą.

4. Zapisz daty w kalendarzu

   Dzień zakończenia robót, koniec okresu usuwania wad i dzień, w którym możesz wystąpić o zwrot.

5. Usuwaj wady na czas i dokumentuj to

   Zdjęcia, data i podpis klienta albo e-mail z potwierdzeniem. To skraca drogę do certyfikatu.

6. Wystąp o zwrot na piśmie

   Ujmij retencję w aplikacji o płatność tak, jak każe umowa, i pilnuj terminów tak jak przy waluacji.

Jeśli chcesz zobaczyć, jak retencja wygląda w miesięcznym rozliczeniu, zajrzyj na stronę o tym, jak prowadzimy waluację na budowie. Zasady zwrotu ustalasz na etapie, na którym powstaje umowa budowlana w UK.

Najczęstsze błędy

• Brak daty zwrotu w umowie

  Zapis „oddamy po zakończeniu” bez zdarzenia i terminu daje klientowi pole do zwlekania przez długie miesiące.

• Brak rejestru retencji

  Po kilku budowach nikt nie pamięta, ile i gdzie zostało. Pieniądze zostają u klientów, bo nikt o nie nie prosi.

• Czekanie, aż klient odda sam

  Umowa może wymagać, żebyś wystąpił o retencję w aplikacji. Bez Twojego pisma zwrot może się nie zacząć.

• Retencja liczona od złej kwoty

  Sprawdź, od czego umowa każe liczyć retencję, i pilnuj, żeby klient nie zatrzymywał więcej, niż pozwala umowa.

• Wady zostawione na później

  Niezrobione poprawki to najprostszy powód, żeby klient nie wydał certyfikatu i nie oddał retencji.

• Zgoda na zwrot „gdy nam oddadzą”

  Zapisy „pay when paid” są nieskuteczne, poza niewypłacalnością płacącego wyżej w łańcuchu.

Pytania

To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.