Making Tax Digital dla firmy budowlanej

Robisz dobudowy jako sole trader od kilku lat. Zeznanie Self Assessment składała zawsze księgowa w styczniu, z reklamówki paragonów i wyciągów, które jej przynosiłeś raz w roku. Teraz księgowa mówi, że tak już nie będzie, bo wchodzi Making Tax Digital i co kwartał trzeba wysyłać dane do HMRC przez program. Making Tax Digital to dla budowlańca zmiana sposobu prowadzenia zapisów: z rocznego worka papierów na cyfrowe zapisy prowadzone na bieżąco. Poniżej po polsku, kogo to obejmuje i od kiedy, według gov.uk. Twoja sytuacja może mieć szczegóły, więc obowiązki potwierdź z księgową.

Making Tax Digital dla budowlańca: dwie osobne sprawy

Pod nazwą Making Tax Digital kryją się dwa obowiązki: jeden dla VAT, drugi dla podatku dochodowego. Łatwo je pomylić, bo nazywają się tak samo.

Making Tax Digital dla VAT. Gov.uk mówi, że wszystkie firmy zarejestrowane do VAT powinny już być zapisane do Making Tax Digital dla VAT i nie muszą zapisywać się same. Jeśli Twoja firma ma numer VAT, ten obowiązek już Cię dotyczy. Jak wysyłać deklaracje VAT, ustal z księgową.

Making Tax Digital dla podatku dochodowego. Gov.uk opisuje go dla sole traderów i właścicieli wynajmowanych nieruchomości (landlords) zarejestrowanych do Self Assessment. Wchodzi stopniowo, zależnie od wysokości przychodu. Spółka z o.o. (limited company) rozlicza się inaczej i jej obowiązki ustala księgowa.

Od kiedy obowiązuje MTD dla podatku dochodowego

Gov.uk mówi, że musisz używać Making Tax Digital dla podatku dochodowego, gdy jesteś sole traderem albo landlordem zarejestrowanym do Self Assessment, masz przychód z samozatrudnienia albo z nieruchomości i Twój przychód kwalifikowany (qualifying income) przekracza próg dla danego roku podatkowego. Gov.uk podaje trzy etapy:

• Przychód ponad £50 000 w 2024 do 2025

  Gov.uk mówi, że takie osoby powinny używać Making Tax Digital dla podatku dochodowego od 6 kwietnia 2026.

• Przychód ponad £30 000 w 2025 do 2026

  Według gov.uk obowiązek zaczyna się od 6 kwietnia 2027. HMRC sprawdzi to w zeznaniu za ten rok.

• Przychód ponad £20 000 w 2026 do 2027

  Gov.uk podaje, że wtedy Making Tax Digital dla podatku dochodowego obowiązuje od 6 kwietnia 2028.

• Zwolnienia

  Gov.uk mówi, że są osoby zwolnione, na przykład z powodu wykluczenia cyfrowego. One dalej składają zwykłe zeznanie Self Assessment.

Gov.uk mówi, że HMRC co roku sprawdza Twoje zeznanie Self Assessment i na jego podstawie liczy przychód kwalifikowany. Przykład z gov.uk: o starcie w kwietniu 2026 decydowało zeznanie za rok 2024 do 2025.

Jak liczyć przychód kwalifikowany

To miejsce, w którym budowlańcy najczęściej się mylą. Gov.uk mówi, że przychód kwalifikowany to łączny przychód z samozatrudnienia i z nieruchomości, liczony przed odjęciem kosztów, czyli obrót (turnover). Nie liczysz zysku.

Przykład: budowlaniec kupuje dużo materiałów, więc zysk po kosztach jest u niego niewielki. Mimo to próg sprawdza się od całego obrotu, a nie od zysku. Gdy do tego wynajmuje mieszkanie, przychód z najmu dolicza się do przychodu z budowy. Gov.uk mówi też, że Twój udział w zysku spółki osobowej (partnership) nie liczy się do przychodu kwalifikowanego.

