Klient odrzucił waluację: co dalej

Wysyłasz waluację jak co miesiąc. Po dwóch dniach przychodzi krótki e-mail od klienta: „We do not accept this valuation”. Bez kwoty, bez wyjaśnienia, czasem z dopiskiem, że „porozmawiamy na budowie”. Na budowie klient mówi, że jest niezadowolony z tempa, że coś mu się nie podoba i że zapłaci, „jak będzie gotowe”. Waluacja odrzucona w całości to inna sytuacja niż obcięcie kilku pozycji. Najpierw trzeba ustalić, dlaczego klient ją odrzucił, a potem sprawdzić, czy w ogóle mógł to zrobić w taki sposób.

Waluacja odrzucona: najpierw ustal powód

Klienci odrzucają waluacje z różnych powodów. Część z nich da się naprawić w jeden wieczór. Część to gra na czas, której nie wolno zostawić bez odpowiedzi.

• Forma niezgodna z umową

  Brak rozbicia, zły układ, brak wymaganych załączników. To zwykle da się poprawić i wysłać jeszcze raz.

• Zły odbiorca albo termin

  Waluacja poszła do klienta zamiast do jego QS-a albo wyszła po terminie z umowy. Sprawdź to w umowie.

• Brak dowodów

  Procenty bez zdjęć, materiały bez faktur, wariacje bez akceptacji. Klient nie ma jak sprawdzić, więc mówi „nie”.

• Spór o jakość robót

  Klient uważa, że coś jest źle zrobione. To powód do rozmowy o konkretnych pozycjach, nie o całej waluacji.

• Spór o wariacje

  Klient nie uznaje robót dodatkowych i odrzuca całość. Rozdziel waluację: roboty z umowy osobno, wariacje osobno.

• Brak pieniędzy u klienta

  Odrzucenie bez konkretów, przesuwanie rozmów, obietnice. Tu potrzebne są pisma i terminy, nie cierpliwość.

Odpowiedz na piśmie i poproś o konkretne powody. Wypisz pozycje, z którymi klient się nie zgadza, i kwotę, którą jego zdaniem powinien zapłacić. Odrzucenie bez tego jest trudne do obrony, ale tylko wtedy, gdy Ty masz porządek w swojej waluacji.

Co mówi umowa i prawo, gdy klient odrzuca waluację

Pierwsze pytanie brzmi: czy Twoja umowa jest objęta Construction Act, czyli Housing Grants, Construction and Regeneration Act 1996. Ustawa zwykle nie obejmuje robót u osoby prywatnej w domu, w którym ona mieszka albo zamierza mieszkać (residential occupier). Wtedy wszystko zależy od umowy: kiedy klient musi odpowiedzieć, w jakiej formie i co się dzieje, gdy nie odpowie.

Umowa objęta Construction Act

Tu e-mail „nie akceptujemy” niewiele zmienia, jeśli nie spełnia wymogów ustawy. Płacący wystawia payment notice najpóźniej 5 dni po due date, z kwotą i podstawą jej wyliczenia. Gdy go nie wystawi, kwotą do zapłaty staje się kwota z Twojej aplikacji albo z Twojego default payment notice. Jeśli płacący chce zapłacić mniej, musi wysłać skuteczny pay less notice z kwotą i podstawą, w Scheme najpóźniej 7 dni przed final date. Bez skutecznego pay less notice płaci się kwotę z noty do final date.

Uwaga na jedną rzecz: jeśli Twoja aplikacja nie spełnia wymogów umowy, na przykład poszła do złej osoby albo nie ma wymaganego rozbicia, klient może twierdzić, że nie była ważna. Dlatego przy odrzuceniu zacznij od sprawdzenia własnej waluacji.

Gdy klient dalej nie płaci

Przy każdej umowie budowlanej objętej ustawą możesz w każdej chwili wszcząć adjudication. Decyzja zapada w 28 dni od skierowania sprawy. Wobec osoby prywatnej przy długu działa Pre-Action Protocol for Debt Claims: wysyłasz list przedsądowy (letter before claim), a dłużnik ma 30 dni na odpowiedź. Sprawy do £10 000 idą zwykle na small claims track. Aktualne opłaty sądowe podaje gov.uk.

Przykład: remont dla klienta prywatnego, który w tym domu mieszka. Waluacja 4 to wartość brutto G4 minus retencja R% minus P1 do P3. Klient odrzuca całość, bo nie zgadza się z wariacją W3. Rozdzielasz: roboty z umowy na kwotę G4 bez W3, wariacja W3 osobno. Klient może zapłacić część bez sporu, a o W3 rozmawiacie osobno, na podstawie instrukcji i zdjęć.

Co zrobić, gdy klient odrzucił waluację, krok po kroku

1. Sprawdź swoją waluację z umową

   Termin, odbiorca, forma, załączniki. Jeśli coś jest nie tak, popraw i wyślij jeszcze raz.

2. Odpowiedz na piśmie w ciągu dnia lub dwóch

   Poproś o listę spornych pozycji i kwotę, którą klient uważa za należną.

3. Sprawdź terminy z umowy

   Due date, payment notice, pay less notice, final date. Zapisz, co przyszło, a czego nie było.

4. Rozdziel sporne od bezspornych

   Kwotę, z którą klient się zgadza, wystaw do zapłaty od razu. Spór dotyczy tylko reszty.

5. Dołącz dowody do spornych pozycji

   Zdjęcia z datą, faktury, instrukcje, akceptacje wariacji. Jedna pozycja, jeden komplet.

6. Zaproponuj spotkanie z listą

   Na budowie albo online, z waluacją i zdjęciami. Ustalenia potwierdź e-mailem tego samego dnia.

7. Gdy nic nie działa, wybierz drogę

   Adjudication przy umowie objętej ustawą, list przedsądowy przy kliencie prywatnym.

Jeśli klient odrzuca waluację drugi raz z rzędu, nie czekaj na trzeci. Polski QS w UK sprawdzi Twoją waluację i pisma klienta i przygotuje odpowiedź po angielsku. Więcej o tym, jak prowadzimy waluacje na budowie, piszemy na stronie usługi.

Najczęstsze błędy

• Odpowiedź tylko telefonem

  Rozmowa na budowie nie zostawia śladu. Każde ustalenie potwierdź e-mailem, z kwotami i pozycjami.

• Nowa waluacja bez poprawek

  Wysyłasz to samo jeszcze raz i liczysz, że przejdzie. Najpierw sprawdź, czy klient nie ma racji co do formy.

• Spór o jedną wariację blokuje całość

  Wariacja w tej samej sumie co roboty z umowy daje klientowi powód, żeby nie płacić nic.

• Brak notatki o terminach

  Nie wiesz, czy payment notice przyszedł na czas, bo nikt nie zapisał dat. Potem trudno cokolwiek udowodnić.

• Czekanie z robotą w nadziei na zapłatę

  Kolejny miesiąc pracy bez zapłaty to większy dług. Ustal z klientem termin na piśmie.

• Wstrzymanie robót bez zawiadomienia

  Przy umowie objętej ustawą potrzebne jest pisemne zawiadomienie z 7-dniowym wyprzedzeniem i powodem.

Pytania

To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.