Kim jest contract administrator i co robi na budowie

Podpisujesz z wykonawcą umowę JCT na dobudowę albo dom i na pierwszych stronach widzisz miejsce na nazwę osoby, która ma tę umowę prowadzić. Wykonawca pyta, komu wysyłać wnioski o płatność. Architekt mówi, że projektuje, ale nie będzie jeździł na budowę co dwa tygodnie. Ty nie wiesz, kto ma podpisać odbiór ani komu powiedzieć, że chcesz jednak inne okno w kuchni. Tą osobą jest contract administrator, w skrócie CA. To on w Twoim imieniu wydaje wykonawcy polecenia, wystawia certyfikaty płatności i potwierdza, że budowa jest skończona. Poniżej wyjaśniamy po polsku, kim jest i jak wygląda jego praca od podpisania umowy do ostatniego rozliczenia.

Contract administrator: kim jest i dla kogo pracuje

W umowach JCT contract administrator to fachowiec, którego inwestor wyznacza, żeby mu doradzał i prowadził umowę. W tekście umowy inwestor nazywa się Employer. Jeśli tę rolę pełni architekt, umowa mówi o nim Architect, a jeśli ktoś inny, na przykład QS, mówi o nim Contract Administrator. Wydawca umów JCT pisze w objaśnieniach do umowy Minor Works, że obowiązki są w obu przypadkach te same, niezależnie od zawodu tej osoby.

CA jest opłacany przez Ciebie i działa w Twoim imieniu. Ma doprowadzić do tego, żeby budowa skończyła się sprawnie i bez zbędnych kosztów. Ta rola ma jednak drugą stronę. Gdy CA wystawia certyfikat płatności, wycenia zmianę, daje wykonawcy więcej czasu albo potwierdza odbiór, musi oceniać sprawę uczciwie i niezależnie wobec obu stron. Nie obetnie wykonawcy kwoty tylko dlatego, że Ty tak wolisz. To nie jest słabość, tylko powód, dla którego wykonawca przyjmuje jego decyzje i nie idzie z każdą sprawą do sporu.

Według noty JCT o wyborze umowy, wydanej do edycji 2024, umowy Minor Works, Intermediate i Standard Building Contract wymagają contract administratora. Umowa Design and Build nie przewiduje niezależnego CA: tam inwestor może wyznaczyć employer's agent, który działa w jego imieniu. JCT ma też umowę dla właściciela domu, który zatrudnił doradcę do nadzoru nad robotami, i ona również przewiduje contract administratora.

Co contract administrator robi na co dzień

• Polecenia dla wykonawcy

  Tylko CA wydaje wykonawcy instrukcje. Gdy chcesz coś zmienić, mówisz jemu, a nie ekipie.

• Wizyty na budowie

  Sprawdza postęp i jakość robót, notuje, co widział, i pisze Ci krótko, co z tego wynika.

• Certyfikaty płatności

  Sprawdza wniosek wykonawcy i wystawia certyfikat z kwotą do zapłaty w terminie z umowy.

• Wycena zmian

  Każdą zmianę zakresu wycenia i dopisuje do rejestru, żebyś znał koszt, zanim ekipa ją zrobi.

• Decyzje o terminie

  Ocenia zgłoszenie opóźnienia i decyduje na piśmie, czy wykonawcy należy się więcej czasu.

• Odbiór i rozliczenie

  Potwierdza practical completion, pilnuje usunięcia usterek i domyka rozliczenie końcowe.

Czego contract administrator nie robi

Contract administrator nie jest kierownikiem budowy. Nie mówi murarzom, od której ściany zacząć, i nie odpowiada za to, jak wykonawca organizuje pracę. To robi wykonawca i jego człowiek na budowie. CA patrzy, czy robota zgadza się z umową, i reaguje pismem.

Nie jest też projektantem. RICS w materiale o administracji umów przypomina, że w umowach JCT rola CA nie obejmuje odpowiedzialności za projekt i że CA powinien unikać doradzania w sprawach projektu, także w luźnych poleceniach na budowie. Jeśli projekt robi architekt, a umowę prowadzi ktoś inny, każdy pilnuje swojej części i wiadomo, kto za co odpowiada.

Według tego samego materiału CA sprawdza roboty po to, żeby móc je certyfikować, a nie po to, żeby szukać za wykonawcę jego błędów. Wykonawca nadal odpowiada za jakość. Wizyta CA nie zdejmuje z niego tego obowiązku.

Formalnie rola zaczyna się przy podpisaniu umowy z wykonawcą, ale dobry CA pomaga już wcześniej: przy wyborze umowy, wpisaniu danych do umowy i porównaniu ofert. Wtedy najłatwiej ustawić terminy płatności, okres na usunięcie usterek i zasady zmian tak, żeby potem nie było o nie sporu.

Jedna uwaga o płatnościach. Construction Act, czyli ustawa o płatnościach w budownictwie, zwykle nie obejmuje umowy z osobą prywatną o roboty w domu, w którym ona mieszka albo zamierza mieszkać, czyli z tak zwanym residential occupier. Wtedy terminy i pisma wynikają wyłącznie z umowy, więc tym bardziej trzeba ją dobrze przygotować. Przy budowie dla dewelopera ustawa zwykle działa, a certyfikat okresowy wystawiony przez CA pełni rolę payment notice.

Przykład: inwestor prywatny buduje dobudowę na tyłach domu na umowie JCT Minor Works. W trakcie robót prosi ekipę o dodatkowe okno w ścianie bocznej. Ekipa je wstawia, a na koniec wykonawca dolicza koszt, z którym inwestor się nie zgadza. Gdyby prośba poszła przez CA, wykonawca dostałby instrukcję na piśmie, a inwestor wycenę przed decyzją. Spór o jedno okno w ogóle by się nie zaczął.

Jak zacząć współpracę z contract administratorem krok po kroku

1. Wybierz umowę

   Ustal z doradcą, czy budowę prowadzisz na JCT Minor Works, Intermediate czy innej umowie.

2. Wpisz CA do umowy

   Nazwa firmy, która pełni tę rolę, musi być w umowie, zanim obie strony ją podpiszą.

3. Podpisz zlecenie z CA

   Na piśmie ustalacie zakres, liczbę wizyt na budowie i sposób raportowania postępu.

4. Przedstaw CA wykonawcy

   Wykonawca musi wiedzieć, że polecenia i wnioski o płatność idą tylko przez CA.

5. Ustal drogę zmian

   Każdą zmianę zgłaszasz CA, a on wydaje instrukcję i daje Ci wycenę do decyzji.

6. Czytaj raporty

   Po wizycie i po certyfikacie dostajesz opis po polsku: co zrobiono, ile płacisz i dlaczego.

Wszystko, co robimy jako contract administrator w UK, opisaliśmy na stronie usługi. Jeśli umowy jeszcze nie ma, zacznij od tego, jaka umowa budowlana w UK pasuje do Twojej budowy.

Najczęstsze błędy

• Polecenia prosto do ekipy

  Twoja prośba na budowie, bez instrukcji CA, kończy się zwykle sporem o to, czy była w cenie.

• CA wpisany tylko z nazwy

  Ktoś figuruje w umowie, ale nie bywa na budowie i nie wystawia certyfikatów w terminie.

• Oczekiwanie, że CA zawsze przyzna Ci rację

  Przy certyfikatach i roszczeniach musi być uczciwy wobec obu stron.

• Mylenie CA z kierownikiem budowy

  CA nie organizuje pracy ekipy. Za sposób i jakość robót odpowiada wykonawca.

Pytania

To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.