Jak wykonawca ma rozmawiać z contract administratorem klienta

Klient wyznaczył contract administratora. Przychodzi raz w miesiącu, chodzi po budowie z notesem, a potem wysyła długie maile po angielsku z numerami zapisów z umowy. Ty odpisujesz krótko albo dzwonisz do klienta, bo z nim zawsze dobrze się rozmawiało. Po dwóch miesiącach certyfikaty są niższe od wniosków, a w mailach pojawia się zdanie, że „wykonawca nie przedstawił uzasadnienia”. Rozmowa z contract administratorem to nie to samo co rozmowa z klientem. Ma swoje zasady, swoją formę i swoje terminy, a kto ich nie zna, przegrywa na papierze, choć na budowie zrobił wszystko dobrze.

Rozmowa z contract administratorem: kim on jest dla Ciebie

Contract administratora wyznacza klient i to klient mu płaci. Według JCT prowadzi on umowę w imieniu klienta, ale przy decyzjach wymagających oceny zawodowej ma działać uczciwie i niezależnie wobec obu stron. Chodzi zwłaszcza o certyfikaty płatności, wycenę wariacji, przedłużenie terminu i datę practical completion. Dla Ciebie to dobra wiadomość. Nie rozmawiasz z adwokatem klienta, tylko z osobą, która ma ocenić Twoje sprawy na podstawie umowy i dowodów.

Druga ważna rzecz: w JCT Minor Works tylko contract administrator wydaje instrukcje wykonawcy. Klient płaci za budowę, ale nie powinien wydawać Ci poleceń bezpośrednio. Gdy chce zmiany, ma prosić o instrukcję contract administratora. Jeśli klient mówi Ci na budowie „zróbcie tu inaczej”, odpowiedź brzmi: proszę o instrukcję od contract administratora. Robota zrobiona na słowo klienta, bez instrukcji, to najprostsza droga do sporu o zapłatę.

Sprawdź też, do kogo idą Twoje wnioski o płatność. W Standard Building Contract z 2024 roku wykonawca może złożyć wniosek do quantity surveyora klienta, a certyfikat wystawia architect albo contract administrator. W Minor Works rozmawiasz zwykle z jedną osobą. Adresata podaje Twoja umowa.

Czego contract administrator nie robi

JCT zwraca uwagę na jedną rzecz, o której wykonawcy często nie wiedzą. Kar umownych za opóźnienie, czyli liquidated damages, contract administrator nie odejmuje w certyfikacie. O ich potrąceniu decyduje klient i musi dać Ci o tym właściwe pismo. Jeśli z płatności znika kwota za opóźnienie, sprawdź, kto i jakim pismem ją potrącił.

Jak pisać i rozmawiać, żeby Cię słuchano

Contract administrator pracuje na dokumentach. Twoje zdanie na budowie liczy się wtedy, gdy potem trafi na papier. Dlatego trzymaj się kilku zasad:

• Jeden kanał pism

  Wszystko do contract administratora idzie na adres z umowy, z kopią dla klienta, jeśli umowa tak mówi.

• Najpierw pismo, potem telefon

  Telefon pomaga coś wyjaśnić, ale ustalenie z rozmowy potwierdź tego dnia mailem.

• Odniesienie do umowy

  Pisz, której sprawy z umowy dotyczy pismo: wniosek, zawiadomienie, odpowiedź na instrukcję.

• Fakty zamiast emocji

  Daty, zdjęcia, numery rysunków i notatki z budowy przekonują bardziej niż ostre słowa w mailu.

• Odpowiedź w terminie

  Każde pismo contract administratora może mieć termin z Twojej umowy. Zapisz go w dniu otrzymania.

• Jedna osoba po Twojej stronie

  Pisze szef albo QS, nie trzech ludzi naraz. Inaczej Twoje maile przeczą sobie nawzajem.

Gdy się nie zgadzasz

Niezgoda z contract administratorem to normalna część budowy. Ważne, jak ją wyrazisz. Napisz, z czym się nie zgadzasz, dlaczego i na jaki zapis umowy się powołujesz. Dołącz dowody i zaproponuj spotkanie. Nie omijaj contract administratora rozmową z klientem za jego plecami. Klient i tak przekaże mu sprawę, a Ty stracisz zaufanie osoby, która wystawia Ci certyfikaty.

Jeśli rozmowa nic nie daje, umowa i prawo dają dalsze drogi. Każda strona umowy budowlanej może w każdej chwili skierować spór do adjudication. Construction Act zwykle nie obejmuje jednak umowy z osobą prywatną o roboty w jej własnym domu, czyli z tak zwanym residential occupier. Wtedy terminy płatności i droga sporu zależą od umowy, choć JCT Minor Works podpisana bez zmian też przewiduje adjudication.

Przykład: wykonawca robi dobudowę dla klienta prywatnego na umowie Minor Works. Klient na budowie prosi o dodatkowe okno w ścianie bocznej. Szef ekipy grzecznie odpowiada, że zrobi to po instrukcji contract administratora, i tego samego dnia wysyła mu krótki mail z prośbą o instrukcję i wstępną wyceną. Instrukcja przychodzi po dwóch dniach. Okno trafia do najbliższego certyfikatu, bo od początku było na papierze.

Nie możemy być contract administratorem na budowie, na której Twój klient już go wyznaczył. Możemy za to prowadzić umowę po Twojej stronie: odpisywać po angielsku na pisma contract administratora, przygotowywać wnioski i pilnować terminów. Zobacz, jak wygląda administracja umowy dla wykonawcy.

Jak prowadzić rozmowę z contract administratorem krok po kroku

1. Ustal role na starcie

   Kto jest contract administratorem, kto QS-em klienta i na jakie adresy wysyłasz pisma.

2. Poproś o spotkanie startowe

   Ustalcie formę wniosków o płatność, zdjęć, wizyt na budowie i dzień wysyłania pism.

3. Polecenia tylko z instrukcją

   Gdy klient prosi o zmianę, poproś contract administratora o instrukcję na piśmie.

4. Każde pismo z numerem

   Numeruj swoje pisma i odpowiadaj z odniesieniem do numeru i daty pisma, na które odpisujesz.

5. Odpowiadaj w terminie

   Termin na odpowiedź zapisz w kalendarzu budowy tego samego dnia, w którym przyszło pismo.

6. Notatka po wizycie

   Po każdej wizycie contract administratora wyślij krótkie potwierdzenie, co ustaliliście.

7. Spór na piśmie

   Gdy się nie zgadzasz, napisz uzasadnienie z dowodami i poproś o spotkanie, zanim sprawa urośnie.

Jeśli nie masz czasu na pisma po angielsku, polski QS w UK przejmie korespondencję z contract administratorem klienta, a Ty dostaniesz opis każdej sprawy po polsku.

Najczęstsze błędy

• Rozmowy z klientem zamiast z CA

  Wykonawca załatwia sprawy z klientem, a contract administrator ocenia je bez wiedzy o ustaleniach.

• Robota na słowo klienta

  Zmiana zrobiona bez instrukcji contract administratora, a potem nie ma podstawy do zapłaty.

• Odpowiedź po terminie

  Pismo leży w skrzynce kilka tygodni, a gdy przychodzi odpowiedź, sprawa jest już zamknięta.

• Ton zamiast dowodów

  Ostry mail bez zdjęć i dat nie przekona osoby, która musi uzasadnić swoją decyzję na piśmie.

Pytania

To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.