Zakres pracy QS-a na budowie: co robi tydzień po tygodniu

Słyszysz, że QS „prowadzi rozliczenia”, ale nie bardzo wiesz, co to znaczy w praktyce. Czy dzwoni codziennie? Czy przyjeżdża na budowę co tydzień? Czy robi tylko waluację raz w miesiącu, a resztę czasu nic? Zanim zdecydujesz się na współpracę, chcesz wiedzieć, za co płacisz i ile Twojego czasu to zajmie. Zakres pracy QS-a najlepiej widać nie na liście usług, tylko w kalendarzu: co robi przed startem, co w pierwszych tygodniach, co w zwykłym tygodniu budowy i co przy waluacji.

Zakres pracy QS na budowie: od czego zależy

Nie ma jednego zakresu dla każdej budowy. Zależy on od tego, kim jest klient, jaka jest umowa, jak często są waluacje i ile zmian się pojawia. Loft dla klienta prywatnego z płatnościami po etapach wygląda inaczej niż kontrakt dla dewelopera z waluacją co miesiąc i QS-em po stronie klienta.

Jedno jest wspólne. QS zajmuje się pieniędzmi i papierami, które o nich decydują: kosztorysem, umową, waluacjami, zmianami, pismami i rozliczeniem końcowym. Nie prowadzi ekipy, nie zamawia materiałów i nie zastępuje kierownika budowy. Ty budujesz, QS pilnuje, żeby za to, co zbudowałeś, przyszła zapłata.

Co robi QS, a czego nie robi

• Robi: liczy i wycenia

  Waluacje z pozycji kosztorysu, wyceny zmian i rozliczenie końcowe, z odniesieniem do umowy.

• Robi: pisze i pilnuje

  Aplikacje o płatność, odpowiedzi na pisma klienta i kalendarz terminów z umowy dla budowy.

• Nie robi: nie prowadzi ekipy

  Nie ustala, kto i kiedy pracuje na budowie, i nie odpowiada za jakość ani tempo robót.

• Nie robi: nie decyduje za Ciebie

  Proponuje kwoty i odpowiedzi, ale każdy dokument akceptujesz Ty, zanim pójdzie dalej.

Tydzień po tygodniu: jak wygląda praca QS-a

Tydzień przed startem

QS czyta umowę i mówi Ci po polsku, co w niej jest: kiedy wysyłasz aplikację, kiedy klient musi zapłacić, ile wynosi retencja i jak zgłasza się zmiany. Sprawdza też, kim jest klient. Construction Act zwykle nie obejmuje robót u osoby prywatnej w domu, w którym ona mieszka albo zamierza mieszkać (residential occupier), i wtedy wszystko zależy od umowy. Przy deweloperze albo głównym wykonawcy zwykle działają zasady ustawy. Na koniec tego tygodnia masz kalendarz budowy z datami waluacji i terminami z umowy.

Pierwsze dwa tygodnie budowy

QS wpisuje kosztorys jako listę pozycji, z których potem liczy waluacje. Ustala z Tobą, jakie zdjęcia robić i kiedy je wysyłać. To czas, kiedy pojawiają się pierwsze niespodzianki: coś innego pod podłogą, inny rysunek od architekta, prośba klienta „przy okazji”. Każda taka rzecz dostaje od razu numer zmiany i krótki opis, nawet jeśli wycena przyjdzie dzień później.

Zwykły tydzień w trakcie budowy

W zwykłym tygodniu Twój udział jest mały. Wysyłasz zdjęcia i wiadomości o zmianach, gdy się pojawią. QS wycenia zmiany, wysyła je klientowi do akceptacji, odpowiada na maile z pytaniami i pilnuje, czy nie zbliża się jakiś termin z umowy. Jeśli przychodzi pismo od klienta, dostajesz je wyjaśnione po polsku z propozycją odpowiedzi.

Tydzień waluacji

Kilka dni przed datą waluacji wysyłasz zdjęcia i krótką informację, co zrobiono. QS liczy wykonanie pozycja po pozycji, dodaje zatwierdzone zmiany, odejmuje retencję i to, co już zapłacono. Pokazuje Ci wynik do akceptacji i wysyła aplikację w dniu z umowy. Potem pilnuje odpowiedzi. Przy umowie objętej ustawą płacący wystawia payment notice najpóźniej 5 dni po due date, a pay less notice musi przyjść przed terminem z umowy i podać kwotę oraz podstawę wyliczenia.

Koniec robót

Pod koniec QS zbiera wszystkie waluacje i zmiany w rozliczenie końcowe, czyli final account. Zapisuje, kiedy wraca retencja, i upomina się o nią w terminie z umowy. Jeśli klient się z czymś nie zgadza, przygotowuje zestawienie i odpowiedzi pozycja po pozycji.

Przykład: dobudowa dla klienta prywatnego, płatności po pięciu etapach. W tygodniu przed startem QS zauważa, że umowa nie mówi nic o zmianach, i proponuje jedno zdanie do dopisania. W trzecim tygodniu klient prosi o większe okno dachowe. Zmiana dostaje numer, wycenę i akceptację klienta, zanim okno zostanie zamówione. Przy etapie „dach” zmiana wchodzi do płatności razem z resztą, bez dyskusji.

Jak ustalić zakres pracy z QS-em krok po kroku

1. Opisz budowę i klienta

   Co budujesz, dla kogo, na jakiej umowie i jak często klient płaci: co miesiąc czy po etapach.

2. Ustal, co QS przejmuje

   Waluacje, zmiany, pisma, rozliczenie końcowe i retencja, albo tylko część z tych rzeczy.

3. Ustal, co zostaje u Ciebie

   Zdjęcia, informacje o postępie i szybkie zgłaszanie zmian, z jasnym dniem wysyłki.

4. Zapiszcie kalendarz

   Daty waluacji, terminy z umowy i dni, do których QS potrzebuje informacji z budowy.

5. Ustalcie zasadę akceptacji

   Każdy dokument dla klienta widzisz po polsku przed wysłaniem i potwierdzasz go.

6. Sprawdźcie zakres po miesiącu

   Po pierwszej waluacji zobaczycie, co działa, a co trzeba ułożyć inaczej.

Cały zakres usług, które prowadzimy, opisaliśmy tam, gdzie pokazujemy, jak pracuje polski quantity surveyor w UK. Jeśli na Twoich budowach najwięcej uciekają zmiany, zobacz, jak dokumentujemy wariacje.

Najczęstsze błędy

• Zakres ustalony tylko ustnie

  Po miesiącu każdy pamięta coś innego i nie wiadomo, kto miał wysłać aplikację do klienta.

• QS tylko do waluacji

  Zmiany i pisma lecą obok niego, więc waluacja nie zgadza się z tym, co ustaliłeś z klientem.

• Zdjęcia w dniu waluacji

  QS nie zdąży policzyć porządnie, więc aplikacja idzie po terminie albo z pozycjami na oko.

• Brak kalendarza od startu

  Terminy z umowy wychodzą dopiero przy pierwszym sporze, kiedy na reakcję jest już za późno.

Pytania

To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.