Cash accounting VAT: płacisz VAT, gdy klient zapłaci

Wystawiłeś fakturę za etap dobudowy z VAT. Klient płaci z opóźnieniem, potem obiecuje resztę „w przyszłym tygodniu”, a termin deklaracji VAT nadchodzi. W zwykłym rozliczeniu VAT od tej faktury oddajesz HMRC w deklaracji za okres, w którym ją wystawiłeś, nawet jeśli pieniędzy od klienta jeszcze nie ma. Płacisz więc z własnej kieszeni podatek od pieniędzy, których nie dostałeś. Cash accounting VAT odwraca tę kolejność: VAT od sprzedaży oddajesz dopiero wtedy, gdy klient zapłaci. Poniżej po polsku zasady z gov.uk, kto może z tego korzystać i gdzie są pułapki. Każdą decyzję o schemacie potwierdź z księgową, gov.uk też to radzi.

Na czym polega cash accounting VAT

Gov.uk opisuje to tak. W Cash Accounting Scheme płacisz VAT od sprzedaży, gdy klienci Ci zapłacą, i odliczasz VAT od zakupów, gdy sam zapłacisz dostawcy. Bez schematu deklarujesz i płacisz VAT według faktur, bez względu na to, czy zostały zapłacone.

Dla firmy budowlanej, która czeka na pieniądze od klientów, to ma znaczenie. Gdy klient płaci późno albo w częściach, nie finansujesz VAT z własnej kieszeni. Druga strona jest taka, że VAT od materiałów odliczysz dopiero po zapłaceniu hurtowni. Gdy kupujesz na kredyt kupiecki z długim terminem, odliczenie też przesuwa się w czasie.

Kto może korzystać

Gov.uk mówi, że możesz korzystać ze schematu, gdy Twoja firma jest zarejestrowana do VAT, a szacowany obrót podlegający VAT w kolejnych 12 miesiącach wynosi £1 350 000 albo mniej. Gov.uk mówi też, że musisz wyjść ze schematu, gdy obrót przekroczy £1 600 000.

Do schematu wchodzisz na początku okresu rozliczeniowego VAT. Gov.uk mówi, że nie musisz informować HMRC, że stosujesz cash accounting.

Gov.uk wymienia też ograniczenia, przez które schemat nie zadziała u Ciebie albo nie obejmie części faktur:

• Flat Rate Scheme

  Firma w Flat Rate Scheme nie stosuje cash accounting. Gov.uk mówi, że ryczałt ma własną metodę liczenia obrotu według wpłat.

• Zaległe deklaracje

  Gdy nie masz na bieżąco złożonych deklaracji VAT albo zapłaconego VAT, gov.uk mówi, że ze schematu nie skorzystasz.

• Przestępstwo VAT

  Firma, która w ostatnich 12 miesiącach popełniła przestępstwo VAT, na przykład uchylanie się od VAT, nie może używać schematu.

• Reverse charge

  Gov.uk mówi, że cash accounting nie stosujesz do usług z reverse charge. Pozostałe faktury możesz dalej rozliczać w schemacie.

Czego schemat nie obejmuje

Nawet w schemacie niektóre transakcje rozliczasz zwykłą metodą. Gov.uk wymienia między innymi faktury VAT z terminem płatności 6 miesięcy lub dłuższym, faktury VAT wystawione z góry oraz zakupy i sprzedaż w leasingu, na raty i na kredyt (lease purchase, hire purchase, conditional sale, credit sale).

Dla polskiego podwykonawcy ważny jest reverse charge. Gdy większość Twoich faktur idzie do głównych wykonawców z domestic reverse charge, i tak nie doliczasz do nich VAT, więc cash accounting zmienia niewiele. Schemat ma największe znaczenie przy pracy dla klientów prywatnych i firm, którym doliczasz VAT.

Płatności etapowe na budowie

Na budowie jest jeszcze jedna zasada, o której mało kto wie. Gov.uk w VAT Notice 708 mówi, że przy usługach budowlanych z płatnościami okresowymi (stage payments) moment powstania obowiązku VAT (tax point) to wcześniejsza z dwóch dat: otrzymanie zapłaty albo wystawienie faktury VAT. Gdy wysyłasz klientowi wniosek o płatność, a fakturę VAT wystawiasz dopiero po wpłacie, VAT powstaje przy wpłacie także bez schematu. Czy Twój wniosek o płatność jest fakturą VAT, czy nie, ustal z księgową, bo od tego zależy data.

Na to, kiedy klient płaci, VAT nie ma wpływu. To wynika z umowy. Przy umowach budowlanych między firmami terminy płatności ustala też Construction Act. Ustawa zwykle nie obejmuje jednak robót u osoby prywatnej w domu, w którym ona mieszka albo zamierza mieszkać (residential occupier). Wtedy wszystko zależy od tego, co zapisaliście w umowie.

Cash accounting krok po kroku

1. Sprawdź limit obrotu

   Oszacuj obrót podlegający VAT na kolejne 12 miesięcy. Schemat jest dla firm do £1 350 000.

2. Zobacz, kto Ci płaci

   Policz, jaka część obrotu to faktury z VAT dla klientów prywatnych i firm, a jaka to faktury z reverse charge.

3. Porównaj z księgową

   Sprawdź na fakturach z ostatniego roku, czy opóźnione wpłaty od klientów ważą więcej niż późniejsze odliczenie VAT od zakupów.

4. Wejdź od początku okresu

   Według gov.uk do schematu wchodzisz na początku okresu rozliczeniowego VAT. Nie musisz zgłaszać tego w HMRC.

5. Zapisuj daty wpłat

   W schemacie liczy się data, kiedy klient zapłacił. Przy każdej fakturze zapisuj datę i kwotę każdej wpłaty.

6. Pilnuj limitu wyjścia

   Gdy obrót przekroczy £1 600 000, musisz wyjść. Gov.uk mówi, że wtedy rozliczasz cały zaległy VAT, zapłacony czy nie.

Schemat pomaga przy klientach, którzy płacą późno, ale nie sprawi, że zapłacą szybciej. To robi porządna waluacja na budowie, wysłana na czas, z jasną kwotą i terminem płatności z umowy. Jeśli chcesz zobaczyć, ile kosztują Cię spóźnione płatności, policz, ile tracisz. A jeśli wolisz, żeby ktoś po polsku pilnował wniosków o płatność i terminów, zobacz, jak pracuje polski QS w UK. Sam VAT rozlicza księgowa.

Najczęstsze błędy

• VAT od niezapłaconych faktur

  Bez schematu VAT oddajesz według faktur. Firma z wieloma zaległymi fakturami płaci VAT od pieniędzy, których nie ma.

• Faktura wystawiona z góry

  Gov.uk wyłącza ze schematu faktury VAT wystawione z góry. Taka faktura idzie według zwykłych zasad.

• Schemat przy samym reverse charge

  Gdy prawie wszystkie faktury mają reverse charge, schemat niewiele daje, bo tych faktur nie obejmuje.

• Brak dat wpłat w zapisach

  W schemacie liczy się dzień zapłaty. Bez zapisanych dat wpłat trudno pokazać, w którym okresie powstał VAT.

Pytania

To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.