Pisma wykonawcy do contract administratora: lista na całą budowę

Budowa idzie dobrze, ekipa robi swoje, a klient jest zadowolony. Po pół roku contract administrator klienta odrzuca wniosek o dodatkowe koszty, bo „wykonawca nie zawiadomił o tym w trakcie robót”. Przedłużenie terminu dostajesz krótsze, niż prosiłeś, bo zawiadomienie przyszło późno. Na budowie nic nie zawiodło. Zawiodły pisma do contract administratora, których nikt nie wysłał albo które wysłano za późno. Ten wpis to lista pism, które wykonawca wysyła przez całą budowę, od pierwszego dnia do rozliczenia końcowego. Dokładne nazwy, adresatów i terminy bierzesz z umowy, bo każda wersja JCT i każda umowa z dopisanymi zmianami może je ustawiać inaczej.

Pisma do contract administratora: lista na całą budowę

Contract administrator ocenia Twoje sprawy na podstawie tego, co dostanie na piśmie. Według JCT przy certyfikatach, wycenie wariacji i przedłużeniu terminu ma działać uczciwie wobec obu stron. Nie może jednak ocenić wniosku, którego nie złożyłeś. Dlatego dobrze jest mieć jedną listę pism na całą budowę i odhaczać je na bieżąco.

Przed startem robót

• Dane do pism

  Potwierdzenie mailem, na jaki adres, do kogo i w jakiej formie wysyłasz pisma zgodnie z umową.

• Pytania do dokumentów

  Lista braków i niejasności w rysunkach i specyfikacji, wysłana, zanim zaczniesz te roboty.

• Program robót

  Harmonogram, jeśli umowa go wymaga, w terminie z Twojej umowy, z zaznaczeniem kluczowych dat.

• Ubezpieczenia

  Dowody ubezpieczeń, jeśli umowa ich wymaga, przesłane przed wejściem na budowę, a nie po pytaniu.

W trakcie robót

• Wniosek o płatność

  Wycena robót, zmian i materiałów na każdy okres, do adresata z umowy: CA albo QS klienta.

• Zawiadomienie o opóźnieniu

  Od razu, gdy widać, że nie skończysz w terminie, z przyczyną i szacunkiem skutków.

• Zawiadomienie o loss and expense

  Szybko po zdarzeniu, z pierwszą oceną kosztów i aktualizacjami w trakcie.

• Potwierdzenie ustnej instrukcji

  Mail tego samego dnia: co polecono, kto, gdzie i kiedy. Prośba o instrukcję na piśmie.

• Rozbieżności w dokumentach

  Pismo, gdy rysunek przeczy specyfikacji albo instrukcji, z prośbą o decyzję przed robotą.

• Wycena wariacji

  Cena zmiany i jej wpływ na termin, wysłana do oceny, zanim zmiana zostanie wykonana.

Kilka z tych pism JCT opisuje wprost. W Minor Works wykonawca, który widzi, że nie skończy w terminie, ma od razu zawiadomić contract administratora. W Standard Building Contract zawiadomienie o loss and expense ma przyjść szybko, z pierwszą oceną kosztów albo z oceną wysłaną wkrótce potem, a potem z comiesięcznymi aktualizacjami. W JCT Design and Build z 2024 roku wykonawca, który zauważy rozbieżność w dokumentach, daje o tym zawiadomienie. W umowie z contract administratorem szukaj podobnego zapisu w swojej wersji JCT.

Przy części robót projektowanych przez wykonawcę JCT Minor Works z projektem wykonawcy wymaga Twojej zgody na instrukcje, które zmieniają ten projekt. Zgody nie możesz odmawiać bez rozsądnego powodu. Jeśli się nie zgadzasz, napisz to od razu i podaj powód.

Gdy płatność się nie zgadza

• Payment notice wykonawcy

  Gdy certyfikat nie przyszedł w terminie, Twój wniosek albo pismo może przejąć jego rolę.

• Odpowiedź na pay less notice

  Pismo o tym, z którą częścią potrącenia się nie zgadzasz, dlaczego i na jaki zapis się powołujesz.