Co się zmienia w praktyce

Gov.uk opisuje trzy rzeczy, które trzeba robić w Making Tax Digital dla podatku dochodowego: prowadzić zapisy cyfrowe przychodów i kosztów, używać programu zgodnego z MTD i wysyłać przez niego kwartalne raporty (quarterly updates).

Gov.uk podaje standardowe okresy i terminy kwartalnych raportów, liczone od początku roku podatkowego 6 kwietnia:

• Do 5 lipca

  Raport za okres od 6 kwietnia do 5 lipca wysyłasz do 7 sierpnia. To pierwszy raport w roku podatkowym.

• Do 5 października

  Raport za okres od 6 kwietnia do 5 października wysyłasz według gov.uk do 7 listopada.

• Do 5 stycznia

  Raport za okres od 6 kwietnia do 5 stycznia wysyłasz do 7 lutego. Obejmuje już trzy kwartały roku.

• Do 5 kwietnia

  Raport za cały rok, od 6 kwietnia do 5 kwietnia, wysyłasz do 7 maja następnego roku podatkowego.

Gov.uk mówi, że raport zawiera sumy dla każdej kategorii przychodów i kosztów z Twoich zapisów cyfrowych. HMRC nie dostaje pojedynczych paragonów ani faktur. Po końcu roku i tak składasz zeznanie, przez ten sam program, do 31 stycznia po końcu roku podatkowego.

Gov.uk pozwala też w określonych sytuacjach używać okresów kalendarzowych, przeznaczonych dla roku rozliczeniowego od 1 kwietnia do 31 marca. Program domyślnie ustawia okresy standardowe, a zmianę trzeba zrobić przed pierwszym raportem.

Przygotowanie do MTD krok po kroku

1. Sprawdź swój obrót

   Zsumuj przychód z budowy i z najmu przed kosztami za ostatni rok podatkowy i porównaj go z progiem z gov.uk.

2. Ustal z księgową datę startu

   Od wyniku zależy, czy obowiązek zaczyna się w kwietniu 2026, 2027 czy 2028. Zapisz tę datę.

3. Wybierz program zgodny z MTD

   Raporty wysyła się przez program zgodny z Making Tax Digital. Wybór ustal z księgową, która będzie z nim pracować.

4. Przejdź na zapisy cyfrowe

   Każdą fakturę i każdy rachunek wprowadzaj do programu na bieżąco, a nie raz w roku z reklamówki.

5. Przypisz koszty do kategorii

   Materiały, podwykonawcy, van i biuro mają swoje kategorie. Raport kwartalny pokazuje sumy z każdej z nich.

6. Wpisz terminy do kalendarza

   7 sierpnia, 7 listopada, 7 lutego i 7 maja dla raportów oraz 31 stycznia dla zeznania. Ustaw przypomnienia.

7. Rób przegląd co kwartał

   Przed wysyłką sprawdź z księgową, czy wszystkie faktury od klientów i rachunki z tego okresu są w programie.

Making Tax Digital wymusza porządek, który na budowie przydaje się i tak. Gdy każda płatność od klienta wynika z waluacji, a każda waluacja ma fakturę, kwartalny raport to tylko suma tego, co już masz. Porządna waluacja na budowie pomaga więc i w pieniądzach od klienta, i w zapisach dla HMRC. Jeśli chcesz, żeby ktoś po polsku prowadził rozliczenia Twoich budów, zobacz, czym zajmuje się polski QS w UK. Raporty do HMRC i zeznanie wysyła księgowa.

Najczęstsze błędy

• Liczenie progu od zysku

  Gov.uk mówi, że przychód kwalifikowany liczy się przed kosztami. Mały zysk nie zwalnia, gdy obrót jest ponad progiem.

• Pominięcie przychodu z najmu

  Przychód z wynajmowanego mieszkania dolicza się do przychodu z budowy. Razem mogą przekroczyć próg.

• Rachunki zbierane raz w roku

  Kwartalne raporty wymagają zapisów na bieżąco. Reklamówka paragonów w styczniu już nie wystarczy.

• Pomylenie MTD dla VAT i dla podatku

  To dwa osobne obowiązki. Firma z numerem VAT jest już w MTD dla VAT bez względu na próg dochodowy.

Pytania

To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.