Administracja umowy po stronie wykonawcy: co obejmuje

Wygrałeś robotę dla dewelopera. Umowa JCT ma kilkadziesiąt stron, a po stronie klienta jest contract administrator i QS. Oni mają czas, wzory pism i kalendarz terminów. Ty masz ekipę, dostawy i telefon, który dzwoni od szóstej rano. Pisma odkładasz na wieczór, a wieczorem nie masz już siły. Tak powoli traci się pieniądze: wniosek idzie po terminie, zawiadomienie o opóźnieniu wcale, a odpowiedź na instrukcję po tygodniu. Administracja umowy po stronie wykonawcy to praca, która tego pilnuje. W dużych firmach robi ją QS albo commercial manager. W małej firmie zwykle nikt, dopóki nie zacznie się spór.

Administracja umowy: co to jest po stronie wykonawcy

Contract administrator klienta prowadzi umowę w imieniu klienta. Wydaje instrukcje, wystawia certyfikaty i ocenia Twoje wnioski. Według JCT przy tych decyzjach ma działać uczciwie wobec obu stron, ale ocenia tylko to, co dostanie. Jeśli nie złożysz wniosku, zawiadomienia albo dowodów, nie ma czego ocenić. Administracja umowy po Twojej stronie to wszystko, co musisz wysłać, zapisać i sprawdzić, żeby umowa działała także dla Ciebie.

To nie jest jedno pismo na koniec budowy. To stała praca od podpisania umowy do zwrotu retencji. Większość z niej dzieje się przy biurku: czytanie umowy, kalendarz, wnioski, pisma i rejestry. Na budowie potrzebne są zdjęcia, notatki i informacja o każdej zmianie.

Co obejmuje administracja umowy

• Przegląd umowy

  Contract particulars, zmiany dopisane do JCT, terminy płatności, retencja i zasady zmian.

• Kalendarz terminów

  Daty wniosków, certyfikatów i pism z umowy w jednym kalendarzu budowy, z przypomnieniami.

• Wnioski o płatność

  Wycena wykonanych robót, zmian i materiałów, z dowodami, wysłana do adresata z umowy.

• Zmiany i instrukcje

  Rejestr instrukcji, wyceny wariacji i pilnowanie, żeby każda zmiana trafiła do certyfikatu.

• Czas i koszty dodatkowe

  Zawiadomienia o opóźnieniu, wnioski o przedłużenie terminu i o loss and expense.

• Koniec budowy

  Odbiór, lista usterek, dokumenty do rozliczenia końcowego i upomnienie się o zwrot retencji.

Administracja umowy na każdym etapie budowy

Przed startem i na początku

Najwięcej da się zrobić, zanim ekipa wejdzie na budowę. Czytasz umowę zdanie po zdaniu i wypisujesz, co musisz zrobić i kiedy. Sprawdzasz, kto jest contract administratorem, kto QS-em klienta i na jaki adres idą pisma. Na przykład w JCT Standard Building Contract z 2024 roku wniosek o płatność idzie do quantity surveyora klienta, a nie do osoby, która podpisuje certyfikat. W innych umowach może być inaczej, więc adresata bierzesz z umowy, a nie z przyzwyczajenia.

W trakcie robót

Co okres idzie wniosek o płatność. Gdy certyfikat nie przyjdzie w terminie, JCT przewiduje, że Twój wniosek może pełnić rolę payment notice. Dlatego wniosek wysłany na czas i w dobrej formie to zabezpieczenie, a nie formalność. Każda instrukcja trafia do rejestru, a każda zmiana zakresu dostaje wycenę.

Przy opóźnieniach i dodatkowych kosztach liczy się czas reakcji. JCT opisuje, że w Standard Building Contract wykonawca szybko zawiadamia o sprawach, które mogą dać loss and expense, dołącza pierwszą ocenę kosztów albo przesyła ją wkrótce potem, a następnie aktualizuje ją co miesiąc. W JCT Minor Works wykonawca, który widzi, że nie skończy w terminie, ma od razu zawiadomić contract administratora.

