Credit control w małej firmie budowlanej

Szef małej firmy budowlanej wie, ile kosztuje bloczek, ile bierze tynkarz i kiedy przychodzi dostawa stali. Gorzej z pytaniem, ile pieniędzy jest mu winnych w tej chwili, kto i od kiedy. Odpowiedź siedzi w głowie, w trzech skrzynkach mailowych i na wyciągu z banku. W dużych firmach zajmuje się tym osobny dział, który nazywa się credit control. W małej firmie nie potrzebujesz działu. Potrzebujesz jednej listy, jednego stałego dnia w tygodniu i kilku zasad, których się trzymasz nawet wtedy, gdy na budowie pali się wszystko naraz.

Co to jest credit control w małej firmie budowlanej

Credit control to pilnowanie, żeby pieniądze, które Ci się należą, przychodziły na czas. Nie chodzi tylko o upominanie się po terminie. To trzy części jednej roboty.

Przed robotą ustalasz warunki płatności i sprawdzasz, z kim podpisujesz umowę. W trakcie budowy wysyłasz faktury i aplikacje o płatność w dniu, który mówi umowa, i prowadzisz rejestr tego, co wysłane, a co zapłacone. Po terminie reagujesz od razu, według stałego planu, a nie wtedy, gdy przypomni Ci się wieczorem.

Na budowie liczy się to podwójnie. Materiał i ludzi płacisz z góry, a pieniądze od klienta przychodzą po fakcie. Każdy tydzień spóźnienia finansujesz z własnej kieszeni. Przy dwóch albo trzech budowach naraz jeden klient, który płaci późno, potrafi zablokować wypłaty dla ekipy na wszystkich pozostałych.

Rejestr należności: co w nim trzymać

• Klient i budowa

  Pełna nazwa strony umowy, a nie imię osoby, z którą rozmawiasz na budowie, i adres budowy.

• Numer i data dokumentu

  Faktura albo aplikacja o płatność, z datą wysłania i sposobem, w jaki ją wysłałeś.

• Kwota i termin z umowy

  Ile i do kiedy. Przy umowie objętej ustawą także due date i final date for payment.

• Wpłaty

  Każdy przelew z datą i kwotą. Część zapłacona to nie zapłacona całość, więc zapisuj różnicę.

• Pisma klienta

  Payment notice, pay less notice, maile z zarzutami. Z nich wynika, co klient kwestionuje.

• Następny krok

  Co robisz i kiedy: przypomnienie, telefon, wezwanie. Rejestr bez tej kolumny to tylko archiwum.

Zasady, na których opiera się credit control

Zasady płatności zależą od tego, kim jest klient. Przy umowie budowlanej z firmą zwykle działa Construction Act. Płacący wystawia payment notice najpóźniej 5 dni po due date, a gdy go nie wystawi, kwotą do zapłaty staje się kwota z Twojej aplikacji albo z default payment notice. Jeśli chce zapłacić mniej, musi wysłać pay less notice przed terminem z umowy, z kwotą i podstawą wyliczenia. Między firmami działa też Late Payment Act: odsetki ustawowe 8% ponad stopę referencyjną Bank of England, chyba że umowa przewiduje inne, rozsądne odsetki, plus stała rekompensata za koszty odzyskania.

Przy osobie prywatnej w jej własnym domu (residential occupier) Construction Act zwykle nie działa, a Late Payment Act nie działa wcale. Wtedy wszystko zależy od umowy. Dlatego w credit control przy klientach prywatnych najwięcej robisz przed startem: umowa budowlana w UK musi mieć jasne terminy, etapy płatności i zapis o tym, co się dzieje przy zwłoce.

Credit control krok po kroku

1. Ustal warunki przed startem

   Zaliczka, etapy, termin zapłaty, odsetki za zwłokę. Wszystko w umowie albo w zaakceptowanej ofercie.

2. Sprawdź klienta

   Kto podpisuje umowę, czy spółka działa, czy klient płacił innym. Dopasuj zaliczkę i etapy do ryzyka.

3. Wysyłaj dokumenty w dniu z umowy

   Faktura albo aplikacja wysłana tydzień później to tydzień później zapłacone pieniądze.

4. Wybierz stały dzień przeglądu

   Raz w tygodniu, o tej samej porze, przejdź cały rejestr i zrób każdy następny krok.

5. Reaguj od pierwszego dnia po terminie

   Krótkie przypomnienie, potem telefon, potem pismo z datą. Bez czekania na „może jutro”.

6. Nie finansuj kolejnego etapu

   Zanim zamówisz materiał na następny etap, sprawdź, czy przyszła zapłata za poprzedni.

7. Ustal granicę

   Z góry wiesz, po ilu dniach i niedotrzymanych obietnicach sprawa idzie do pism przedsądowych.

Przykład: firma prowadzi równolegle dwie budowy. Na pierwszej, dla dewelopera, aplikacje idą co miesiąc, na drugiej, u klienta prywatnego, faktury etapowe. W poniedziałek rano szef przechodzi rejestr: deweloper zapłacił aplikację, ale mniej, niż wysłano, bez pay less notice. Klient prywatny spóźnia się dwa dni z fakturą za dach. Na pierwszą sprawę idzie pismo o brakującą kwotę z noty, na drugą krótkie przypomnienie i telefon. Zajmuje to pół godziny, a nie trzy wieczory na koniec miesiąca, kiedy już nic nie pamiętasz.

Rejestr możesz prowadzić w arkuszu albo w programie, w którym prowadzisz rozliczenia budowy. Ważniejsze od narzędzia jest to, żeby był jeden i zawsze aktualny. Jeśli nie wiesz, ile tracisz na spóźnionych płatnościach, policz, ile tracisz, a jeśli wolisz oddać tę robotę komuś innemu, polski QS w UK poprowadzi rejestr, terminy i pisma po angielsku.

Najczęstsze błędy

• Rejestr w głowie

  Pamiętasz duże faktury, a małe kwoty z kilku budów uciekają. Zapisuj każdą, nawet najmniejszą.

• Faktura „przy okazji”

  Dokument wysłany po terminie z umowy przesuwa zapłatę i daje klientowi argument do sporu.

• Przegląd tylko w kryzysie

  Rejestr otwierany raz na kwartał nic nie daje. Stały dzień w tygodniu daje więcej niż dobre chęci.

• Te same warunki dla każdego

  Nowy, niesprawdzony klient dostaje te same terminy co stały. Dopasuj zaliczkę i etapy.

Pytania

To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.