Waluacja a faktura VAT: kiedy wystawić fakturę

Co miesiąc wysyłasz klientowi waluację i od razu fakturę VAT na tę samą kwotę. Jego QS obcina waluację o kilka pozycji i certyfikuje mniej. Klient płaci kwotę z certyfikatu, a Ty masz w systemie fakturę na więcej, VAT od całej kwoty rozliczony w deklaracji i księgową, która pyta, co z różnicą. Przy następnej waluacji powtarza się to samo. Waluacja a faktura to dwa różne dokumenty i wysyłanie ich razem, w tej samej chwili, często robi bałagan w VAT. Ten wpis wyjaśnia, jak HMRC opisuje obowiązek VAT przy płatnościach okresowych na budowie i w jakiej kolejności wystawiać dokumenty.

Waluacja a faktura: dwa różne dokumenty

Waluacja, czyli aplikacja o płatność (application for payment), to Twoja wycena tego, co zrobiłeś w okresie. To prośba o zapłatę, z której klient albo jego QS wylicza kwotę należną. Faktura VAT to dokument podatkowy. Na jej podstawie klient zarejestrowany w VAT odlicza podatek, a Ty rozliczasz VAT należny.

Według przewodnika HMRC dokument, który prosi o zapłatę, ale nie ma być fakturą VAT (pro forma), powinien być wyraźnie oznaczony „this is not a VAT invoice”. Klient nie może na jego podstawie odliczyć VAT. Gdy dostaniesz zapłatę albo wykonasz usługę, wystawiasz właściwą fakturę VAT. Dlatego wiele firm wysyła waluację z takim dopiskiem, a fakturę VAT dopiero na kwotę uzgodnioną albo zapłaconą.

Kiedy powstaje obowiązek VAT na budowie

HMRC opisuje to w przewodniku o budownictwie (VAT Notice 708). Przy usługach budowlanych w umowach z płatnościami okresowymi albo etapowymi obowiązek VAT (tax point) powstaje w chwili, która nastąpi wcześniej: otrzymania zapłaty albo wystawienia faktury VAT. Według HMRC w takich umowach nie ma podstawowego momentu obowiązku przy zakończeniu robót, poza wyjątkami opisanymi w tym przewodniku.

To znaczy, że sama waluacja nie tworzy obowiązku VAT. Tworzy go faktura VAT albo wpłata, cokolwiek przyjdzie pierwsze. Jeśli wystawiasz fakturę VAT razem z waluacją, VAT liczysz od kwoty z faktury, nawet jeśli klient potem zapłaci mniej.

Retencja i potwierdzenie zapłaty

Retencja ma osobną zasadę. Według HMRC obowiązek VAT od zatrzymanej części ceny przesuwa się do chwili, gdy dostaniesz retencję albo wystawisz na nią fakturę VAT, cokolwiek nastąpi pierwsze. Nie fakturuj więc retencji razem z waluacją, jeśli klient ją zatrzymuje.

HMRC opisuje też procedurę potwierdzonego pokwitowania (authenticated receipt). Klient przygotowuje pokwitowanie zapłaty, a Ty je potwierdzasz zamiast wystawiać zwykłą fakturę VAT. HMRC zaznacza, że takie pokwitowanie nie jest fakturą VAT, a obowiązek powstaje w dniu otrzymania zapłaty. Procedura wymaga zgody obu stron i nie działa przy umowie z jedną płatnością.

• Waluacja z dopiskiem

  Aplikacja o płatność oznaczona „this is not a VAT invoice”. Nie tworzy obowiązku VAT i nie służy do odliczenia.

• Faktura po certyfikacie

  Faktura VAT na kwotę z certyfikatu albo z payment notice. Wtedy VAT liczysz od kwoty uzgodnionej.

• Faktura po wpłacie

  Faktura VAT wystawiona po otrzymaniu zapłaty. Obowiązek powstaje z wpłatą, więc kwota zawsze się zgadza.