• Zawiadomienie o wstrzymaniu

  Pisemne, z co najmniej 7-dniowym wyprzedzeniem i powodem, z kopią do contract administratora.

• Pytanie o potrącenie za opóźnienie

  Prośba o pismo klienta, gdy z płatności znika kwota liquidated damages.

W JCT Standard Building Contract z 2024 roku, gdy certyfikat nie przyjdzie w terminie, wniosek wykonawcy staje się payment notice. Jeśli wniosku nie było, wykonawca może później wysłać własny payment notice. Prawo do wstrzymania robót po 7-dniowym zawiadomieniu powstaje, gdy kwota nie jest zapłacona do final date, a klient nie dał skutecznego pay less notice. Kar za opóźnienie contract administrator nie odejmuje w certyfikacie. O ich potrąceniu decyduje klient i musi dać Ci o tym właściwe pismo.

Construction Act zwykle nie obejmuje umowy z osobą prywatną o roboty w jej własnym domu, czyli z tak zwanym residential occupier. Wtedy payment notice, pay less notice i wstrzymanie robót działają tylko tak, jak zapisano je w umowie.

Na koniec budowy

• Zgłoszenie gotowości do odbioru

  Pismo, że roboty są gotowe, z prośbą o wizytę i potwierdzenie practical completion.

• Odpowiedź na listę wad

  Potwierdzenie, które wady usuwasz i kiedy, a z którymi się nie zgadzasz i dlaczego.

• Dokumenty do rozliczenia końcowego

  Zestawienie zmian, kosztów i dowodów, wysłane w terminie z Twojej umowy.

• Prośba o zwrot retencji

  Pismo po usunięciu wad, z odniesieniem do certyfikatu i zapisu o retencji w umowie.

Przykład: wykonawca robi rozbudowę szkoły prywatnej na umowie JCT Intermediate. Pod koniec budowy contract administrator pyta o podstawę dodatkowych kosztów za przestój. Wykonawca otwiera rejestr pism i pokazuje zawiadomienie wysłane w dniu przestoju, pierwszą ocenę kosztów i kolejne aktualizacje. Rozmowa dotyczy już tylko kwoty, a nie tego, czy roszczenie w ogóle istnieje.

Jak prowadzić pisma do contract administratora krok po kroku

1. Spisz pisma z umowy

   Przed startem wypisz każde pismo z umowy, jego adresata, formę i termin wysłania.

2. Przygotuj wzory

   Dla każdego rodzaju pisma jeden wzór po angielsku, z miejscem na odniesienie do umowy.

3. Numeruj i zapisuj

   Każde pismo dostaje numer i datę w rejestrze, razem z potwierdzeniem wysłania.

4. Wysyłaj od razu

   Zawiadomienie wysłane w dniu zdarzenia jest mocniejsze niż dokładne pismo po miesiącu.

5. Dołączaj dowody

   Zdjęcia z datą, notatki z budowy i maile dołączaj od razu, a nie dopiero przy sporze.

6. Sprawdzaj odpowiedzi

   Raz w tygodniu przejrzyj rejestr: na co CA nie odpisał i gdzie minął termin z umowy.

Nie możemy być contract administratorem na budowie, na której klient już go wyznaczył. Możemy za to prowadzić wszystkie te pisma po Twojej stronie, w ramach usługi administracja umowy dla wykonawcy. Jeśli chcesz oddać nam całe rozliczenia budowy, polski QS w UK poprowadzi wnioski, zmiany i pisma do CA w jednym miejscu.

Najczęstsze błędy

• Zawiadomienie w podsumowaniu

  Opóźnienie opisane dopiero we wniosku na koniec budowy, a nie w dniu, w którym się zaczęło.

• Pismo do złej osoby

  Wniosek idzie do klienta albo architekta, choć umowa wskazuje innego adresata.

• Jedno pismo bez aktualizacji

  Pierwsze zawiadomienie jest, ale nikt nie dosyła aktualizacji, gdy sprawa trwa dłużej.

• Brak potwierdzenia wysłania

  Wykonawca twierdzi, że wysłał, ale nie ma maila, numeru ani daty w rejestrze.

Pytania

To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.