Dokumenty gwarancyjne i instrukcje dla klienta

Pół roku po odbiorze dzwoni klient z dobudowy. Piec pokazuje błąd, serwis producenta pyta o kartę gwarancyjną i datę rejestracji, a klient twierdzi, że nic takiego od Ciebie nie dostał. Karta leży w kartonie po piecu, który wyjechał kontenerem, a rejestracji nikt nie zrobił. Teraz klient chce, żebyś to Ty zapłacił za naprawę. Dokumenty gwarancyjne wyglądają na papierologię na sam koniec, ale to one decydują, kto płaci za usterkę w kolejnych latach: producent, Ty czy klient.

Dokumenty gwarancyjne: co to jest i czego klient się spodziewa

Na koniec budowy klient dostaje dwa rodzaje gwarancji. Pierwsza to gwarancje producentów: okna, drzwi, pokrycie dachu, piec, pompa ciepła, wentylacja, sprzęt w kuchni. Każdy producent ma swoje warunki: rejestrację w określonym czasie, montaż przez uprawnionego instalatora, regularny serwis. Druga to Twoja odpowiedzialność za wykonanie, czyli to, co zapisałeś w umowie o usuwaniu wad.

Instrukcje to osobna sprawa. Klient musi wiedzieć, jak obsługiwać sterownik ogrzewania podłogowego, jak czyścić filtr w wentylacji, co robić z zaworem bezpieczeństwa. Bez instrukcji klient zrobi coś źle, urządzenie się zepsuje, a pierwszy telefon i tak trafi do Ciebie.

Co zwykle wchodzi do teczki gwarancyjnej

• Karty gwarancyjne producentów

  Okna, drzwi, dach, piec i urządzenia, każda z datą montażu i numerem seryjnym.

• Potwierdzenia rejestracji

  Mail albo numer zgłoszenia od producenta, jeśli warunki gwarancji wymagają rejestracji urządzenia.

• Instrukcje obsługi

  Piec, sterowniki, wentylacja i ogrzewanie podłogowe, najlepiej w wersji, którą klient łatwo znajdzie.

• Zalecenia serwisowe

  Co ile przegląd, kto może go zrobić i co klient traci, jeśli przeglądu nie zrobi na czas.

• Dane instalatorów

  Kto montował urządzenie, z danymi firmy, żeby klient wiedział, do kogo dzwonić przy usterce.

• Zapis o Twoich wadach

  Krótka notka, jak długo i na jakich zasadach usuwasz wady wykonania zgodnie z umową.

Dlaczego dokumenty gwarancyjne to Twoje pieniądze

Gwarancja producenta zdejmuje z Ciebie część ryzyka. Jeśli pęknie szyba zespolona albo padnie płyta w piecu, a gwarancja jest ważna, za część płaci producent. Jeśli gwarancja przepadła, bo nikt jej nie zarejestrował albo instalator nie miał wymaganych uprawnień, klient będzie szukał winnego. Najbliżej jest wykonawca.

Twoja własna odpowiedzialność też nie kończy się w dniu odbioru. Wydawca umów JCT pisze w swoich materiałach, że odpowiedzialność za wady ukryte trwa także po zakończeniu okresu usuwania wad (Rectification Period). Dlatego jasny zapis, co jest gwarancją producenta, a co Twoim obowiązkiem, oszczędza kłótni po latach.

Construction Act zwykle nie obejmuje robót u osoby prywatnej w domu, w którym ona mieszka albo zamierza mieszkać (residential occupier). Wtedy to, czy ostatnia płatność zależy od przekazania dokumentów, wynika tylko z Twojej umowy. Jeśli umowa nic nie mówi, a klient wstrzymuje pieniądze „do czasu dostania papierów”, łatwiej to rozwiązać, gdy masz gotową teczkę, niż gdy zbierasz ją w pośpiechu. Przy klientach komercyjnych lista dokumentów często jest w specyfikacji i bez kompletu trudno dostać potwierdzenie odbioru.

Przykład: dobudowa z kuchnią i ogrzewaniem podłogowym dla klienta prywatnego. W umowie zapisano, że teczka gwarancyjna jest częścią odbioru. Wykonawca zbierał karty w dniu montażu, rejestrował urządzenia od razu i na odbiorze przekazał komplet. Klient podpisał odbiór tego samego dnia, a pytania o sterownik trafiły do instrukcji, a nie do telefonu szefa.

Najwięcej czasu traci się na końcu, kiedy trzeba odtwarzać, kto i kiedy montował dane urządzenie. Numer seryjny, data montażu i nazwa instalatora to trzy rzeczy, które warto zapisać od razu, zdjęciem tabliczki znamionowej w telefonie. Z nimi kopię karty albo rejestrację da się zwykle załatwić bez szukania faktur sprzed pół roku.

Jak przygotować dokumenty gwarancyjne krok po kroku

1. Wypisz urządzenia z kosztorysu

   Z kosztorysu i specyfikacji zrób listę wszystkiego, co ma gwarancję albo instrukcję.

2. Sprawdź warunki gwarancji

   Przed montażem przeczytaj, czego producent wymaga: rejestracji, uprawnień, przeglądów.

3. Rejestruj w dniu montażu

   Zarejestruj urządzenie od razu, na dane klienta, i zapisz potwierdzenie w folderze budowy.

4. Zbieraj karty i instrukcje

   Karta i instrukcja trafiają do folderu tego samego dnia, zanim karton pojedzie do kontenera.

5. Pilnuj podwykonawców

   W umowie z instalatorem zapisz, że oddaje karty, rejestracje i swoje dane przed ostatnią płatnością.

6. Opisz swoje zasady usuwania wad

   Jedna strona: jak długo usuwasz wady, jak je zgłaszać i czego nie obejmujesz.

7. Pokaż klientowi urządzenia

   Na odbiorze przejdź z klientem po budynku i pokaż, jak działa piec, sterownik i wentylacja.

8. Przekaż za potwierdzeniem

   Wyślij teczkę mailem albo linkiem i poproś klienta o krótkie potwierdzenie, że ją dostał.

Jeśli prowadzisz kilka budów naraz, takie rzeczy łatwo uciekają. Dlatego przy zamknięciu budowy pomagamy też z dokumentami, a nie tylko z pieniędzmi. Zobacz, co robi polski QS w UK na koniec kontraktu. Jeśli chcesz, żeby lista dokumentów była zapisana od początku, sprawdź, co powinna zawierać umowa budowlana w UK.

Najczęstsze błędy

• Karton z kartą w kontenerze

  Karta gwarancyjna wyjechała z odpadami i trzeba prosić producenta o kopię, co trwa tygodniami.

• Brak rejestracji urządzenia

  Producent wymagał zgłoszenia w określonym czasie, nikt go nie zrobił i gwarancja przepadła.

• Rejestracja na wykonawcę

  Urządzenie zarejestrowane na Twoją firmę, a nie na klienta, więc klient sam nie zgłosi usterki.

• Pomieszane gwarancje

  Klient nie wie, co jest gwarancją producenta, a co Twoim obowiązkiem, i dzwoni z każdą sprawą do Ciebie.

• Instrukcje tylko po polsku z budowy

  Notatki brygady zamiast instrukcji producenta po angielsku, których klient potrzebuje.

• Przekazanie bez potwierdzenia

  Teczka oddana do ręki, bez maila, więc po roku nie masz dowodu, że klient ją dostał.

Pytania

To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.