Gdy klient nie płaci

Gdy kwota nie jest zapłacona do final date, a klient nie dał skutecznego pay less notice, możesz wstrzymać roboty po pisemnym zawiadomieniu z co najmniej 7-dniowym wyprzedzeniem, z podaniem powodu. W JCT Standard Building Contract z 2024 roku kopia takiego zawiadomienia idzie też do architekta albo contract administratora. Construction Act zwykle nie obejmuje jednak umowy z osobą prywatną o roboty w jej własnym domu, czyli z tak zwanym residential occupier. Wtedy prawo do wstrzymania robót i terminy płatności zależą tylko od umowy.

Na koniec

Odbiór, lista usterek, rozliczenie końcowe i zwrot retencji. Tu zbiera się wszystko, co zapisano wcześniej. Jeśli zmiany były wycenione i zatwierdzone w trakcie, rozliczenie końcowe jest sumą znanych pozycji. Jeśli nie, zaczyna się odtwarzanie całej budowy z maili.

Przykład: firma robi kilka domów dla dewelopera na umowie JCT. Contract administrator klienta wysyła instrukcję zmiany izolacji dachu. Administracja umowy po stronie wykonawcy wygląda tak: instrukcja trafia do rejestru tego samego dnia, wycena zmiany idzie po dwóch dniach, a w piśmie jest też wpływ na termin. Zmiana wchodzi do najbliższego wniosku o płatność. Gdy na koniec budowy QS klienta pyta o podstawę, wszystko jest w jednym miejscu.

Jak zacząć administrację umowy krok po kroku

1. Zbierz dokumenty

   Podpisaną umowę, contract particulars, rysunki, ofertę i wszystkie pisma od klienta oraz jego zespołu.

2. Przeczytaj umowę pod kątem obowiązków

   Wypisz każde pismo, które musisz wysłać, jego adresata i termin.

3. Załóż kalendarz budowy

   Wnieś daty wniosków, certyfikatów i odpowiedzi, z przypomnieniem kilka dni przed terminem.

4. Przygotuj wzory pism

   Wniosek o płatność, zawiadomienie o opóźnieniu, wycena zmiany i potwierdzenie instrukcji.

5. Prowadź rejestry

   Instrukcje, zmiany, pisma wysłane i otrzymane, każde z numerem, datą i statusem sprawy.

6. Przeglądaj co tydzień

   Raz w tygodniu sprawdź, co czeka na odpowiedź, co trzeba wysłać i co weszło do certyfikatu.

7. Domknij budowę na papierze

   Odbiór, usterki, rozliczenie końcowe i zwrot retencji, każde z potwierdzeniem na piśmie.

Gdy klient ma contract administratora, nie możemy pełnić tej roli na Twojej budowie, bo na jednej budowie pracujemy dla jednej strony. Prowadzimy za to administrację umowy dla wykonawcy: pisma po angielsku dla CA, opis po polsku dla Ciebie. Gdy prowadzimy cały projekt jako polski QS w UK, cena to od 1,5% wartości kontraktu, a odpowiedzi na pisma contract administratora są w tej usłudze.

Najczęstsze błędy

• Umowa przeczytana po fakcie

  Firma czyta zapisy dopiero przy sporze, gdy terminy na zawiadomienia już minęły.

• Pisma pisane wieczorami

  Szef odpisuje w pośpiechu, bez dowodów i bez odniesienia do umowy, bo nie ma na to czasu.

• Brak jednego kalendarza

  Terminy są w głowie szefa, w telefonie brygadzisty i w mailach, ale nie w jednym miejscu.

• Wycena bez czasu

  Zmiana dostaje cenę, ale nikt nie pisze, o ile przesuwa koniec budowy, więc termin zostaje stary.

Pytania

To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.