• Retencja osobno

  Retencję fakturujesz, gdy ją dostajesz albo gdy wystawiasz na nią fakturę. Nie wcześniej, razem z waluacją.

Terminy i kilka zasad z praktyki

Według przewodnika HMRC fakturę VAT wystawia się zwykle w ciągu 30 dni od powstania obowiązku VAT. Przy fakturze po wpłacie oznacza to, że nie możesz odkładać faktury miesiącami. Jeśli pracujesz dla firm zarejestrowanych w VAT i rozliczanych w CIS, sprawdź też, czy obejmuje Cię odwrotne obciążenie (domestic reverse charge). Według HMRC dotyczy ono większości usług budowlanych między takimi firmami i zmienia sposób rozliczenia VAT.

Terminy zapłaty to osobna sprawa. Construction Act zwykle nie obejmuje robót u osoby prywatnej w domu, w którym ona mieszka (residential occupier). Wtedy to umowa mówi, kiedy wysyłasz waluację i kiedy klient płaci. Przy robotach dla firm termin liczy się od due date z umowy albo ze Scheme, a nie od daty faktury, chyba że umowa wiąże płatność z fakturą.

Przykład: podwykonawca robi tynki dla głównego wykonawcy w Birmingham. Do końca miesiąca wysyła aplikację o płatność z dopiskiem „this is not a VAT invoice”. Główny wykonawca wystawia payment notice na kwotę po swoich poprawkach. Podwykonawca wystawia fakturę na kwotę z noty, z zapisem o reverse charge, bo obie firmy są w VAT i w CIS. Retencja nie jest fakturowana, dopóki nie przyjdzie jej zwrot.

Jak połączyć waluację i fakturę krok po kroku

1. Sprawdź umowę

   Czy płatność jest związana z fakturą, czy z aplikacją i certyfikatem. Zapisz due date i final date.

2. Wyślij waluację jako aplikację

   Z dopiskiem „this is not a VAT invoice”, na pełną kwotę, o którą wnosisz w danym okresie.

3. Poczekaj na kwotę należną

   Certyfikat, payment notice albo akceptacja klienta. To jest kwota do faktury.

4. Wystaw fakturę VAT

   Na kwotę uzgodnioną albo zapłaconą, w ciągu 30 dni od powstania obowiązku VAT.

5. Sprawdź reverse charge

   Przy klientach w VAT i CIS zapytaj księgową, czy faktura idzie z odwrotnym obciążeniem.

6. Retencję fakturuj osobno

   Dopiero przy jej zwrocie albo gdy umowa każe ją zafakturować. Zapisz, ile retencji jest zatrzymane.

Kolejność dokumentów ustal z księgową, bo to ona rozlicza VAT. Waluacje i terminy może za Ciebie prowadzić polski QS w UK, tak żeby faktura zawsze zgadzała się z kwotą należną. Jak wygląda u nas waluacja a faktura w comiesięcznym cyklu, opisujemy na stronie o waluacjach.

Najczęstsze błędy

• Faktura VAT razem z waluacją

  Wystawiasz fakturę na kwotę z aplikacji, a klient płaci mniej. Różnicę trzeba potem korygować.

• Waluacja bez dopisku

  Aplikacja wygląda jak faktura VAT i klient próbuje z niej odliczyć podatek. Robi się bałagan po obu stronach.

• Retencja na fakturze

  Fakturujesz pełną kwotę razem z retencją, choć klient ją zatrzymuje. VAT płacisz od pieniędzy, których nie masz.

• Faktura odłożona na długo

  Dostajesz zapłatę i nie wystawiasz faktury. HMRC mówi o 30 dniach od obowiązku, nie o końcu budowy.

• Reverse charge pominięty

  Pracujesz dla firmy w VAT i CIS, a wystawiasz zwykłą fakturę z VAT. Trzeba ją potem poprawiać.

• Termin liczony od faktury

  Myślisz, że klient ma czas od daty faktury, a umowa liczy termin od due date. Tracisz dni na upomnienie.

Pytania

To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.